確實執行訂立目標，宜蘭縣政府成功導入開源文書軟體

全面採取LibreOffice辦公，這對不少正在觀望的公家單位，或是企業來說，既期待又怕受傷害，一旦成功，就能擺脫需按時繳「微軟稅」的重擔，節省大筆費用，但若是不甚順利，推動者極有可能吃力不討好，被質疑更換軟體造成員工整體的生產力大幅下降，且甚至需耗費更多時間與金錢，重新再度換回微軟Office產品。

以最近導入，並完全改用LibreOffice辦公的宜蘭縣政府而言，他們之前便曾有2次導入OpenOffice.org的記錄，但都不像這次採取全面換用的做法，並宣稱不會再換回微軟Office軟體。

宜蘭縣政府資訊管理科管理師黃啟全指出，他們這次推動的動機，與以往有很大的不同，固然，想要減少軟體授權花費，是縣政府多次推動開源文書處理軟體的共通因素，但這次選擇全面導入LibreOffice，則是背後有了國發會的計畫做為決策依據。

在民國103年，面臨微軟Office 2003已達產品生命周期，微軟不再提供支援之際，宜蘭縣政府必須選擇升級新版Office軟體，或尋求其他替代的方案，他們正好遇上國發會推行標準公文檔案格式的計畫。

這個計畫中，國發會選擇已有許多國家採用的ODF（Open Document Format），做為公文檔案交換時的標準格式，而像宜蘭縣政府曾經試圖導入的OpenOffice.org，以及這次換用的LibreOffice，文件預設都是儲存為這種格式，也因為有了國發會的計畫，讓宜蘭縣政府選擇LibreOffice更加師出有名。

宜蘭縣政府採用LibreOffice，資訊管理科科長莊翔筑（右）與管理師黃啟全（左）兩人，是關鍵的推手，他們藉由將使用情況量化等方式，協助府內所有的單位，確實全面導入這套軟體。

▊政策執行是關鍵，從公文交換系統下手，持續量化使用率並追蹤

然而，縱使是為了節省整個機關的預算，決心推動轉換文書處理軟體，黃啟全說，務必要事先獲得上級長官的認可，以便落實相關的政策。黃啟全與科長莊翔筑決定推動的同時，他們就開始尋求上級長官的支持。黃啟全說，他們呈報之後，從宜蘭縣的縣長、局長，處長都相當認同這次的計畫，這也使得推動得阻礙大幅降低，但他認為，若是少了這道前置作業，負責推動的人員很可能會做白工，甚至是吃力不討好。

接著，從104年4月開始，黃啟全就開始安排大量的教育訓練課程，讓員工能了解如何LibreOffice軟體。同年7月，他開始要求宜蘭縣政府各處室的所有電腦，都要安裝這套文書軟體，接著，黃啟全從公文交換的附件檔案下手，隔月訂立了KPI，設定各單位採用ODF文件格式比例目標，規畫從50%採用率開始，每個月增加10%，預計半年後全數皆為ODF文件。黃啟全逐月將未採用的公文數量，進行府內公告。

在執行統計的初期，超過9成公文附件仍是微軟文件格式，直到第3個月（104年11月）時，黃啟全要求未達KPI的單位寫報告，開始使用率超過五分之一，接著陸續以說明會向使用者說明之後，在105年1月，終於有接近一半公文附件改採ODF檔案。

透過拜訪主管及再度針對未達標的單位舉辦說明會之後，截至105年4月，宜蘭縣政府使用ODF的比例更加提升，平均而言，在每3份公文附件當中，就有2份採用ODF文件格式。

在LibreOffice預設儲存文件的ODF格式，公文附件的使用率到達一定比率之後，黃啟全認為，接著就要透過系統限制輔助，資訊管理科先後修改了府內業務布告欄，以及公文交換系統等，管制員工只能上傳ODF格式的檔案。此外，為了節省經費，對於後續採購的新電腦，資訊管理科也落實不採購、不安裝微軟Office的政策。

值得一提的是，在105年7月1日，當資訊管理科正式以公文交換系統限制附件檔案格式時，他們僅僅只有接到一通詢問電話，電話中的內容，也僅是確認政策已經實施與否，知悉後隨即掛斷。黃啟全說，這樣的結果出乎他們的意料之外，但這背後其實他們做了不少努力，例如，黃啟全不斷在教育訓練課程中，宣導前述的規畫，因此，員工早有心理準備，知道資訊管理處會如此管制。

