資訊應該要適當管制

對於公司內部的資訊應該要開放還是管制，長期以來就有很多的爭論。有個自由派的學長，一直以來總是以將公司內部經營決策資訊透明化感到自豪。相對的，我這種對於公司資訊持管制意見的人，在他看起來，總是認為我的想法不夠尊重員工。

資訊這種事情，真的是必須要謹慎處理。從迷信的角度來看，我們常常發現事情只要一放風聲出來，就會破局了。講難聽一點，有個在傳統產業的學長就說過，開放資訊並不代表就是尊重員工，如果開放資訊造成公司經營的副作用，其實才真的是對不起員工與股東。

最近，自由派學長突然間不再自豪了，因為他開放的經營方式到後來演變成為接近鬧劇的局面。員工一開始接觸到經營決策資訊時，感覺到很興奮也很積極，但是由於員工本身所處的工作崗位的限制，沒辦法看到全局，因此這些資訊漸漸變成了負擔。很多的決策是分大公平與小公平的，也就是說，難免有人做得多，有人做得少，有人拿的資源多，有人拿的少。當這一切決策都公開時，就產生了比較、爭議還有流言蜚語，導致員工工作態度的偏差。

甚至有些員工，開始要求公司納入他的意見進入決策，有些時候甚至演變成「父子騎驢」故事的窘境──每個員工的價值標準都不同，想要讓決策能令每個人都滿意是不可能的事。讓學長因此苦不堪言。更有些員工本來只專心於工作，到後來因為資訊混亂，導致整天想東想西，擔心公司會不會經營不下去，只要有一點點風吹草動，就非常緊張。當然，此時大多數的員工可能會因此而對經營階層產生不信任感。

其實，對內管制公司營運資訊，並非真的要將員工隔離在資訊之外，而是資訊隨著時間而變的時候，常常會導致事實的扭曲。例如訂單的接單狀況，有可能上午的時候客戶打電話來罵，下午訂單還是進來了，這跟危機處理能力、市場狀況以及對方的意圖都有關係，很多的威嚇都是為了殺價。

但是這種資訊如果公開，結果將會是很糟的現象，習慣於這種資訊的人可能覺得沒什麼，也知道接下來該怎樣應對處理，但是不懂業務的工程單位，可能馬上就亂了方寸，不知道該如何是好。

相對地，業務單位可能聽到工程單位說某某產品有某某問題，接下來就會影響到業務員對客戶的推銷意願，但實際上產品真的有問題嗎？還是說問題在後來生產過程中，已經被篩選掉了呢？

由於我們都受特定的專業訓練，在公司裡面擔任特定的職務。我相信我們都曾經發現，在自身的專業之外，或者進入別人的專業領域時，常常讓我們自覺像個嬰兒般的無知，體會到「隔行如隔山」的意境，突然什麼事情都沒辦法做正確判斷，但是在跨入之前，我們卻又覺得別人的專業很簡單，沒什麼了不起。

這種看輕別人專業的情形，讓我們常常會認為業務怎麼這麼不會賣產品？或者業務覺得研發人員怎麼這麼死腦筋，連轉個彎都不會？當我們拿到片段零碎的資訊時，我們常常會判定別人就是不行，沒辦法搞定，甚至會想幫他們拿主意。於是乎，這種想法漸漸變成干涉他人或其他單位事情的行為，也有可能開始散播謠言來中傷該單位。這種自己的事情沒做好，只想管別人的情況，往往是資訊過度開放，或者資訊管制沒有做好之下的問題產物。

業界有沒有商業間諜存在？確實是有的，而且還很普遍。間諜的主要工作是取得業務資料與客戶名單，以及取得關鍵技術資料。在一個企業資訊受到適當管制的公司，這種傷害往往可以減少到比較低的程度，否則什麼事情都會流出去，對公司的傷害將難以言喻。

資訊的解讀、分析，都需要有足夠的經驗以及知識才有辦法正確處理，否則難免都會變成誤會一場。同樣的資訊在不同單位會有不同解讀，很多的主管或經營者，誤以為開放資訊等於尊重員工，其實不然，這樣子反而可能造成員工負擔，形成反效果，甚至本來表現優良的好員工，會因此變成Trouble Maker。

中國古訓有云「吉人辭寡」，不是沒有他的道理的，意思到了就好，多講的部分都會產生無法控制或預期的副作用。

經營要這樣子保密防諜嗎？說真的，確實是如此。彼得杜拉克說，他最怕的就是surprise，缺乏謹慎管制的資訊政策，就會不停地產生各種讓人疲於奔命的surprise。資訊的釋放，必須要看場合看時間，這都是經理人需要學習的技巧，否則難免會變成拿石頭砸自己的腳，在不正確的場合發表了不正確的資訊，得付出非常高的代價。

「話到嘴邊留半句」，之前《商業週刊》專訪李嘉誠的時候，就特別提到他講話的技巧，我們雖然沒有這麼龐大的事業，但是至少簡單的趨吉避凶仍然是必要的吧！

作者簡介：
吳俊瑩－iThome電腦報技術主筆
交大電子工程系、臺大電機研究所、政大科技班畢業，身兼IT/電子技術顧問和某小型電子公司研發處長。