顧問傳授上班族成功溝通三利器

小至個人之間的對話、大至企業之間的專案，商業上各種大大小小、規模不等的事務，最 終都脫離不了人與人之間的溝通。不管目的為何，不管對方是誰，成功的關鍵，就在於你和對方的溝通。

為了達成有效的溝通，必須和對方形成「共識」。為了奠定有效溝通的基礎，「整理」、「分解」、「比較」的架構是很有效的工具。

學習正確的方法，就能有效溝通

你在說明一件事的時候，大腦中進行著什麼樣的活動？請想像你可以透視大腦的活動。你會看到，你在不經意的情況下，整理、分解、比較寫著許多事實的卡片，然後再告訴對方你理解的內容。

已經熟習這種思考方式的人，可以順利而正確的執行整理、分解、比較的步驟，有條不紊的向對方說明。然而，還不習慣這種思考方式的人，思考的步驟很混亂，說出來的話也很難理解。

和你說話的人也一樣。當你提問，對方回答的時候，同樣會在大腦中整理、分解、比較相關的事實，再以容易理解的方式告訴你。

當你和對方互相理解，也就是雙方的溝通有交集的時候，代表你們選擇和排列事實卡片的方式相同。

有沒有偏離主題（整理）、重點有沒有遺漏或重複（分解）、比較的單位是否一致（比較）──只要做到這三點，溝通就會成立，奠定可以形成共識的基礎。

溝通的第一步，首先，要和對方有交集。形成共識，雙方才能往同樣的方向前進。

讓「聽」、「想」、「寫」、「說」的循環順利運轉

其實仔細想想，所有工作都不外乎四種活動──「聽」、「想」、「寫」、「說」。

具體來說，就是聽對方說話；把情報輸入大腦，仔細思考；以某種形式書寫，製作資料；然後向對方報告，聽取對方的反饋，重複這樣的循環。換句話說，工作就是按部就班的進行「聽」、「想」、「寫」、「說」這四種活動的循環。

坊間有許多教導工作技巧的書籍，這些書籍說穿了，都是以這四種活動當中的其中一項為主題。然而，這四種行動不能夠分開來思考。工作時，必須讓這四種活動的循環順利運轉，只要有一步卡住，工作就會停滯不前，無法得到理想的成果。

「聽」、「想」、「寫」、「說」的共通要素

只要工作的四種基本活動──「聽」、「想」、「寫」、「說」的循環順利運轉，工作的效率、品質、精確度都能夠獲得提升。而這四種活動都需要針對事實進行「整理」、「分解」、「比較」。

在「傾聽」階段，即使對方話說得支離破碎，你也要辨識出當中的事實，一一寫進自己想像的事實卡片，再進行整理、分解、比較，釐清談話的主軸和內容。這麼一來，你就能在大腦中構思敘事的梗概，並進一步提問。

在「思考」階段，首先，要把輸入大腦的大量事實寫下來，寫下事實卡片，再把累積的事實卡片有系統的排列在一大張紙上（這個步驟我稱之為「草稿」）。 透過筆記、草稿、整理、分解、比較的步驟，慢慢就能釐清思緒。

在「書寫」階段，利用「思考」階段寫下的筆記和草稿，製作正式的資料。這時候，一樣得重複整理、分解、比較的步驟，帶著批判性的角度思考：「這是真的嗎？」「機率有多高？」「有沒有遺漏什麼？」「有沒有重複的地方？」「是否自相矛盾？」再提筆製作正式的提案書或企畫書。

在「表達」階段，針對自己的主張，必須先在大腦中進行整理、分解、比較。透過這個步驟，你會更清楚知道自己要說明的內容，以及該如何說明，才能讓對方更容易理解。

所有工作都從「認識事實」開始

要提升工作成果，良好的溝通很重要。那麼，為了溝通順暢，需要什麼樣的思考方法，又該如何培養呢？

這個問題的答案很清楚──從正確認識事實開始。

事實是你根據目的選出來的法則、事例、資訊和數據。這些事實往往都是模糊、零散的狀態。溝通時要把事實正確傳達給對方，需要「整理」、「分解」、「比較」這三項技術。只要活用這三項技術，溝通問題自然大減，也能夠提升工作成果。

何謂「整理」？

整理就是「正確掌握每一件事實」。

把事實一件一件分開來，正確掌握每一件事實的規模和內容，這就是整理。來看看具體的例子。

在思考商品A的促銷計畫時，「在現有通路，商品A的銷售額已經面臨瓶頸」這個問題是事實，「和B公司合辦活動，招攬客戶，提升產品知名度」這項計畫也是事實，「總預算為300萬日圓」這個概算數字也是事實。

這些事實有大有小，舉例來說，「商品A的促銷計畫」是一個事實，不過，這是「公司今後三年的事業策略」這個更大的事實的一部分。「商品A的促銷計畫」和「公司今後三年的事業策略」都是事實。

換句話說，就像在收拾房間裡四處散亂的玩具，必須按照玩具大小，一一放進箱子裡。面對許多模糊不清的事實，要整理，就必須抓出每一件事實。這就是事實和整理的關係。

何謂「分解」？

分解就是「把大事實劃分成小事實」。依據某種角度，把「事實」分成幾個小組。

分解的相反詞是整合。大事實可以分解成幾個小事實；相反的，把這些小事實整合起來，可以還原成大事實。在事實的分解和整合之間，關係是可逆的。

舉例來說，在思考「以社會人士為對象的新商品行銷」時，從「總收入」的角度切入，就是一種分解的方法。按照「年收入未滿50萬」、「年收入在50萬以上、未滿70萬」、「年收入在70萬以上、未滿100萬」、「年收入在100萬日圓」來區隔，任何對象都會歸於其中一組，而且不會同時歸於兩組，這就是分解的法則。

在分解事實時，「沒有遺漏、沒有重複」是不二法則。

何謂「比較」？

比較是「把大小一樣的資訊放在一起比較」。也就是比較相同單位的事實。

舉例來說，如果要比較A公司和B公司的獲利情況這項事實，就要把「A公司的營業獲利」和「B公司的營業獲利」放在一起比較。

如果是比較「A公司的營業獲利」和「B公司的最終獲利」，將無法得到正確的比較結果。關鍵在於，你拿來比較的事實，單位必須要一樣。

透過比較，兩項事實之間的差距就能清楚的呈現出來。舉例來說， A公司比較自家公司的銷售情況：「現在的營業額」為1,000萬，「三年後的營業額目標」為3,000萬，這麼一來，大家自然會去思考要如何填補這段差距，試著提出相關的計畫和策略，例如推出新業務，或是把資源投入成長性的業務。這就是事實和比較的關係。（摘錄整理自《外商顧問超強問題解決術》）

 書名 

外商顧問超強問題解決術：整理、分解、比較，3步驟一次解決所有工作困擾

森秀明／著；陳昭蓉／譯

時報文化出版

售價：300元

 作者簡介 

森秀明（Mori Shomei）

itte design group Inc.顧問公司社長兼執行長。曾任職於波士頓顧問集團（BCG）等外商顧問公司。之後獨立創業，也積極栽培年輕企管顧問人才，以WE HELP COMPANIES CREATE THEIR FUTURE STORIES為使命。