政府機關文件新趨勢，ODF成為主要通用格式

如果一般民眾最近要與公務機關辦理業務，或許會發現網站的下載頁面中，所提供的表單與文件格式，除了常見的PDF之外，多了副檔名為ODT、ODS、ODP的檔案，甚至在此同時，有些公部門使用的文書檔案，已不再出現大多人熟悉的微軟Office文件，究竟為什麼會有這樣的轉變？

上述的ODT、ODS，以及ODP等副檔名，其實都是開放文件格式ODF（OpenDocument Format）的一種，這種格式創立之初，便以檔案能長久存取為訴求發展。而我國的國家發展委員會（以下簡稱國發會），在民國104年時，開始推動以ODF為公部門文件互通標準格式的計畫，試圖想要改變以往的公務文書處理，都只能仰賴微軟Office單一軟體的情形。

事實上，我國政府早在民國98年，就將開放文件格式ODF，列為國家標準CNS15251，不過，實際普遍在公部門採用這種格式，則是上述國發會的計畫，而他們今年的目標，正是全面推行公部門採用能編輯ODF檔案的軟體，也因為如此，所有人都能自由下載、免費使用的開源軟體LibreOffice，現在便成為許多公部門的首選之一。

身為宜蘭縣政府導入LibreOffice的輔導廠商，上鈞資訊服務有限公司技術長翁佳驥認為，這是ODF與OOXML文件格式的戰爭，採用ODF檔案格式，才能解決長久以來，採用單一廠商的軟體，卻因為程式的版本不同，導致檔案無法互通的現象。

▊機關間文件檔案無法正常互通情況頻傳，源於公部門長期仰賴單一廠商的解決方案

確實，以往在公部門之中，文書處理主要都是倚賴微軟Office軟體，但隨著版本的更迭，各個單位採用的版本不一，導致使用較舊版本的Office的使用者，在開啟採用新版軟體單位的文件檔案時，時常遇到文件版面偏移，甚至是無法開啟使用的情況。

為此，對於許多文件或資料的交換，公部門開始採用另存為PDF檔案的措施，在這種文件的格式裡，使用者能夠看到相同的內容，但文件儲存為PDF之後，不利於後續修改，檔案的內容也難以再度利用，原本文書處理軟體的問題，並未完全得到解決。

另一方面，文件傳送到不同的單位後，也可能發生無法使用的現象，這是因為許多資訊預算較為有限的機關，無法隨著微軟推陳出新的腳步，更換新版Office軟體。因此，這些單位也試圖尋求其他的替代方案，希望藉此擺脫必須定時繳納「微軟稅」的情況。

但是，改用非微軟的Office軟體，並非易事。實際上，在大部分的單位中，採用OpenOffice.org這類的開源文書處理軟體，往往遭遇到諸多的困難，其中，包含了使用者抗拒、軟體執行不甚穩定，或是文件排版與微軟Office差異極大等情形，導致他們最後還是只能繼續回頭使用微軟的方案。

不過，隨著國發會在民國104年開始，推動新的公部門文件交換格式計畫，加上LibreOffice軟體發展日益成熟，這樣的情況即將會有所改觀，許多單位已經開始著手導入這套軟體。

▊書同文，車同軌，ODF格式日益受到政府單位重視

就文件標準格式來說，現在ODF與OOXML兩者都是國際標準，前者是LibreOffice等許多自由軟體預設的儲存格式，後者則是較新版本微軟Office主要格式，也就是許多人所聽過的DOCX、XLSX、PPTX等。但這兩種格式的本質上，有項相當大的差異，在於ODF由參與OASIS組織的多家廠商共同制訂，而OOXML則主要為微軟獨家開發及主導。

值得留意的是，儘管文書處理軟體仍然是微軟Office的天下，從Office 2007開始採用的OOXML，後來也成為國際文件標準格式，但他們在Office 2007的SP2更新中，還是開始支援了ODF格式。其中關鍵的因素，很可能是ODF宣稱能保持文件的可用性，導致許多國家開始對這個格式感興趣，將其制訂為國家公部門文件交換的標準，而我們的政府這2年來，終於也跟上這股潮流。

在亞洲國家中，早在民國96年，日本是第一個將ODF視為公部門文件格式標準，而在我國之外近期的案例，則是民國103年英國政府宣布採用。

以往企業與公部門的思維，都是從能夠取代現有軟體功能為出發點，然而，現實的情況，是沒有任何軟體的功能完全一模一樣，因此，在找尋替代方案時，不能光只從軟體功能比較，而是要通盤考量，

