協同作業應用系統｜叡揚Vis-a-Vis 隨時隨地記錄工作的新利器

由叡揚資訊推出的工作報告管理雲端服務「Vis-a-Vis愛報告」，是提供企業內部人員撰寫、管理工作報告的專屬平臺。它的介面設定相當彈性，使用者可以運用在各式的工作報告管理應用情境，像是業務報告、一般報告、維修報告等，市面上少有同性質產品，算是特別。

與其他企業內部常見的應用系統相比，它的功能很單純，就是基於內部工作報告協同作業之用，針對中小企業組織單位應用很方便。但它的功能面向有別於叡揚另一套Vitals/KM知識管理系統，無法提供整體資料管理，也沒有開放API、資料分析、系統介接等應用。

以運作方式而言，愛報告是SaaS雲端服務，因此省去系統的部署、安裝過程。使用者只要上網租用，便可以隨時從電腦開啟瀏覽器並登入網站（visavis.hisales.hinet.net）使用，或從iOS與Android裝置下載App使用，相當方便。

在此架構下，將資料儲存在中華電信機房管理的hicloud雲端服務上，以獲得資安防護、備援、備份等功能。但這套SaaS沒有提供企業自行建置的選擇。

在計費方式上，這套雲端服務系統主要依帳號數多寡而論，提供1至30個帳號等6種選擇，若有更大量的帳號需求，則需要以專案方式議價。使用上，管理者在建立帳號時，只要以電子郵件註冊，即可讓組織人員加入報告系統。目前提供介面顯示語系有中文與英文。

具有可將報告分類的指標管理方式

在愛報告的管理平臺中，它不僅提供集中管理功能，本身提供的介面設計也相當易於報告的檢視與撰寫。舉例來說，用在客戶拜訪管理的工作報告記錄時，使用者除了能記錄訪談內容，若是知悉客戶目前有預算，可以將報告歸類在「有預算」的分類中，以便後續客戶追蹤。這是因為在愛報告的介面中，有個相當實用的設定概念，就是名為「重要指標」顯示的管理方式，你可以將它視為工作指標，會比較容易理解。

這個功能的用意是，使上傳的報告達到更容易分類、檢視的目的，就像是將報告分資料夾擺放一般。在預設中，已經列出有商機、有預算、有競爭者等不同情況，這是基於客戶拜訪報告管理用途的設定，管理者可以自訂、新增這些工作指標的名稱，相當彈性。

而後續的客戶經營計畫，像是寄送報價單等事項，也可記錄在待辦事項中，並標示為未完成以提示使用者。平時檢視工作報告狀態時，透過管理平臺首頁即可一目了然，像是重要指標會顯示各分類的報告統計數字，待辦區塊也會顯示在畫面中間的位置，易於工作檢視與管理。該介面下方有我的報告、最新報告等顯示區塊，右側邊欄則提供熱門標籤與進階搜尋功能。整體來說，區塊介面配置相當易於檢視。

在搜尋功能方面，叡揚特別將自家的KM知識管理搜尋引擎，內建在此雲端服務中，做到全文檢索。使用者也可為報告建立標籤，以便日後快速搜尋。

至於操作方面，愛報告的網頁介面是以HTML5網頁技術開發，因此我們在設定報告格式時，可以方便地拖曳欄位的位置。而且，為了便於行動應用，愛報告亦推出Android與iOS系統平臺的App來搭配。在App中，叡揚用了更貼近於行動裝置環境的介面風格，看起來比網頁版愛報告簡潔，在檢視報告時的顯示方式，也更為直覺，不過App在功能上仍不如網頁版，例如缺少進入管理設定的選項，但對於提供報告的編輯與檢視功能的使用上，已經相當足夠。

報告格式設定具彈性，使用容易

在報告格式的設定上，這款系統提供不錯的自訂能力，管理者可以針對不同業務需求，建立各自的報告管理面板，因此可適用多種工作報告管理，並能透過管理選單，可針對帳號與權限作設定，相當實用。

在設計報告格式時，我們可以自行新增或變更欄位名稱，或是任意移動順序，便於使用者依循輸入，更方便的是，還可以建立單選按鈕、下拉按鈕與核取方塊，自訂彈性高，讓使用者在撰寫報告時可以更方便。若日後改版，叡揚能多提供一些報告範本，讓使用者可以參考，也不錯。

另一方面，當使用者在撰寫報告時，這個系統其實也支援檔案上傳、自動儲存等功能。但要注意的是，雖然在編輯報告時可將檔案附帶進去，但以個人版而言，這套服務提供的儲存空間太小，這相對也大幅限制了上傳資料的多樣性，若想省著用，報告檔仍以文字內容保存為佳。此外，在愛報告App中已經運用自動儲存機制，能幫助使用者繼續完成寫到一半的報告，但這個功能在網頁版尚未提供。

提供留言、轉寄與版本控制功能

在這個報告平臺上也有使用者多人協同互動的作用。舉例來說，我們可以制訂這份報告的閱讀、修改權限，你也可以在他人報告下留言討論，當有報告異動、或有人在自己的報告中留言討論時，可以電子郵件通知。此外，轉寄功能也算方便，當我們完成報告後，可以勾選報告中的欄位以篩選內容，然後直接轉寄。

此外，愛報告並具有報告版本控管的機制，在每次修改報告內容時，系統將會自動記錄並保存備份，未來如有追蹤需要，可以有清楚的脈絡。

若是使用者未來不續租，原廠也表示，系統在一個月內會保留資料，讓使用者可以整批匯出成Excel格式。

綜合來說，這是一個簡易型的報告管理平臺，對個別使用者而言，簡單易用且便利，但從管理者的面向來看，這個平臺提供的管控性較少，需要使用者能自發管理。尤其是要應用在定期的工作報告項目時，如果能夠提供一些管理分析功能將會更好，像是能夠制訂報告排程，通知使用者該交報告，或是顯示未交報告狀況，查詢每月所有使用者的報告提交狀態。

報告管理是門學問，管理者也不希望員工把時間都花在寫工作報告上，同時又希望能藉由工作報告，提升組織成員對於資訊的掌控。對中小型企業而言，常見的狀況是採用電子郵件等方式交工作報告，而這個平臺提供使用者一個簡易的報告記錄專屬介面，並能夠方便地從不同平臺上登入撰寫與檢視，以吸引使用者使用，算是不錯。

提供易於行動平臺使用的App介面

在iOS與Android平臺中，Vis-a-Vis愛報告的介面看起來更為直覺。點選右下方的新增按鈕，便能夠快速新增報告檔，使用者也能夠快速檢視重要的標籤區塊，便於隨時回報結果、查詢狀態與資訊。

可留言討論、轉寄與貼標籤，並備份不同版本

針對報告的管理，使用者可以建立內容的瀏覽權限，只允許特定人士留言討論、轉寄、貼標籤，以便組織成員討論與溝通，相當實用。愛報告的後臺並具有版本控制的機制，每次修改報告內容時，系統將會自動記錄並完全保存備份。