【統一管理200間實驗室，1萬張紙本表單數位化】臺大醫院如何用IT管理實驗場所

盡管各大醫院近90%臨床工作早已無紙化，仍有些關鍵領域急需數位轉型，實驗室管理就是其一。

尤其，臺大醫院旗下擁有200多間的檢驗單位和實驗室，這些場所免不了存放高風險物品、可能引起毒化災，管理起來非常複雜。如何用IT控管這些場所和多樣物品，一直是臺大醫院思考的重要課題。

8年前，臺大醫院3位跨部門管理者聯手2位工程師，發起一項專案，從無到有打造出iLab實驗場所管理系統。現在，這套系統不只能數位化管理分散四處的上百間實驗室、動態追蹤數以萬計的危害品狀態與存放場所，還串聯起12大簽核流程，將原本紙本20天才能簽核的流程，縮短為最快2天就能完成，至今省下了1萬多張紙本表單。他們如何做到？

初衷是解決紙本管理痛點，還要強化災害應變

該專案核心成員、臺大醫院安全衛生室高級管理師魏玉雲指出，發起這項專案的起心動念，是要解決紙本管理的痛點。因為，臺大醫院旗下200多間實驗室，長久以來仰賴各自紙本記錄，包括實驗狀況、危害物品存量、風險評估、安全稽核和研究申請等內容，缺乏一套整合各實驗室資訊、統一管理的系統，很難一眼掌握所有實驗場所動態。

尤其，實驗室危險設備和危害品非常多樣，存量和使用狀況過去多記錄在紙本，由各自的管理單位或特定主管來控管，資訊不易共享，難以因應突發狀況。

「就像403大地震，造成東部一所大學實驗室電線走火、引發化學物質燃燒，若只靠紙本記錄，就很難即時應變。」魏玉雲點出，意外或災害來襲，單靠紙本作業，很難追蹤實驗室損害、盤點物品存量，要快速應變災害也更難了。

紙本管理問題不只如此，還拖慢了實驗室申請時間。另一位專案核心成員、臺大醫院核子醫學部醫事放射師呂惠敏舉例，每間實驗室依其特性和所具備的物品與設施，可分為生物性、化學性和輻射性等3類實驗操作危害類別，每一類都有對應的法定規範和操作限制，比如生物性得遵照疾管署的實驗規範、輻射性則要遵從原能會的規範，任何一位研究人員申請使用實驗室時，得依類別向醫院部門申請，該部門審查後才能使用。

過去，這個流程全靠紙本申請、傳遞，不只等待時間漫長，文件的來龍去脈也不易追蹤。而且，有些實驗室兼具多類危害特性，比如生物性、化學性、輻射性，申請者得根據這些類別，分別向不同單位遞出申請文件，儘管有些規定重疊，申請人還是得重複執行，造成了不少重工。而醫院每個月，也會依這些分類對實驗室進行定期巡檢，一間實驗室若具有3類特性，每個月就得接受3次巡檢，就算檢查內容重疊，還是要重複準備。這是紙本作業的另一痛點。

5人組隊開發，訂定9項關鍵系統要素

正因為這些困擾，2016年，魏玉雲、呂惠敏和臺大醫院檢驗醫學部組長李岱芬等3位業務承辦人，聯手發起系統開發專案、向醫院層級委員會提案。他們想藉助IT，來實現便利且即時的實驗室管理，特別是安全稽核、災害預防與因應。這個提案後來獲委員會大力支持，資訊室也立即撥出1名IT工程師和1位UI/UX設計師，來展開這項專案。

他們每周開會討論，定出3大系統策略目標，包括提高制度管理成效、強化實驗場所風險管制，以及加強災害預防整備，並根據這些目標，一一訂出系統功能要素。

比如，在第一個目標下，他們期望，系統要具備E化管理措施、降低實驗場所危害風險、改善研究審查效能等3個功能；在強化風險管制的目標中，系統則要備有實驗場所的空間分布圖資、危害物流布和危險設備資料，還要有針對危害操作的審查與現場稽查等功能。在最後一個目標中，系統要具備防災整備資訊，設計場域危害圖示與警示應用，以及研究人員管理和教育訓練等功能。

