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台中榮總

前年2月29日,一個尋常的周六晚間11點,卻是臺中榮總嘉義分院最緊張的時刻。大夥在診間和資訊室忙進忙出,不只守著電腦螢幕,也緊盯牆上時鐘。甚至,院內還擠滿了來自臺中榮總總院的IT團隊,以及醫資學會的專家顧問。

大家屏息以待,當牆上時鐘切換至00:00的瞬間,嘉義分院門診、急診、住院系統也瞬間切換面貌,由醫資學會顧問擔任的第1號急診病例更隨之展開,成為新系統正式上線的第一道考驗。「這是臺中榮總醫療資訊系統,第一次出現在其他分院的歷史性時刻,」前臺中榮總院長許惠恒說。

這就是醞釀多年的榮總體系醫院醫療資訊系統(HIS)整合計畫第一槍。這一響,其他分院緊跟在後,更在2020年,以1個月上線1家分院的速度,刷新臺灣醫界IT改造紀錄。

退輔會下令整合分院HIS,分2期導入系統

但為何臺中榮總HIS,必須出現在其他分院?

因為,「一直以來,榮總HIS的發展,是三家總院(臺北榮總、臺中榮總、高雄榮總)和12家分院依各自醫療需求獨自發展。」臺北榮總新竹分院院長彭家勛指出,雖然12家榮分院起初都在相同的IT架構下發展,但多年後開始遭遇瓶頸,影響臨床醫療運作、阻礙醫院未來發展,因此急需12家分院的IT改造和升級。

於是2012年,退輔會開始評估分院HIS與總院整合的可能。他們想出3種解決方案,第一是各分院採用所屬總院的HIS,比如高雄榮總屏東分院採用高雄榮總HIS,臺中榮總嘉義分院採用臺中榮總HIS。第二是委外統一開發新版本,第三是選一套總院系統,瘦身導入至各分院使用。

他們也評估3家總院HIS後,最後選擇第三種作法,相中已捨棄大型主機、擁抱開放式系統的臺中榮總HIS,作為導入樣板。2016年,退輔會便正式發起榮總分院IT整合計畫,分兩期進行,每期3年。

第一期目標是將臺中榮總的核心HIS導入北、中、南分院,包括門診、急診、住院系統等。第二期是要將臺中榮總非核心HIS,一併導入全臺分院。

先導近50支大系統,再導9支非核心系統

第一期導入的核心HIS,涵蓋醫院6大重點業務,包括醫事單位作業、醫務行政、護理照護、醫療支援、病患帳務,以及臨床業務。

更具體來說,醫事單位作業的HIS是指協助單位工作的系統,像是放射線部IT系統、藥劑部IT系統、麻醉科IT系統、血庫管理系統等。

而醫務行政系統則是指協助病人就醫的必備工具,如出入轉院系統、掛號預約系統、病床管理系統、病歷管理等。而護理照護系統,就是護理人員工作必用的工具,像是護理紀錄系統、病患分類、醫囑執行等系統。

再來,醫療支援是用來輔助醫療流程的系統,像是院內感染追蹤、手術室、恢復室和加護中心系統,或是醫師排班表、病人膳食管理等系統。而病患帳務就是管帳系統,諸如門急住診收費、醫療費用申報、欠款追蹤作業等都包含在內。

這些系統,最終都是用來支援臨床作業。臨床作業是與患者最關鍵的醫病系統,包括各種檢驗檢查系統、治療處置系統、腫瘤治療、手術排程等醫囑和報告作業系統,就連中醫、門急住診作業都歸在其中。

這些加起來近50大類的系統,再加上相關周邊系統,就是第一期中榮導入全臺分院的核心HIS。

而第二期要導入的非核心HIS,相較之下少很多,總共有9大類,包括藥品管理系統、病歷量審系統、病歷質審系統、電子病歷管理系統、會計系統、出納系統、採購系統、庫存管理系統、安養管理資訊系統介接整合等。

這次全臺12家榮總分院導入臺中榮總HIS計畫中,第一階段所導入的核心HIS涵蓋6大醫療業務,像是醫事單位作業、醫務行政、醫療支援、臨床業務等,只有周邊系統PACS維持原分院的系統。(圖片來源/臺中榮總)

1個工作小組、1個執行小組,推動12家分院導入工作

規畫出兩期的導入範圍後,榮總分院HIS整合計畫就進入準備階段。

首先是要建立導入組織架構。這項全臺12家分院HIS整合大工程,有兩大核心推手,一是退輔會設置的整合計畫工作小組,由技術組和業務組組成,負責督導導入工作。

另一大推手則是臺中榮總的執行小組,一樣有技術組和業務組,分別由資訊室主任和醫企室主任擔任組長,來制定導入工作細節。而且不只有中榮IT,3家總院和12家分院的資訊室主任都加入了技術組,共責規畫導入分院的行政管理、整合流程、編碼等事宜。

而業務組成員除了3家總院IT代表,還有12家分院的醫企室、人事室和主計室代表,來負責12家導入分院的IT系統、設備、資料庫、網路、人力調度和安排等事宜。

他們一起為分院導入工作制定了兩大指引,也就是導入上線工作計畫表和導入上線工作小組分組,一個訂定分階段的截止日,從上線日倒數天數來排程,規畫出分院該完成的準備工作項目,另一是強化分院主導角色,讓分院動員全院、自組5大工作分組,來完成導入準備工作。

關鍵原則1:貫徹同一套程式碼的精神

不過,從來沒有輸出過HIS系統的臺中榮總,要如何執行這次全臺大導入的任務?

