【PPAP弊多於利，日本多個機構與企業已明令禁用】以密碼壓縮檔在網路傳遞文件不合時宜

許多企業職員上班第一件事，就是打開電子郵件收信，如果收到一封電子郵件，附件是以密碼保護的壓縮檔，並且你從第二封郵件獲得可解開的密碼，你會覺得麻煩還是安全？

為了避免資料被看光，機敏資料傳輸有很多保護方法，除了常見的各式郵件安全加密方案，還有企業檔案分享雲（EFSS）、安全檔案傳輸管理（MFT），以及DRM等文件加密管理系統的外發機制等。

而在電子郵件安全領域中，也存在不少郵件加密的應用方式，避免企業員工以電子郵件傳遞資訊時，在網際網路上，都是未經加密防護的郵件與附件。

以電子郵件面向而言，利用壓縮檔與設定密碼的方式，將郵件附檔在寄送時進行壓縮與設定密碼的步驟，就是頗為簡單的保護機制之一，甚至衍生出自動化的機制，讓企業員工在寄送電子郵件時，可以自動將附件以ZIP加密碼，不僅密碼可以自行設定或隨機產生，企業若只想以方便為主，他們所使用的系統也能選擇讓密碼通知信自動寄出。

然而，近兩年來，這樣的傳送資料保護方法，在日本引發不小爭議。

這是因為，附件ZIP加密碼的方式早已深入當地職場文化，是日本政府機關與企業普遍存在的傳送資料保護習慣，目的是防止資料被竊取，以及寄錯郵件導致文件外洩。

這種附件ZIP加密碼的資安防護方式，在日本已行之有年，當地簡稱此種作法為PPAP。談到這四個字母，或許，大家立即聯想到幾年前日本風行的一首歌Pen-Pineapple-Apple-Pen，但在文件傳送的應用上，簡單來說，PPAP是由4個詞所組成，Password付きzipファイルを送ります、Passwordを送ります、An号化、Protocol（プロトコル），若對應成英文，會是4個關鍵字，分別是：Password、Password、Anngouka、Protocol，就是指將電子郵件夾帶的附件，透過ZIP加密壓縮，也就是將檔案設定密碼保護，並同時打包為ZIP檔案格式，（而設定密碼保護的背後運作，ZIP格式支援對稱式加密，包括AES與ZipCrypto傳統加密演算法。）然後，再將可以解壓縮的密碼，透過另一封郵件發給對方用於解密。

這樣的作法，確實夠簡便，國內有些企業可能也曾使用，但為何會引發爭議？這是因為越來越多人提出質疑，認為這種保護方式不必要或無效。

而就現況來看，這種原本在日本職場盛行的PPAP作法，最近確實開始掀起一股廢除的風潮。舉例來說，日立集團（Hitachi）從2021年12月13日起，將不再收發附帶密碼的ZIP檔的電子郵件；電信公司Internet Initiative Japan（IIJ）也宣布在今年1月26日之後，接收外部郵件時，將會濾掉帶有密碼的壓縮檔。近日，日本軟體銀行（SoftBank）也在2月15日宣布，當日下午3時後廢除使用PPAP，員工電子郵件不再使用帶有密碼的壓縮檔，收到這類郵件，附檔將會自動刪除，並且寄件者不會收到通知。

儘管機敏文件安全傳輸有許多可行的做法，但日本目前的公民營機構面臨這樣的情況，勢必在2022年將持續發酵，國內企業與政府也可從中借鏡，確認目前是否有這樣的爭議，並且反思過去我們熟知的資安防護常識，現在是否真的合乎時宜？

用附件ZIP加密碼是日本文件線上傳遞慣例，為何宣導不再使用？

關於附件ZIP加密碼保護在日本開始盛行的起源，我們詢問國內與日本的郵件安全業者，包括網擎資訊、HENNGE、趨勢科技，以及也經營日本市場的國內資安產品服務公司，包括精品科技、TeamT5與奧義智慧等，幫助我們瞭解相關發展。