在這3大目標和9項系統功能要素的框架下，他們用2年時間，開發出第一版iLab實驗場所管理系統。

用IT串起實驗場所6大環節

「它串起人、機、料、法、環、研六大環節！」魏玉雲用一句話點出iLab的特色。

就「人」來說，系統納入實驗室負責人和使用者，比如計畫主持人和研究助理，並根據這些人的身份，提供相對應功能，像是研究助理只能操作特定申請。這個設計，解決了人員流動、教育訓練和紙本追蹤不易的痛點。

再來，「機」是指法定每年定期檢查的實驗室硬體設備，比如用於消毒的高壓滅菌鍋、離心機、排氣裝置，或是危害性較高的設備。

這些儀器納入系統管理，管理者平時就能追蹤實驗場所各類設備狀態，像是是否定期保養等。

「料」則是指生物性、化學性、輻射性等實驗室材料，系統結合了各自對應的「法」，也就是法規規範，來適時提醒使用者。比如告知使用者，在購入某些化學品前，得先經過申請才行。

團隊更格外重視對「法」的考量，尤其在安全警示設計上。比如，針對危害性化學品，系統會先篩選法定的化學品危害分類（如CNS15030），再自動計算各實驗場所的運作量、設定院內自訂的管制限量，要是實驗場所超出限量，就會以紅字警示，來確保實驗室安全。這個看似簡單的提醒，卻是過去紙本作業無法提供的。

還有一個類似做法是，系統自動判讀政府法規，如勞動部的化學品評估及分級管理措施規定、化學品分級管理運用手冊等，來抓取相關內容、提供安全操作建議，供使用者下載參考。

系統2大亮點：熱點編輯與稽核行動化

接下來是「環」，團隊設計了一個很特別的功能，是其他同類型系統少見的一大亮點。

那就是實驗室內部地圖的熱點編輯，「這個功能是IT的巧思！」魏玉雲說明，實驗室管理人可上傳場所平面圖，比如檢驗醫學部細菌室的平面圖，再拖拉危害品圖標（包括化學性、生物性和輻射性）到所在位置，還能隨時調整。這個自助式的編輯功能，不只能精確定位了危害品位置，還能在使用者點擊物品時，帶出物品的基本資料，如運作人員、存量、使用狀態，甚至是符合效期的安全資料表。

「這個資料表很重要！」因為它記錄了危害品基本資料、急救措施和滅火措施，「是發生事故時的重要參考。」魏玉雲繼續說，比起過往只能翻閱紙本，這個功能更能因應緊急狀況和災防應變。舉例來說，要是實驗室發生酸性酒精潑灑意外，使用者可從系統配置圖中，快速找到酸性酒精所在位置，查看安全資料表，來採取正確的急救和滅火措施。

至於「研」，是指研究申請，將過往紙本申請流程數位化。比如要申請研究計畫，管理者可在系統中，查看審查委員的特色，來指定分案、加速審核。同時，系統會層層列出申請所需的簽核關卡，方便申請人追蹤簽核狀態，解決了紙本申請文件來去不明的困擾。

除了這些，這套系統另一大亮點，就是其他同類型系統少見的內部安全稽核自動化和行動化設計。首先，系統有一套自住安全檢查表單，實驗室管理者可根據表單，自行設定自檢項目、指定適用場所。這時，系統會自動發送Email，來提醒各場所進行定期檢查，並自動統計、彙整各實驗場所的執行狀況，來供管理者檢視。系統還設計，安全檢查項目可按實驗室類型調整選用，避免了紙本作業的重工問題。

響應式網頁設計（RWD）也是特色之一，可在手機、平板、電腦等不同裝置上良好地呈現畫面，也支援拍照、錄影等功能。進行安全稽核時，稽核委員可以手拿平板，打開iLab系統，一邊巡檢、一邊在裝置上稽核實驗室預先填寫的自檢項目。要是實驗場所缺失，委員可以現場拍攝、直接上傳，回報到系統中留下紀錄。這個回報，還會觸發系統自動發送Email，來提醒實驗場所負責人改善和回覆。負責人能透過系統回覆改善內容，要是不配合，實驗場所功能會自動停用。這些就是安全稽核管理自動化和行動化的特點。

設計原則1：資料結構化

從零開始打造這套實驗室管理系統，雖然不用面對新舊系統介接的麻煩，但專案核心成員、參與系統開發的臺大醫院資訊室工程師余承泰點出，資料結構化才是開發這套系統的關鍵挑戰，要將紙本資料表單化，才能達到自動化、有效管理和搜尋，尤其是有效提供各種搜尋條件，來從大量資料中，篩出最正確的答案。

