【軟體新創抗疫實例：優拓資訊】全員遠端工作徹底避險，但得更講究即時溝通和例會互動的細節

僅20名員工的小型軟體企業如何面對傳染病疫情？以Chatbot服務崛起的AI新創優拓資訊，從年後開工的第一天起，全體員工就完全透過遠端工作的形式來上班，優拓資訊共同創辦人、同時也是臺大電機系教授黃鐘揚指出，這是為了減少員工暴露在公共場所，或聚集在辦公室內交叉感染的風險。

能在短時間內做到這一點，除了企業本身所有資料均儲存於公有雲，且打卡、請假都用Slack，優拓資訊的主要幹部也臨時研擬了一套管理方法，來確保所有員工都能自主完成每日進度，以及維持與面對面工作無異的溝通效率。

黃鐘揚在臉書上分享這套管理方法，優拓本來是提供純軟體Chatbot服務，所有資料都儲存在公有雲，或像程式碼則存在GitHub，再加上，平時就有一套允許員工暫離辦公室的管理機制，所以，他解釋，全員遠距工作的難度不大，但改採長期遠距工作的關鍵差異是，即時溝通與每天例會（Stand-up Meeting）的形式需要調整。

首先在即時溝通方面，一般來說，員工在公司內需要討論，直接面對面溝通即可，若碰巧遇到對方暫離公司，也可以先做其他事情，等對方回來再討論，因為在同一個空間內可以確實掌握對方動向。不過在遠端工作之後，所有的溝通僅能用通訊軟體進行，若對方遲遲不回應，手邊工作就可能被迫延遲進行，不僅降低工作效率，也增加額外的溝通成本。

對此，優拓資訊規定，在遠端工作的情況下，員工要暫離工作崗位，就算只是出門買個咖啡，都必須透過Slack確實回報；若已經在通訊軟體中被標記（Tag），則需在工作中斷之後的十分鐘內回應，若工作無法暫停，則需在30分鐘內先回應「等一下」、表情符號，或者請其他熟悉業務的同事代為回覆，來避免溝通不順暢、已讀不回的現象。

第二，則是在各部門的每日例會方面，改成以「語音通話」加上「雲端協作」的方式進行。黃鐘揚表示，每日例會的精神，是設立一段時間內要達成的目標，並訂定與更新每日工作進度，藉此讓員工自律、督促自己。因此，在遠端工作的情況下，不僅不能取消，更要確實透過通訊軟體與雲端協作的工具來執行，比如用Line進行群組通話，並且開啟Google雲端共編文件來記錄會議內容。

不過，有些會議礙於進行時間長（超過2個小時）、參與人數多（涉及多個部門），為了維持開會效率，仍然需要員工親赴公司面對面開會，比如每週、雙週進度會議、每月的跨部門策略會議等。對此，規範中也訂定，員工赴公司開會時，需要配戴口罩，若因特殊狀況無法前來，則會安排語音通話來同步開會。

儘管已經開始實行遠端工作制度，但黃鐘揚也說明，公司並無禁止員工進公司上班，員工仍可彈性選擇辦公地點，「尤其是家裡環境不適合工作的員工，比起去咖啡廳，進公司辦公可能是更好的選擇。」對此，各部門主管也將主動了解員工的工作情形，以免因為工作環境不佳，反而降低生產力。

「我們公司一向很強調自律自主，目前看來，實施起來成效還可以，每個團隊都會掌握平時的進度來工作。」黃鐘揚表示，優拓資訊是第一次實行全體員工遠端工作的制度，自年後開工以來還未滿一周，也將根據疫情狀況來決定恢復的時間，「不過最少會希望維持14天。」他說。文⊙翁芊儒