大致而言，早年電子郵件興起，都是以明文方式寄送，約莫在90年代，出現「不要在電子郵件中附加大檔」一說，因為檔案過大，會造成收件人的區域網路無法負荷而變慢，而且當時電子信箱容量較小，因此需要將附件壓縮寄送。

而為了強化機密資料的保護，後來，日本政府在提供給公家機關的資安指引中，加入「傳送機密資訊時需要因應需求加密或設定密碼」的要求，雖然未具體規定使用的方式，但由於電子郵件附件ZIP加密碼的方法夠簡便，看似又能因應這項要求，受到政府機關採用。

特別的是，原本這只是針對日本政府機關的規範，但因為與日本政府合作的企業配合遵循，使得當地企業跟進，也會使用這種方式傳送機敏資訊。

於是，儘管這並非所有日本企業都要遵循的規範，但在許多因素摻雜之下，在當地變得相當盛行。

例如，傳言早年有導入ISMS的顧問公司建議，企業也可以使用這種方式，以及大公司配合政府，小公司配合大公司的狀況，以及針對個人資料的保護的需求，還有日本職場對於電子郵件的寄送與格式相當要求的情形，加上當地郵件安全廠商對應市場需求，提供諸多自動化解決方案，使得這種方式如滾雪球般傳開，雖然並非全部，但形成日本政府與普遍企業採行的做法──寄送機密資訊電子郵件時，附件以ZIP壓縮並加上密碼保護，再傳送密碼給對方。

延續多年下來，雖然有些爭議，但在當地職場文化定型之下，這幾年日本年輕員工一踏入職場，也就將之視為日常，不明白當初為何要這麼做。這不只形成一種商業習慣，甚至是商業禮儀，不論郵件附檔機敏與否，所有附檔信件都套用這種方式。

2020年PPAP一詞被提出，呼籲政府、企業廢除此習慣的聲浪高漲

不過，近年來，日本社會開始檢討這種附件ZIP加密碼的作法。

特別是在2020年任職於日本情報經濟社會推進協會（JIPDEC）的企劃室長大泰司章，引發熱議。他將附件ZIP加密碼的方式稱為PPAP，主張應檢討這樣的資安防護策略。而由於PPAP一詞，其實也是諧星PIKO太郎風行全球的洗腦歌，這不僅讓PPAP再度成為話題焦點，產生更多此議題的討論聲浪，並進一步引發日本政府與企業開始尋求改變。

具體而言，這裡PPAP的意思是：

P：Password付きZIPファイルを送ります
發送帶有密碼保護的ZIP壓縮檔文件
P：Passwordを送ります
寄送密碼
A：Aん号化（暗号化）
加密
P：Protocol
協定

衍生密碼固定、易遭暴力破解，以及無法掃毒等防護力不足問題

基本上，這種安全機制之所以使用廣泛，主要優點，就是對寄件者的操作很簡單，甚至相關解決方案提供自動發送密碼通知信的選項，可以幫助用戶將上傳附件自動ZIP加密碼、產生密碼，以及寄送密碼通知信，避免使用者疏於保護帶有機敏內容的附檔文件。此外，如果用戶不設定自動發送第二封的密碼通知信，可以避免寄錯信件的問題。

然而，此作法雖有便利性，但也一直被詬病或探討。舉例來說，收件者要找到密碼才能開啟，效率其實不高；而從安全性來看，附件ZIP加密碼將使收信端的惡意軟體掃描無法進行；至於密碼發送方式，以第二封通知信來傳送密碼，是同一管道傳遞，這其實並未提供很好的保護。此外，面對ZIP加密碼檔案的密碼，要暴力破解算是相對容易。

特別的是，大泰司章還將PPAP做出具體的分類。他指出，以完整的PPAP而言，就是全部附件都以ZIP加上密碼，而密碼發送方式上，是以第二封密碼通知信自動寄出。此外，若第二封的密碼通知信是手動發信，則屬於不完整的PPAP；若密碼會以不同管道通知，則是稍微程度的PPAP。他認為，依據機密性選擇是否加密附件，並將密碼以不同管道通知對方，相較之下，會比較合理。

