雲端服務｜Trello 免費專案管理工具

在去年IT人大調查時，推薦的實用App中有一款名為Trello的免費專案管理工具。其便利貼的概念，以及行動平臺的支援性高，讓我們可以將這款工具當做工作上的任務管理工具，其實這款工具主要以企業專案管理為目的。

一般專案管理軟體，大多以「時間」為主要操作基準，甘特圖是主要的顯示方式，而這套Trello則是以工作任務項目為主，特別之處在於利用白板與便利貼的概念，供組織作為任務管理、多人協作的平臺。

以專案管理工具來看，Trello的特色在於它是一款免費的雲端服務，只要開啟瀏覽器或在智慧型手機、平板電腦上安裝App就能執行。且使用方式相當靈活彈性，可以用來組織專案、蒐集點子，像是管理產品企畫或研發項目、追蹤行銷活動等。

而且，Trello使用者端行動平臺支援廣泛，包含iOS與Android App，以及Windows 8 UI應用程式的版本。

以白板、列表、卡片組成專案架構

Trello的介面不複雜，主要分成3層次，分別是白板（Board）、列表（List）與卡片（Card），你可以想像成這是一塊大的白板，上面畫了3欄，分別代表事件處理的進度，像是待辦（To Do）、正在做（Doing）、已完成（Done），而卡片就像是便利貼，你可以寫下工作細項並貼在列表上，並依照執行狀況自行移動便利貼的位置。

這塊白板就像是一個專案任務，專案負責人可以從中掌握分配工作的執行狀況，且介面上的輸入框均能夠支援中文輸入與顯示，不過很可惜，目前Trello使用介面語系只有英文。

若要在企業環境應用時，Trello本身也提供簡單的組織管理功能。管理者可以建立組織，並加入已申請Trello帳號的公司同事。在組織頁面中，你可以建立各類型的白板，且各白板的瀏覽權限可以分別設定，像是私人、組織與公開。但要注意的是，所有白板只有被加入的成員才能編輯內容。你也可以將公開白板當成公布訊息的平臺，只要分享該專案白板的網址，即可讓任何人皆可透過瀏覽器檢視白板內容。

此外，可以選擇每月25美金的Business Class方案，提供Google Apps整合功能，或是更多的管理者控制項，像是設定企業Email網域名稱以便加入成員、檢視成員活動記錄等。

卡片介面可建立工作核對表，成員也能由此相互溝通、分享

在建立白板後，各專案負責人可以依照自己的使用方式來調整列表的欄數，並新增卡片於列表中，使用方式彈性。

在卡片內容的介面中，Trello主要提供幾項功能，像是指定負責成員、建立工作核對表、寫下評論、上傳檔案，以及設定工作完成時間，這些功能在使用上很容易且方便。

舉例來說，當一項工作任務有5項交辦事項需處理，我們建立了任務卡片與5項核選清單，並指派A同事負責此卡片。若A完成其中3項工作時，可以在卡片上勾選已完成的工作，卡片介面上會自動顯示進度完成度60％，同時A也能夠將完成的檔案，從電腦、Google Drive與Dropbox中上傳至該卡片中。

若工作上遇到需要討論的問題，也可以在卡片中寫下評論，並標示成員，讓成員可以收到通知提示。此外，卡片還提供建立顏色標籤、提供投票的功能的應用方式。

特別的是，若要掌握現在最關心的工作任務進度時，白板中的各成員可以分別設定訂閱通知（Subscribe）功能，一旦有人更新卡片、列表或白板內容，Trello版面上的通知欄會以紅色警示，並能以Email通知，以掌握專案進度。

另一方面，在我們使用經驗中，Trello的操作方式相當直覺。舉例來說，當卡片負責成員將進行中的專案任務完成時，可以將卡片移至下一進度列表，專案負責人在審閱後若有新的需求，可以增加意見評論與工作項目核對表，並將卡片拖曳回進行中的列表。此外，若工作項目有相同需求時，我們也可以複製白板、列表、卡片與核對表的內容，以便快速套用再修改內容。

只可惜，由於任務管理以白板與卡片形式表達，因此沒有甘特圖顯示，如果用在對於時程要求性強的專案項目，使用者可能較無法直覺掌控各項目的時程。此外，卡片中的單個檔案上傳有10 MB的限制，且在評論中貼上網址時，並沒有顯示預覽網址標題與縮圖的功能，較不方便。

以任務導向為主，不同於其他類型的專案管理工具

從整體使用經驗來看，Trello可以說是易用型的任務導向專案管理工具。比起一般便利貼工具，Trello提供白板、列表、卡片與核對表的架構，讓管理者可以迅速檢視多項工作的進度；也不像日曆型的管理工具，受限於日曆呈現方式，Trello主要提供任務式的流程管理，並對行動平臺有不錯的支援性，當人不在辦公室時，能夠透過手機快速檢視、討論專案進度，強調專案任務的即時溝通性，並提供簡單易用的各平臺介面。

但相較於大型專案管理工具，它就不能提供專案儀表板，檢視時程、預算和人力規畫，並提供進度評估，成本紀錄和人力調度工具，甚至可產生專案進度報表與風險管理報表。

卡片中可建立核對表編列工作項目

Trello的卡片介面中，專案負責人可以指定負責成員、建立工作核對表、寫下評論、上傳檔案，以及設定工作完成時間，同時也提供建立顏色標籤與投票功能的應用。

App介面與網頁版一樣方便

我們試著在Android手機、iPad平板上使用Trello App，結果也相當好用。這裡以Android手機為例，在登入帳號後，當任何成員在白板、卡片上有任何動作，所有畫面也將立即更新，即時同步效果不錯。且操作也很直覺，像是只要點選「＋」圖示，即可快速新增列表與卡片。

綜合來看，在智慧型手機、平板電腦上的整體功能操作，Trello的App均能與網頁介面一致。而Trello的介面形式，要比橫向甘特圖更適合行動平臺尺寸螢幕的瀏覽，這是許多專案管理App不及Trello之處。

開啟App後，進入白板選單，你可以將手指往左滑以檢視最新動態，往右滑則顯示更多設定。

等到進入專案白板後，將會出現列表畫面，這時只要以手指左右滑動即可瀏覽不同列表。

開啟卡片後，你可以檢視動態或寫下評論，同時也能點選「＋」圖示，使用更多功能。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】