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在一間醫院的組成人員中,哪一種工作的人是最多的呢?我想答案毫無疑問的必定是護理人員。而新光吳火獅紀念醫院的BI應用,就將觸角延伸到了900多位護士、30多位護理長的行政管理上,在BI的基礎上,建置一個護理資訊系統,協助護理人員解決最麻煩的人力調配問題。

調度人力更有效率,強化門診人力調配

新光醫院是在約1年前開始導入聯銓的BI工具,最早是為了解決病歷查找的問題,讓醫生在看診或研究時,能夠以更有效率的方式找到病人的病歷,而要做到這一點,就必須更徹底的將所有病歷相關的資料都電子化。新光醫院資訊部主任湯慎元說:「當時我們為了達到這個目標,就將民國88~97年的10億筆的病歷相關資料(包括曾做的檢驗、用藥等),一一從磁帶中重新倒出來做整理,光是整理就花了3~4個月。」

在基礎的資料整理苦工做完後,新光醫院就開始思考,還能透過BI工具做一些什麼應用?於是他們決定從護理人員的行政系統著手。首先是門診的人力調配,新光醫院技術支援課課長叢培瓏解釋,過去新光醫院的護理人員,無法即時掌握門診狀況,所以常會造成護理人力分配不均的情形。比如說1號診間有很多病人,但護士的人力卻不足,而比較空閒的75號診間,卻因為不知道現在門診的狀況,所以無法由護理長調度,將75號診間的人力派去支援1號。「所以我們利用BI工具建立了一套以平面圖與燈號結合的系統,」叢培瓏說,「讓護理長可以隨時看到門診的狀況,並且有能力直接從最近的診間調度人手去支援。」

因為門診系統原本就會有病患掛號的資料,而做檢驗的話,檢驗系統的訊號,也都會記錄,所以透過這些資訊的整合,就讓新光醫院能夠以平面圖的方式,解決診間人力調配的問題。

護理長處理排班從3小時變成10分鐘

此外,新光醫院還進一步延伸相關的應用,讓最令護理長頭痛的排班問題,能夠以更有效率的方式進行。在醫院裡,有多少病患開刀,和護理人員的人力配置息息相關,如果一天內有較多手術進行,護理長可能就要想辦法排出足夠的人力協助,而且還不能影響到各個護理站的運作。這使得護理人員的排班成了一件異常困難的事情。湯慎元就以自身的經歷為例,他曾在開會時看護理長處理排班的問題,3個小時過去,班表還沒有排出來。

為了解決這些問題,新光醫院透過BI的工具協助,在其上建立了一套護理人員工作日誌的介面,讓資訊系統直接從手術系統、住院系統等不同地方撈取資料,讓護理人員不再需要一一到不同的地方收集紙本資料,排班上也更為方便。叢培瓏說明,這樣的做法有兩大好處,首先這讓護理人員的行政工作更為輕鬆,過去在紙本上的資訊現在都直接由系統撈取。再者,由於是從系統直接撈取,也減少了錯誤的可能性。對此,湯慎元說:「過去要花2~3個小時處理的排班問題,現在可能只要10分鐘就完成,這背後隱藏的效率提升,是不能小看的。」

新光醫院技術支援課課長叢培瓏指出,透過系統以平面圖方式提供的人力調度系統,有效的讓護理長可以即時依狀況調配護理人員。

也透過BI協助醫院人員在課程管理上的安排

除了在BI的基礎上,延伸出人力調配的應用外,新光醫院也設立了一套學習系統。醫院的工作人員包括行政、醫師、護理、醫技等類別,每個類別的人員,都規定必須在一定年數內,進修完固定時數的課程。比如說6年內要進修完150點的課程(每一點的時數按課程而定),如果沒有修習完畢,很有可能就無法換照。

於是新光醫院也做了一套學習系統,讓醫院裡的每個人,只要登入系統的個人介面,就能看到所有該上課的訊息,也能透過Web介面檢查自己還有多少課程沒有上,提升在進修安排上的效率。這一做法其實也有效的提升了醫院在面對醫院評鑑時,整理資料的難度。

從新光醫院目前透過BI延伸而出的各種應用,我們可以看到透過BI提升行政流程效率的最佳例子。至於未來,叢培瓏表示,還要持續強化護理資訊系統,將在BI的架構上,加入加護病房臨床資訊的收集,讓醫護人員能夠透過系統隨時看到病人各種不同的生理訊號,進而協助醫護人員做病情的判斷。

 

 新光醫院以BI大幅提升護理人員工作效率 

門診即時看板

將原本應用在製造業生產流程的工具,轉而使用在診間護理人力調配上,透過不同顏色的燈號,讓護理長能掌握人力調配的需求。

 

個人化資訊介面

每個院內的人員登入系統時,都會看到個人化的首頁資訊,包括進修課程資訊、應閱讀公文、重要公告等都會顯示在畫面上。

 

護理人員工作日誌

透過BI的協助,讓過去需要以手工方式登錄的病人資訊,以及護理人員工作日誌,現在能夠直接由系統自動填入。護理長也能透過系統檢視排班的狀況,快速處理過去需要花很多時間的排班事務。

 

新光醫院技術支援課課長叢培瓏指出,透過系統以平面圖方式提供的人力調度系統,有效的讓護理長可以即時依狀況調配護理人員。

 

【相關報導請參考「醫療業BI應用:白色巨塔的智慧結晶」】


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