日本NISC修正政府機關資訊安全對策統一標準

因此，近年日本資訊領域所討論的廢止PPAP，也就是要廢止多年來普遍採行的附件ZIP加密碼，且以同管道寄送密碼的方式，但這項行動並不易推行。

為加速改變這個傳統的防護習慣，在2020年11月，日本數位化改革大臣平井卓宣布，經提案討論後，日本內閣辦公室與內閣秘書處在11月26日廢除PPAP，意即會把附件ZIP加密碼，以及與密碼用同樣管道寄送的方式廢止。

同時，政府將與日本國家網路安全中心（NISC）合作，調查其他政府部會與機構的情況，並根據調查結果，來敦促各單位也跟進廢除採行這種方式，也將蒐集民間企業的意見，以持續改進。

後續，日本NISC也有動作，除了在2021年4月到5月間，請外界提供意見，以修正「政府機關資訊安全對策統一標準」的4大規範，到了7月，新版本正式發布，而關於PPAP的問題，在「政府機構資訊安全對策統一技術標準（令和3年度版）」中，內容有相應的調整。

事實上，在之前版本的規範中，已經指出用於解密加密資訊的密鑰，不得透過與加密資訊相同的管道發送，而在這次修訂中，第3.1.1(6)-2款項，更明確指出上述「密鑰」意即加密時要設置的密碼，因此，在這次修訂下，也等於更明確指出不允許使用PPAP。

日本多家企業宣布廢除PPAP
不只日本政府要廢除PPAP（附件ZIP加密碼與密碼同管道寄送的方式），日本大企業也跟進，例如，日立宣布在2021年12月13日起，不再發送與接收這類郵件，電信公司Internet Initiative Japan（IIJ）也宣布在2022年1月26日阻擋密碼壓縮附件的E-Mail。

在廢除PPAP的浪潮下，郵件附檔傳送的安全需重新審視

除了日本政府方面的改變，最近部分日本企業也開始響應，宣布廢除PPAP，例如前面提到的電機製造商Hitachi、電信業者IIJ與電信與媒體業SoftBank，而根據日本經濟新聞的報導，不使用PPAP的企業，還包括NEC、IBM日本、富士通、Freee、野村綜合研究所與NTT Data等，另有許多公司表示將重新審視這樣的機制。

對於這樣的趨勢，由於郵件安全業者很早就推出附件自動加密機制，ZIP加密壓縮檔即是一種方式，他們如何看待這樣的變化？

對此，同時經營日本市場的國內郵件與安全業者，網擎資訊產品行銷副總李孟秋表示，現在很多郵件安全產品或是CDR／檔案無害化的系統，都推出新功能，可自行設定攔下加密壓縮檔，自動或提醒使用者手動輸入密碼，以便檢查其中是否含有惡意檔案，但日本政府可能基於使用不便、有其他取代方案，因此要求機關停用PAPP，而網擎也實際看到日本有些郵件主機，直接阻擋含ZIP加密的附檔，例如，日本知名的會計人事SaaS服務商freee，已經這麼做。

上述CDR／檔案無害化系統，其實也是日本政府流行採用的解決方案，簡單來說，就是讓文件檔案中可能有害的內容元件去除，同時維持檔案的可用性。

此外，日本在討論擺脫PPAP的過程中，也有一派說法是，附檔加密會阻礙郵件歸檔備查的實用性，如果大部分主機間的郵件傳輸，已採用TLS加密、不擔心過程被截取，對於仍能用郵件傳輸的信件，直接用一般附檔寄送，好處較多。而過於機密的檔案，因ZIP密碼保護也可能被暴力破解，應採郵件附檔以外的安全傳遞機制為宜。

李孟秋並表示，以過去網擎資訊在日本市場的經驗，一旦政令公布，日本各地各機關推行的速度會非常快、民間企業也會跟著施行，這點跟目前看到的日本報導是相符的。

來自日本、提供郵件DLP的解決方案的廠商Hennge Taiwan表示，日本當地有相當多的解決方案，可提供郵件自動化附件ZIP加密，而在這次廢除PPAP的風潮之下，他們確實感受到一些差異，新聞報導之後，有許多日本客戶詢問替代方案，為了這樣的需求，他們甚至也成立專門的諮詢團隊。至於日本企業開始廢除PPAP的時間點，他們認為，大概是在2021年中有動作。