「一個準則是以臺中榮總HIS現行制度、編碼和流程為基礎,請分院遵照配合,」臺中榮總資訊室主任賴來勳說。實際導入時,臺中榮總先到分院展示自家HIS,讓分院檢視系統功能和流程,再由臺中榮總業務組與分院討論需求差異,來調整程式,最後才在分院上線。

這麼做的關鍵目的,就是要維持同一套程式碼。不過,貫徹同一套程式碼的精神,並非臺中榮總原創,而是受到先行者的經驗啟發。

「臺中榮總從未有過系統輸出的經驗,團隊接下導入任務時,都非常忐忑!」賴來勳坦言。他們且戰且走,為制定完整的導入工作,也請教了不少整合HIS的先行者們,其中之一就是臺大醫院。

從臺大醫院學到的最重要一課,就是總分院盡量使用同一套程式碼,「如此才有可維護性,否則12家分院走12條路,很難走下去,」賴來勳說。

關鍵原則2:流程汰換和編碼整合一次到位

臺中榮總HIS導入計畫的原則,不只受到臺大醫院的啟發。他們也請教了彰基和中國附醫,並且從兩位先行者的經驗中,奠定出這次導入計畫的「統一流程、編碼」準則。

賴來勳解釋,過去,彰基和中國附醫在整合分院HIS時,可強勢要求分院完全捨棄舊系統,甚至是改變舊有流程、編碼,來配合總院IT系統,維持系統流程的一致性。

因此,臺中榮總借鏡這一點,決定以自家HIS、流程和編碼為基礎,要求分院捨棄原作法來配合,而且要一次就完成系統汰換。也就是「用一夜的時間,一次將所有舊系統換新,而非一個個系統或功能分批汰換,」他說。

關鍵原則3:分院自己主導,總院提供指引和支援

臺中榮總HIS導入計畫還有另一個關鍵設計,就是讓各分院主導自己的導入工作。這個精神,是來自花蓮慈濟醫院的整合經驗。賴來勳指出,花蓮慈濟醫院在整合分院HIS時,採取分院主導策略,而非總院掌握大權、分院全然被動接受。

也因此,臺中榮總秉持分院主導原則,為了讓分院肩負導入責任,還設計出分院專屬的導入上線工作小組。他們將這個小組分為5個分組,包括負責編碼和設定檔盤點測試的小組、計價收費申報盤點測試小組、整合測試小組、系統上線小組,以及情緒安撫小組。

同時,他們也界定出這些小組的負責人角色和職掌,比如,第一組就由藥劑科主任擔任組長,其餘則是醫企室主任、護理部主任、資訊推動小組執行秘書(或資訊室主任)、社工室主任等來擔任組長。

在職掌部分,第一組負責盤點院內代碼,如計價碼、檢驗碼、物料碼、藥品碼、收費碼、手術碼、衛材碼等和作業流程,並且在新系統中測試代碼,確保作業流程正確。特別的是第五組──情緒安撫小組,他們負責系統上線時,病人和家屬、院內員工的情緒安撫,必要時得處理對外新聞。

 榮總全臺12家分院HIS大升級時程表 

 2012年  退輔會臺北榮總、臺中榮總、高雄榮總3家榮總垂直整合所屬分院

 2016年1月   退輔會頒布榮民醫療體系資訊整合綱要

 2016年9月  國發會核定12所榮總分院導入中榮HIS計畫、退輔會成立導入工作小組;臺中榮總擬訂分院導入計畫

 2016年10月  臺中榮總成立導入執行小組

 2016年10月  展開近程階段,目標:導入中榮核心HIS至榮總分院,完成先導上線、上線評估、擴大上線等階段

 2017年-2018年  請教臺大醫院、中國附醫、彰基、慈濟醫院;需求訪談、系統功能展示

 2018年8月  退輔會工作小組會議:提報個別分院導入系統作業規畫

 2018年11月  先導分院中榮嘉義分院展開導入準備工作

 2019年3月  中榮嘉義分院核心HIS上線,次月開始申報

 2019年7月  中榮埔里分院核心HIS上線,次月開始申報

 2019年8月  北榮新竹分院核心HIS上線,次月開始申報

 2019年8月-11月  依上線分院經驗修改程式,新增上線前評估指標、準備工作報告

 2019年9月  展開中程階段,目標:完成核心HIS全面上線階段、導入中榮非核心HIS至全臺12家分院

 2019年12月  高榮臺南分院核心HIS上線,次月開始申報

 2020年2月  國發會核定12所榮總分院導入中榮HIS計畫修訂版本

 2020年3月  中榮灣橋分院核心HIS上線,次月開始申報;埔里分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2020年4月  高榮屏東分院核心HIS上線,次月開始申報

 2020年5月  北榮鳳林分院核心HIS上線,次月開始申報;北榮新竹分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2020年6月  北榮員山分院核心HIS上線,次月開始申報

 2020年7月  北榮臺東分院核心HIS上線,次月開始申報

 2020年8月  北榮蘇澳分院核心HIS上線,次月開始申報

 2020年9月  高榮屏東分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2020年10月  北榮玉里分院上線,次月開始申報

 2020年11月  北榮桃園分院上線,次月開始申報;北榮鳳林分院、高榮臺南分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2020年12月  北榮員山分院、北榮蘇澳分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2021年3月  北榮臺東分院、北榮玉里分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2021年4月  中榮嘉義分院、中榮灣橋分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2021年5月  北榮桃園分院非核心HIS(藥品管理)上線

 2022年9月  完成12家分院所有非核心HIS導入作業

資料來源:臺中榮總,iThome,2021年2月

文章下半部報導在這裡:全臺榮總12分院大升級,3大成功關鍵作法深度剖析

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