大量掃描文件怎麼做比較好？

大量掃描文件怎麼做比較好？
到iT邦幫忙

xxx666（iT邦初學者10級）發問：
公司存放大量文件，近來老闆指示要將這些文件掃描後消毀，以節省空間。這項工作如果用一般的掃描器來做可能要費時很久，請問有較好的解決方案嗎？

duan22（iT邦初學者10級）：
可以向事務機出租店租用中古彩色影印機，每個月租金約2500元左右。這類影印機具有網路卡及自動送紙器，可以利用它的掃描功能，直接將文件掃描存錄到公司內網的FTP伺服器上。由於有自動進紙裝置，掃描速度非常快，不會占用太多人工時間。如有必要還可以用工具軟體將掃描存錄的JPG檔案，批次合併成PDF檔案。

john651216（iT邦初學者1級）：
我們公司是跟事務機器廠商租用設備，從此以後不用再為掃描的問題煩惱。他們提供所有的維護成本，只要是合理的機器損壞，他們都會負責維護。

zhongcetw（iT邦初學者6級）：
之前幫壽險公司導入柯達光學掃描器（一臺30到40幾萬元），因為他們的合約文件多得和山一樣高，都要作成電子檔。導入後一天可以處理五千張。比較特別的是連接埠（IEEE1394），電腦只要準備PCI插槽就可以用。

這種光學掃描器只要將文件整疊放在進紙臺，按下按鈕，掃描工作就會自動進行，你可以做其他事。要購入這種機種，前提是要很常用，不然就成本而言就不划算。

rogerrhy（iT邦初學者8級）：
考慮數位化舊資料，坊間有許多公司做代工及系統整合，可做到歷史資料回朔建檔，效率很高。其實掃描後，調閱方便才是數位化的目的，需考慮：
1. 檔名（文件編號）如何定義，若有規則先以條碼機列出並貼於每份資料的第一張以區隔。

2. 每份資料一檔多頁，並以條碼來分頁、分檔。

3. 再以資料庫連結檔案，建立索引。

4. 若加上Web查詢，數位圖書館就完成了。

steven6758（iT邦初學者10級）：
首先考慮2件事，再決定是否自己掃描或找專家幫你掃描。

1. 舊的資料，紙張強度是否足以承受自動式送紙的拉力，紙張平整度是否不會造成卡紙。

2. 考量舊的資料是否有裝釘？字體是否清晰？