在我們看來，或許是宜蘭縣政府的員工，對於這方面的文書作業習慣變革，越來越駕輕就熟，因為，他們從最初期開始接觸到LibreOffice的前身──OpenOffice.org的時間，至今已經接近10年之久，因此，員工普遍對於LibreOffice的使用，都能較快適應。然而，在實際推動的過程中，還是出現了少數使用者不願意配合。面對這樣的情況，黃啟全說，他們會採取柔性勸導，請這些員工透過教育訓練的課程，學習與了解LibreOffice的功能。

但我們總覺得，雖說上行下效，宜蘭縣政府本次導入新的文書處理軟體，背後有長官的全力支持，因此基層員工必須配合，不過，若是能多一些鼓勵措施，而非幾乎都透過限制手段，或許員工更能真心接受LibreOffice。

▊與其他單位的文件檔案交換仍有諸多不便

現在，宜蘭縣政府內部已經完全採用LibreOffice軟體辦公，並以ODF檔案，成為單位之間彼此往來的附件格式。

不過，目前在許多其他公務機關採用微軟Office軟體的情況下，宜蘭縣政府與外部單位的檔案互通，仍是困難重重。但與以往不同的是，由於有了國發會的計畫，宜蘭縣政府現在可以透過國發會，試圖請其他單位配合政府新的公文檔案交換格式政策。

黃啟全表示，去年他曾經做過統計，宜蘭縣政府從其他機關收到的公文中，除了財政部財稅中心，幾乎多數機關還是夾帶了微軟Office文件格式的檔案，這顯示國發會雖然有了規畫，但大多數機關尚未落實。

因此，當宜蘭縣府內單位接收到微軟Office格式文件時，黃啟全說，通常LibreOffice還是能夠開啟這些檔案，但排版往往會有差異，而針對這樣的情形，他們會透過現有的工具輔助，排除這些對外部機關互通檔案的問題：一是使用微軟提供的檢視器軟體，藉此比對檔案編排的異同；另一種則是執行在尚未更換的舊電腦內，已安裝的Office 2003，暫時應付某些機關要求，產生所需的微軟Office文件檔案。就此看來，宜蘭縣政府與其他單位的文件檔案交換，勢必還有一段路要走。

雖然，對於其他正在觀望的單位，宜蘭縣政府成功導入LibreOffice與ODF格式的經驗，或許能參考其中做法，尤其是文件格式使用率量化的措施，可增加其推動的力道。但並非所有機關都有更換文書處理軟體的動機，特別是升級較新版本的微軟Office之後，單位的電腦也支援ODF，會不會只是從原本的DOC、XLS、PPT，演變為另一種公部門的文件格式大戰，則有待後續的觀察。

成功導入LibreOffice的5大關鍵因素 

宜蘭縣政府計畫處資訊管理科管理師黃啟全指出，要求員工全面轉換、採用新的文書軟體辦公，前期尋求長官的支持，並且充分實施教育訓練，都相當重要，甚至是環環相扣。而他們與以往其他單位導入的做法有所不同的是，宜蘭縣政府透過公文系統的統計，以數字呈現使用情形，進而要求單位確實使用：

● 關鍵1：高層完全支持

● 關鍵2：充分的教育訓練

● 關鍵3：全數安裝LibreOffice

● 關鍵4：訂立明確的執行目標

● 關鍵5：每日公布執行成效

宜蘭縣政府推動LibreOffice大事記 

針對計畫的執行，黃啟全他們做了一連串的措施，從全面部署LibreOffice軟體，到最終管制公文系統只能採用ODF格式，過程長達15個月之久。

104年4月   開始實施教育訓練課程

104年7月　發文要求單位全面安裝LibreOffice軟體

104年8月　開始執行ODF格式使用率KPI計畫

104年9月　開始每月公布電子布告欄、公文附件未採用ODF格式的比例

104年11月  針對KPI未達標者召開說明會

105年1月　● 禁止購買與核銷微軟Office軟體

　　　　　 ● 電子布告欄完全禁止上傳微軟格式文件

105年7月1日　公文交換系統完全禁止上傳微軟格式文件

（資料來源：宜蘭縣政府計畫處資訊管理科）

與外部單位交換文件的因應之道 

相較於大部分的政府機關，宜蘭縣政府雖然已經全面採用ODF格式交換文件，但是，如果面臨與其他單位的資料交換作業時，難免還是會遇到對方要求提供微軟格式檔案的情況。對此，宜蘭縣政府資訊管理科管理師黃啟全表示，他們目前透過下列4種方式因應：

● 對於不需再編輯的檔案，儲存為PDF格式

● 利用LibreOffice內建功能轉換大量檔案

● 透過微軟檢視器比較與LibreOffice排版差異

● 非不得已，使用已安裝Office 2003的舊電腦處理