想過好日子？三招搞定工作爆量

安東尼是時間安排專家，有辦法用最少的時間做最多事，但由於他的數位行銷公司正在快速成長，工作量依舊很重。「每星期我都會碰上工作爆量的時刻，星期一的工作尤其會滿出來，因此新的一週才剛開始，我已經覺得很累，這對剩下的星期二到星期日很不公平。」安東尼還提到工作爆量每次都讓他的大腦進入防禦模式。「有時我想高舉雙手，大喊：『夠了沒！』那種時候我會清楚感覺到大腦停止運轉，接著很容易做出糟糕的決定，無法漂亮地解決工作。

我們壓力會這麼大，部分原因是現代職場壓力本來就大，不過還有一個原因是計畫謬誤（planning fallacy）。「計畫謬誤」的意思是說，我們常覺得花一點時間就能完成一件事，實際需要的時間卻沒那麼短，因為我們安排時間的時候，會依據最突出的記憶來評估，而我們最記得的時間，是過去做類似事情時做得最好、最快的那一次，而不是平均時間（這也是大腦的自動化系統常見的捷思法，我們會依據單一例子下判斷，不會麻煩地算出每次經驗加總後的平均值），結果我們通常做出過於樂觀的預期。如果本來就很忙，過於樂觀的計畫，更是會讓我們被一根小稻草壓垮，例如同事跑去休假，或是截止期限讓人緊張。只要突然冒出出乎意料的問題，或是隨口答應了不該答應的事，就會讓我們崩潰。

既然我們知道大腦會出現「計畫謬誤」，要避免其實很簡單：預估工作時間時，想像一下萬一事情沒完全按照計畫走，會發生什麼事，平衡一下大腦過於樂觀的看法，接著依據事情萬一不順利的狀況定計畫。此時我們預估的時間，才是精確時間，不會被大腦謬誤牽著鼻子走，而且如果一切順利提早完成，我們會很開心。

如果工作爆量已成事實，沒辦法事先多給自己一點時間，還可以靠著幾個和禪修很像的辦法，不用摔可憐的手機發洩情緒，就能讓頭腦恢復理智。

花幾秒鐘做正念練習

安東尼很清楚自己壓力過大時的症狀。他全身肌肉緊繃，開口就沒好話，腦子一團亂，不過他有一套讓大腦重返發現模式的可靠方法。

安東尼說自己意識到壓力上升時，他會停下來深吸一口氣，問自己：「需要這樣嗎？」安東尼解釋：「我知道會有情緒，是因為大腦接收太多命令，但其實有很多方法可以幫助大腦渡過難關。我發現光是問自己『需要這樣嗎？』就能提醒自己我是有選擇的，可以決定自己要有什麼反應。接著我就會恢復理智，有點像在夢裡捏醒自己。」

安東尼用特別的方法深呼吸：「我們恐慌的時候會覺得喘不過氣，但其實我們沒缺氧，反而是氧氣過多，過度換氣，因此我使用『三的呼吸法』，用三秒鐘吸氣，用三秒鐘吐氣，然後閉氣三秒，讓心跳慢下來，告訴大腦威脅已經過去，不用再發送壓力訊號。」

安東尼靠著呼吸這一招，在第一時間減緩工作過量的壓力，讓頭腦清醒起來，增強抗壓能力。他做的事與神經科學研究的「正念」不謀而合。他的呼吸法聽起來與正念無關，但其實就是一種正念的方法。

