過去對的事，現在不一定對

一般企業長年經營，往往持續沿用老方法來經營公司，即使外在環境的條件改變了，也不見得會修改這些正常運作的管理方法。可是，CIO，我告訴你，古人的智慧不見得有效。

IT發展已經顛覆了古典管理學，舊有成本結構已經改變，產生了很多新的環境條件。但你自己可能都沒有發現，CIO，你還是用老的管理思維解決新問題。

舉例來說，在古典管理學中，經常使用「系統」的概念來處理問題。如果有一個系統很複雜，就會將這個系統切割成更小的子系統，透過層層細分的方式，來降低問題的困難度。就像在一臺汽車中，有動力系統、電路系統、傳動系統等。各子系統分工合作，就可以讓汽車順利移動。
可是，子系統必須同步才能整合，因此產生溝通協調的需求。古典管理學告訴我們，有幾種手段可以解決，像是透過標準化來減少溝通的複雜性。或者乾脆建立獨立自主的子系統，互不干擾，降低溝通的需求。

不過，大多數人通常是運用餘裕的資源，來解決溝通需求。例如中央大學對教室的利用方式，就是運用餘裕資源來減少溝通的複雜度。在中央大學，每個系所都擁有自己的教室，若老師有事需要調整上課時間，只需到系所辦公室講一聲，就可以調課，非常容易。
但是，對淡江大學而言，學校統一安排所有課程時間，教室使用率超過90％。老師臨時要調整上課時間，幾乎找不到閒置的替代教室。

全校共用教室，是很難的管理問題。從管理學的簡化角度來看，多加一倍教室，投入更多餘裕的資源，來增加緩衝，就能解決，這也正是一般企業常用的庫存概念。

增加緩衝，這是古典管理學常用來解決所有問題的方法。組裝廠每15分鐘能生產一輛汽車，每15分鐘就需要4個輪胎，為了不耽誤生產速度，組裝廠必須準備足夠輪胎。透過庫存管理，組裝廠只需掌握手邊的原料資料庫、成品倉庫、歷史售貨資料等庫存狀況，低於安全庫存標準時，再向供應商採購補足即可，不需要隨時和外界溝通，這正是古典的管理作法。

但是日本豐田汽車的JIT零庫存管理，剛好相反，可以完全不需要庫存，只需要投入溝通成本。這個企業常見的問題，其實就是庫存成本和溝通協調成本的拉鋸。

為什麼豐田用溝通協調替代庫存緩衝？因為新的成本結構改變了。一家年營收10億的企業，若原料成本占6成，在120天庫存周期下的庫存金額是2億元。如果企業可以透過IT增加與供應商的溝通，將庫存周期縮短為30天，就能減少1億5千萬元庫存金額。按3%利率，光是資金壓積的利息，每年就能省下450萬元。

溝通成本隨著科技發展而大幅降低，但是庫存成本幾乎不變，甚至空間成本越來越高。科技的妥善應用，改變了原本主流、有競爭力的作法，產生成本結構的新變革。豐田汽車正是發現了新的變化，創造出新型態的企業優勢。

過去在合理成本下做不到的事情，現在，科技改變了成本結構，做不到的事，變成做得到的事。CIO，你若沒有跟上，不改變也會被淘汰。口述⊙范錚強，整理⊙王宏仁

作者簡介：
范錚強－中央大學管理學院特聘教授
曾任國立中央大學資管系主任多年，任內創立資管所碩士班，曾應邀到北京大學光華管理學院任客座教授。學術方面，擔任過中華民國資訊管理學會第一、二屆常務理事，以及第三、四屆理事長。范教授長期擔任多項政府專案審查人，包括經濟部軟五計畫、ABCDE計畫、企業體系電子化計畫、商業體系電子化計畫、物流運籌業電子化計畫、行政院科技顧問組旗艦計畫等。