導入系統非得採取平行作業嗎？

企業導入新的IT系統時，很多CIO會保留原有的紙本流程，以平行作業的方式，來確保新系統資料的正確性，這是一般常見的作法。但我反而認為，這樣做經常導致系統導入失敗。平行作業的結果，反而會讓系統資料不容易正確。

大部分IT系統的導入都不應該採取平行作業的方式。如果，企業還處於平行作業的階段，就表示這個系統還上不了線，就像是汽車已經開上高速公路，卻一直換不了檔，無法再加速。

為什麼會失敗？第一個原因是人性。以財務系統來舉例，財務人員過去十年都是採取紙本作業的方式，現在要他登入系統，同樣工作多做一遍。這一定會增加財務人員的工作量。

可是，公司通常會認為這些工作是財務人員的份內工作，不會增加人力來分擔。但實情是，財務人員必須加班才能處理額外的平行作業。

如果帳務發生問題，公司要清查資料或追究責任時，一定以紙本帳務資料為準，還不會信賴剛導入的系統。在工作時間有限的情況下，財務人員一定是花所有的精神來處理既有的紙本作業。有額外的時間時，他才會去處理系統上的平行作業。可是，你認為財務人員會有額外的時間嗎？

財務人員必須為紙本帳務資料負責，可是，他不用為系統上的資料錯誤而負擔應有的責任。他可以用廠商作藉口，跟老闆說，因為系統設計不良所以導致資料錯誤，把責任全部都推給開發廠商。

除非企業願意再多花一筆費用來稽核資料的正確性，但是，很多公司不一定願意，或不見得有能力來進行完善的稽核工作。稽核無法貫徹，財務人員不用負責，資料就不一定正確，系統最終會失敗。這就是人性。

還有另一個更深層的原因，如果企業真正做到「IT Enable」的流程改造，原有流程根本不需要存在，當然也無法採取平行作業。我審查過很多企業e化的計畫書，若內容提到這種縮短時間的導入成效，例如對帳時間從15天縮短到7天，我通通對這類計畫打上問號。

因為企業採取書面作業，月結時需要進行對帳，買賣雙方把帳單拿出來互相核對，確定這個月的交易金額。如果企業善用IT，完全不需要這樣。

以製造業為例，若企業能夠透過系統發送訂貨單給上游零件廠商，當廠商送貨來時，驗收人員只要用機器掃瞄訂貨單上的條碼，就知道要核對哪些品項和數量，驗收無誤後按下系統中的確認按鈕，通知財務部門立帳。

接著再透過供應商網站，將財務部門的應收帳款資料開放給對應的廠商查閱。每次供應商送貨以後，直接在網頁上確認每筆交易的帳款和明細。確認無誤後再透過雙方各自的憑證進行加密，確保資料不會被任何一方竄改或異動。企業的財務部門就可以依據系統中的帳款資料按月付款。

如果企業採用上述的程序，每個月需要多少對帳時間？答案是零，完全不需要，這才是「IT Enable」的流程改造計畫。那種從15天縮短為7天的計畫，只是加速流程，完全沒有真正發揮IT Enable的效果。

如果企業確實運用IT來改變流程，不但不需要採取平行作業，而且是完全沒辦法平行作業。這個觀念，我在EMBA的課堂上講了很多年，但很少有公司的資訊主管想到要採取這樣的作法。

什麼樣的系統不需要平行作業就能導入成功？只要CIO有擔當，願意這樣做就可以。口述⊙范錚強，整理⊙王宏仁