各位如果被工作淹沒，想悄悄停下來做一點正念練習，可以試試這一招：

想辦法讓自己舒舒服服坐著（站著也可以），雙腳穩穩地放在地上，接著閉上眼睛。若旁邊有人，不適合閉眼的話，視線朝下看著大腿。

接下來，選一個簡單的專注點：

• 專注於呼吸。各位可以利用安東尼的三秒法，也可以吸氣時數「一、二」，吐氣時數「三、四」。手放在肚子上感受吸氣、吐氣時腹部的起伏，也能協助集中精神。

●  感受一下身體各部位，從腳指頭開始，一直向上感受到頭部。

●  在心中從「一百」倒數到「零」。

各位如果一邊做，腦子裡還一直東想西想，不用擔心，那很正常，不要責備自己。萬一思緒走偏，拉回來就好。

別什麼都用腦子記

人腦的工作記憶容量非常有限，再小的干擾都會影響我們專心。想著還沒做完的事更是嚴重的干擾，特別是試著把一切都記在腦子裡。當你每次告訴自己「今天一定要記得去拿乾洗的衣服」，都會耗掉一點深思熟慮系統的力氣。這種現象甚至有專有名詞，叫「蔡格尼效應」（Zeigarnik effect），用以紀念發現這種現象的俄國心理學家。

克服蔡格尼效應的關鍵是把基本的記憶工作外包出去，例如交給錄音裝置，空出大腦的空間，讓大腦有餘裕思考：

養成習慣，沒做完的事，或是突然間想到什麼，立刻寫在「紙」上（真的紙或電子裝置都可以），避免大腦多花力氣記住那些事。再小的待辦事項都要寫下來。

在自己最容易有靈感的地方，放置便條紙或錄音裝置。例如我在淋浴間放了防水筆記本，在床邊放了普通筆記本，手機也下載好用的筆記本應用程式。

儘管稍後還是得想辦法處理筆記本上的每一件事，一旦不再浪費腦力試著記住每一件事，眼前的工作會立刻變得容易。沒做完的事，就像是纏著我們吵吵鬧鬧的幼兒園小朋友，先讓它們乖乖坐下，就比較好處理了。

最重要的事先做

幾年前，某個現在已經沒有新文章的推特帳號，貼出一個像俳句的句子，標題是「生產力十一字」（productivity in 11 words）：「一次一件事，最重要的先做，現在就開始。」（One thing at a time. Most important thing first. Start now.）

這句話不是行為科學家寫的，但行為科學家也會告訴我們相同的忠告，因為大腦的深思熟慮系統很容易過載。

問題是什麼才是最重要的事？如果今天只能做一件事，你會做什麼？我曾在某個一月天輔導薇蕾莉（Valerie）。她是紐約舉足輕重的企業人士，即將前往瑞士達佛斯（Davos）參加全球領袖都會出席的「世界經濟論壇」。薇蕾莉必須寫一篇談企業社會責任的重要講稿，同時她正在換工作，手邊還有答應別人的十幾件事，可以想見她有多少事要做。我們走在雪地裡，薇蕾莉一一細數自己有多忙，大呼受不了。

最後，我在薇蕾莉終於停下後問她：「沒錯，妳有很多事要做，不過所有的事情之中，如果只能選一樣，妳今天最重要的任務是什麼？」

薇蕾莉張大了眼：「沒錯！」我呆呆望著她。

薇蕾莉說：「妳剛才說的話打醒了我。」我剛才問的那個問題，其實不是什麼全世界最發人深省的問題，卻足以讓薇蕾莉找出當天最重要的事，就是發出邀請函，請幾位關鍵人士出席她在達佛斯的演講。

安東尼碰上每週的工作壓力臨界點時，也使用這個簡單的辦法。「我做完深呼吸，清醒一下腦袋後，看著所有的待辦事項：『OK，今天一定得完成的是哪件事？』光是知道這個問題的答案，壓力就沒那麼大了。」萬一同時有好幾件緊急的事要處理怎麼辦？「如果我對自己誠實，永遠會有真的重要的一件事，別的事都要靠那件事，或是那件事沒做好，之後會更難收拾。剩下的事，其實可以晚點再做，或是交給別人。甚至仔細想一想，完全不做也沒關係。」（摘錄整理自第6章）

 作者簡介 

卡洛琳‧韋伯（Caroline Webb）

經濟學家、管理顧問與主管教練。過去十五年來，依據行為科學（神經科學、心理學、行為經濟學）的研究結果，協助客戶提振工作效率與工作滿意度。