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原本G Suite只提供Google企業客戶使用,但造成有些客戶和合作夥伴協同上的困難。現在Google正在測試可讓沒有Google帳號的外部使用者,也能參與共同編輯Google Docs、Sheets及Slides文件。

Google指出,G Suite的企業客戶經常需要和外部廠商、合作夥伴、外包商和客戶協同編輯文件。過去如果這些人沒有Google帳號,文件協同就會發生問題。現在Google推出一個簡易的身份驗證流程稱為Pincode Sharing in Drive,讓G Suite客戶可以發電子郵件邀請外部夥伴連到Google Docs並以PIN碼登入,以參與文件編輯或評論。

作法是,G Suite用戶發送電子郵件邀請函,外部使用者準備登入Google Docs時,Google會顯示驗證PIN碼的對話框。此時用戶按下當中的「send code」按鍵,Google就會將PIN以另一封電子郵件傳給外部用戶,後者輸入到對話框中即可完成驗證並登入Google Docs。

檔案擁有人和G Suite管理員將具完整的共享管理權。檔案持有人可以看到各PIN碼使用者及其檔案的所有活動細節,也可以隨時取消他人的存取權。而G Suite管理員也能管理和檢視所有對外共享的行為。

目前這項方案正以beta版開放給所有G Suite企業客戶,G Suite管理員可以上網報名加入試用


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