更現實的考量點，則是政府單位的文件，若是隨著商業軟體的版本更新後，廠商不再支援舊版檔案格式時，以往使用舊版軟體製作的文件，很可能就要仰賴該版本軟體，不然便無法再次開啟使用。這樣的情況，相較軟體功能豐富程度多寡，翁佳驥認為，這是企業與公部門導入文書處理軟體時，必須納入考慮的首要問題。

他也舉出社群成員的實際案例，作為印證的例子。像是知名工業設計軟體大廠Autodesk，過去曾宣布不再支援Softimage 3D，導致更早之前透過這套軟體製作的作品，面臨未來可能無法存取的窘境。目前這些檔案只能使用Softimage 3D開啟，且無法轉換為其他軟體支援的格式。由於這樣的慘痛經驗，翁佳驥希望單位在選擇文書處理軟體時，能夠重視檔案的可用性。

▊文書處理軟體支援ODF的程度則有待觀察

從Office應用軟體來看，微軟Office與LibreOffice支援開放文件的歷程，也大不相同。

翁佳驥指出，在微軟Office改版的時候，每個版本都有非OOXML標準的功能，導致其他軟體依據OOXML規範存取這種格式的文件時，仍然會有不相容的問題，甚至是微軟自家的舊版產品，隔代之間就會出現這樣的情況，例如Office 2013製作的檔案，前兩代的Office 2007便可能無法存取。

然而，這背後脫離不了商業考量，一來使用者願意藉此升級新版軟體，而以他們推動公部門採用LibreOffice的經驗來看，許多使用者也因為檔案內容呈現的差異，降低轉換其他軟體的意願。

實際的檔案相容性真有那麼糟嗎？翁佳驥並不認同，他自己所用的ODP簡報檔案，都是以最新的LibreOffice 5製作，改以6年前推出的OpenOffice.org 3.3開啟，也都能正常使用。

翁佳驥也指出，採用LibreOffice，而非微軟Office的重要原因，則是微軟的軟體在產生檔案時，同時增加了不少額外的內容，甚至翁佳驥在去年在自己的部落格寫了一篇文章，建議文件格式的轉換，應改用LibreOffice。

而面對微軟Office軟體與檔案格式相容性的質疑，微軟也有話說。該公司的首席技術與策略長丁維揚表示，由於他們產品的功能，向來就比ODF格式規範要來得多，因此格式上可能會出現不一致，但基本上還是他們遵循ODF的規範，同時也得到英國政府等公部門認可。

雖然軟體對於檔案相容性不佳的部分，雙方仍然各執己見，但我們看來，ODF受各界重視已是大勢所趨，因此這方面的改進指日可待。

可支援ODF格式的應用軟體與雲端服務

論及能夠存取ODF格式檔案的軟體，許多人會先想到的是Apache OpenOffice與LibreOffice，然而許多廠商在其軟體或是雲端服務裡，已經加入了相關的支援，使用者若是想要編輯ODF文件，未必要透過上述2款開源的文書處理軟體。

這種檔案格式，已經得到微軟與Google兩大廠商的支援，因此，透過他們提供的行動裝置App與網頁，使用者在大部分的裝置與平臺中，都能夠檢視與編輯ODF檔案。不過，行動裝置App多數尚未提供完整支援，只有像LibreOffice Viewer、AndrOpen Office，以及Google推出的App等，才有編輯與存檔的功能。

電腦端支援的軟體

● 微軟Office 2007 SP2以上版本（註1）

● 微軟WordPad（註2）

● LibreOffice

● Apache OpenOffice

雲端服務

● Google Docs、Sheets、Presentations

● 微軟Office Online、SharePoint Online、OneDrive

● Box雲端空間（支援檔案預覽）

行動裝置App

● Google Docs、Sheets、Presentations

● 微軟Office（註1）

● LibreOffice Viewer（Android）

● AndrOpen Office（Android）

● OOReader（iOS）

註1：macOS版Office 2016，以及行動裝置版Office App，僅可經由線上轉檔後，讀取ODF格式檔案。

此外，舊版Office可透過加裝附加元件的方式，支援存取ODF檔案。

註2：Windows 7以上版本作業系統內建的WordPad能存取ODT文件。

（資料來源：中華民國軟體自由協會、微軟，iThome整理，2017年9月）