【專家剖析】效法台積電分組辦公模式，作業分流應注意的資訊與網路風險

本文作者∕楊博裕，國際電腦稽核協會（ISACA）資訊風險治理諮詢小組委員及證照命題小組委員

武漢肺炎（COVID-19）在臺灣確診病例突破100例時，台積電也同時於晚間在公開資訊觀測站發表重大消息指出，該公司有一名員工確診武漢肺炎，除要求曾近距離受感染員工接觸者進行居家隔離外，台積電防疫委員會也立即宣布啟動分組辦公營運模式，透過作業分流（Split Operation）的方式，來降低同一單位或同一部門員工群聚感染，避免造成營運中斷的風險。

身為營運長、資安長、營運持續管理負責人，面對武漢肺炎疫情持續升溫，境外移入與社區感染成為組織營運持續管理真實與迫切的危機，如何帶領組織超前部署，透過作業分流（Split Operation）與在家工作（Work from Home）方式，降低病毒對組織營運持續運作的影響已成為當務之急。本文旨在介紹如何規劃與施行作業分流，並針對作業分流可能的風險提供建議。

什麼是作業分流？

「作業分流」旨在降低因為群聚工作所產生傳染病交互感染的風險，基本的概念，是將同一單位或同一部門的員工進行分隔，分隔方式可考慮「分組原地輪班工作」或者是「分組異地工作」。

所謂「分組原地輪班工作」，此種作業分流方式，原則上就是將員工分成兩或多組，同一時間內，僅有一組員工在辦公室內，透過輪班的方式，共享辦公空間。以大家常見的概念解釋，這種作業分流的方式跟高科技製造業作業員三班制作業，或者是電話客服中心輪班作業概念相似。對於缺乏異地備援辦公空間的組織或企業，分組原地輪班工作是最經濟的實行方式。

另外「分組異地工作」則是是將員工分成兩或多組，然後讓員工交換辦公地點，交換的方式，建議將部分員工帶著自己的業務，移動到不同樓層，甚至是不同大樓辦公，但不建議同棟大樓同一樓層不同辦公室交換。這種方式，適用於辦公室分散於多個樓層或不同大樓，或備有異地備援辦公空間的組織或企業。

如何規劃作業分流？

作業分流應視為組織或企業營運持續計畫的一部分，營運長、資安官、或營運持續管理負責人應召集並要求各單位業務代表，根據其業務屬性與工作內容，將同仁進行分組，除了分組之外，各單位也要將作業分流期間，包括但不限於：工作地點、分工方式、交接方式、溝通模式、簽核與代理人資格、需要資源等納入營運持續計畫中，並確保單位同仁了解作業分流模式與要求。

三大作業分流風險

作業分流常見的風險有三大類，首先，「跨指定辦公區域活動風險」，因為作業分流在降低同一部門員工群聚感染的風險，若啟動作業分流後，同部門不同組別的同仁因為不同的理由，在原辦公地點與異地辦公地點流動，若其中任何一人遭受感染，將會影響到另一組的同仁，而將失去作業分流的目的。

其次，「面對面會議風險」，即使是配戴口罩與勤洗手，員工在密閉空間交談，仍是有交互感染的風險，因此需要避免。

最後，也是大家最容易忽略的「工作時間外社交活動風險」，部分主管或員工誤認作業分流僅限於上班時間，事實上，工作時間外的社交活動，仍然有可能導致員工間交互感染的風險，因此同一部門不同組員工作時間外的社交活動也應該避免。

如何管理作業分流風險？

組織要降低作業分流的風險，必須事先規畫相對應的減災方式或管理手段，目前大致可分成七點來看。「定時消毒」是確保作業分流員工工作環境安全的重要關鍵，若採取分組原地輪班工作，不同組別工作人員在交接的過程中，當前一組同仁離開辦公區域後，必須由專責人員對辦公區域進行消毒，然後接續的組員再進入辦公，而且要注意的是，不同組別人員在工作交接的過程中，不同組員彼此之間都不應有接觸。

再者，透過「指定地點工作」也可以避免交叉感染的風險。關鍵點在於，要求員工在指定的固定樓層或大樓工作，嚴格禁止員工跨辦公區域（樓層∕大樓）四處走動，尤其是與同部門、不同組同事接觸，全體員工必須遵循此要求（無論是覆核員∕督導∕直屬主管），若有例外原則（如組別異動），應依照營運持續計畫（BCP）核准決核流程，取得同意才能改變原始規畫作業模式。

第三點就是要「保持社交距離」，為了避免人與人交流過程中的飛沫或接觸傳染，除了在辦公區域戴口罩、勤洗手外，也要儘量減少身體接觸。

第四點，「減少密閉空間交談」，包括避免舉行面對面（特別是五人以上）的會議，另外也應該減少在電梯內的交談。

第五點，「使用辦公室通訊工具」，當實體互動減少的同時，為了確保同仁間彼此聯絡工作仍可以保持順暢溝通的程度，也應該善用公司提供的辦公室通訊工具，例如：電話，企業版通訊軟體，電子郵件等，以保持企業員工原有的生產力。

第六點則是以「電子取代紙本」，透過電子方式取代紙本方式交換與傳遞資訊，不僅提高溝通效率，也降低實體接觸風險。

最後，也要做到「主動關懷不適同事」，疫情險峻之時，人與人之間雖然保持社交距離，但在交流與互動上仍應保有人的溫暖關照，如果發現同事感到身體不適，除主動關懷同事身體狀況外，並請主動通知主管、醫務室、或營運持續管理相關單位，讓身體不適同仁可以在第一時間受到應該有的醫療照護，也可以讓相關主管掌握狀況而能夠有足夠的因應能力。

台積電的分組辦公是企業超前部署良好示範

隨著疫情逐漸升溫，病毒對於個人與組織的影響也越來越近，臺灣目前的防疫措施，有效控制了疫情的蔓延，這樣的成就國際間有目共睹，有這樣的成就，主要歸功於防疫單位「超前部署」來防範未然。

而台積電防疫委員會對於疫情積極的管理，立刻啟動分組辦公營運模式也帶來很好的借鏡。從這些經驗，說明「超前部署」的必要，希望透過作業分流與其他營運持續管理措施，協助組織或企業順利度過疫情的威脅、確保員工健康與維持組織運作。

【作者簡介】

楊博裕

資訊安全與資訊風險管理領域服務逾15年，目前擔任國際電腦稽核協會（ISACA）資訊風險治理諮詢小組委員及證照命題小組委員，參與新版資訊風險治理架構及相關政策資訊的制定，並參與證照命題及討論。

職涯經驗中，曾協助多家跨國金融機構與高科技製造業創立資訊風險管理單位，熟悉資訊安全與資訊風險管理單位運作方式與價值。目前持有 CISA、CISM、CRISC,及 CFE等證照。