對於PPAP的爭議，資安廠商趨勢科技也表示，在2021年2月，由於Emotet病毒的事件，也讓日本關注PPAP是否確實對資安有所幫助。當時日本警察廳表示，發現日本IP位址有2.6萬件感染Emotet病毒，散布惡意連結或惡意文件。在攻擊方式上，Emotet會透過郵件夾帶惡意巨集的Excel或Word文件，或是帶有受密碼保護的ZIP檔。

另一家與此議題有關的資安端點防護業者精品科技，他們的X-FORT端點資料安全防護方案，也針對Outlook提供相關功能，可依收件者自動將附檔ZIP加密的功能，精品表示，在臺灣類似功能並不流行，因為根據他們的定義，這種ZIP加上密碼形式，其實仍算是明文，保護程度有限。而日本當地，由於這兩年政府推動數位轉型，開始積極上雲，因此單靠加密壓縮檔來保護已無法滿足需求，勢必要尋求更周延的作法。

而精品科技日本子公司FineArt Japan部長尾高功恭表示，他們現在也已經不使用PPAP，對於無機密性的檔案，主要直接用明文檔案寄送。有些客戶會自動刪除郵件附檔，有些會使用FADrive傳送檔案。精品並指出，目前尚無同時解決資訊洩漏，又兼顧惡意軟體防護的絕對方案，因此，資安廠商都還處於摸索階段。

至於替代方案上，在檔案分享方面，目前多數業者指出，郵件加密以連結方式傳送附檔，或是採用企業檔案雲來統一管理，會是相對較好的方式。而企業檔案雲的應用發展，也已有六七年之久。

整體而言，市面上有許多檔案安全傳送解決方案，近期日本開始檢討附件ZIP加密碼的必要性，對於使用同樣方式的臺灣企業而言，或許也要想想，這麼做是否適合？方便與安全該如何平衡？還是過去根本缺乏這方面的保護。

當然，以郵件傳輸安全面向而言，企業若有更高郵件加密安全防護需求，可利用PGP加密、S/MIME加密，或是PKI加密來保護，這些方案同樣都發展很多年。此外，使用企業檔案公有雲服務來傳輸檔案，可能是國內企業較普遍一些的檔案分享方式，但同樣是有風險要注意。

而接下來的報導，我們也將繼續探討，關於PPAP的安全疑慮與相關風險，以及現在郵件加密機制的變化，並探討安全文件交換的注意事項。

郵件安全的附件加密功能，可自動完成ZIP密碼加密傳送
除了PGP、S/MIME等電子郵件加密方法，郵件安全防護的附件加密機制，早年也已發展出多種形式，ZIP密碼加密傳送就是一種，並讓加密流程做到自動化，避免使用者疏於保護含有機敏內容的附件文件。（圖為網擎MailAudit Appliance管理介面）

附件加密設定方法多，其實有更安全的選擇

在郵件安全防護解決方案中，除了基於公開金鑰的郵件加密機制，針對附件加密的機制中，附件ZIP密碼加密傳送是管控方式之一，也是多年前即發展成熟的機制，許多的郵件安全防護廠商也都為市場提供類似的機制。

簡單來說，企業管理者可設定寄件政策，當掃描到員工寄送的郵件內容包含機敏資料時，可設定自動處理，而當中就有附件加密的功能模組。

基本上，簡易型的附件加密有很多種方式，單以附件ZIP密碼加密傳送而言，個別產品也可能還有不同的彈性設定的空間。例如，何種類型郵件要套用附件加密，密碼要由系統產生或使用者設定，而在密碼發送方式上，可以設定發給寄件者，再由寄件者從不同管道通知對方，但也可以只求方便，設定成隔10分鐘自動發送給收件者。這主要還是視企業本身的管理政策而定。

但在PPAP的議題之下，這種傳統習慣使用的保護方式，是否不必要或無效，確實成為現在企業關注的焦點。

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