舉例來說，光是危害性化學品查詢這一項，臺大醫院實驗場所就有高達7,000筆登錄的化學品運作資料要處理。因此，要打造一個危害性化學品查詢功能，得先彙整200多間實驗場所的化學品清單，不只要定義各種化學品的用量和庫存量，還要有物質組成成分、危害分類等多個更細緻的關鍵類別，才有利於漏斗式和複選式的搜尋功能設計，好從龐大的資料量中篩選出答案。

資料沒有結構化、沒有一套好的分類，就會侷限使用者的搜尋方法，只能輸入明確的關鍵字，如Ethanol或乙醇，才能找到所需的化學品。

把握這個原則，他們打造出的危害性化學品搜尋頁面中，就提供了依法分類的27類危害性化學品，如爆炸物、易燃氣體、自反應物質等，來讓使用者點選，先進行第一波條件篩選，再進行不同目的的搜尋。

另一個例子是，他們根據結構化表單，設計一款搜尋功能，能以「易燃屬性」來找出含易燃物質的實驗場所，且搜尋後能自動加總各類易燃性化學品的儲存總量，並自動標註儲存量達到醫院管制的場所。這是因為，超過管制量的實驗場所，必須要有預防火災危害的安全措施，有了這個提醒，醫院可評估實驗場所安全性。再來，當職安或緊急狀況發生時，查詢者可清楚知道，實驗場所內有哪些易燃物質和運作量。

團隊建置系統的初衷，是要實現實驗場所安全管理和災害應變。因此在設計資料結構化時，就先將所有可以變成工具的資料完整分類，病原體及生物毒素的搜尋篩選也是一例，依結構化表單提供多條件共同篩選，像是「病原體類型」、「BSL等級」、「保存使用」等，來助使用者找出最準確的答案。這些細緻的搜尋體驗，都是資料結構化帶來的好處。

設計原則2：擴充性

另一方面，IT在設計系統時，對擴充性和便利性也下了不少功夫。

比如盡可能替使用者多想一步，將系統能處理的事件，盡量納入流程中，降低人工介入。以人員清單建置為例，串接了醫院既有的人事系統，將人事資料、組織架構和人員差勤等資料介接到iLab實驗場所管理系統中。

這麼做，管理員就不必手動輸入大量資料，不需定期更新。尤其，醫院實驗場所許多研究人員去留頻繁，串接既有資料，就不必煩惱刪除問題，還能保持資料的整潔。團隊點出，避免雜亂資料長期累積、導致系統變慢等問題，有利於未來系統的發展。

另一個例子是，IT將系統的人員教育訓練稽核部分，串接醫院既有的臺大醫院教育訓練管理系統（TMS），人員只要在TMS上觀看上課影片，或實體上課、透過NFC打卡，資料就會同步到實驗場所管理系統的人員教育訓練稽核中。如此一來，使用者就不必手動填寫修課資料，管理員也能同時查詢修課狀態，還能依每年需求，在系統設定人員今年的修課清單。這看似簡單的設計，卻替使用者省下了繁瑣作業的麻煩。

還有一個例子是，為快速找到分散在醫院院區各處的實驗場所，IT介接了醫院總務系統，來取得院區、棟別等地理資料，來讓巡檢員或不熟悉建築構造的使用者，輕鬆找到實驗室確切位置。同時，為因應突發狀況，IT也介接GIS圖資，要讓救難人員快速理解空間構造和精準位置，降低救災難度。

打造好系統的兩大加分項

這套系統自2019年上線後，團隊並未停步，還持續優化著，將單一平臺串聯更多設備和事件資料、更具正確性和即時性，不只成為院內使用者的愛用工具，也有不少外部大型機構都來詢問。

之所以廣受好評，團隊認為有2個加分項。首先，在專案啟動的第一天，UI/UX工程師就加入設計了。全程追蹤專案開發的臺大醫院資訊室主任陳權忠舉例，光是各欄位的字體大小統一、色調與操作介面的搭配，還有主要與次要資訊的編排、收整方式，就對使用者閱讀有很大的幫助，「能不受干擾、更快抓住重點。」

而專案核心成員最津津樂道的RWD跨裝置設計和實驗場所地圖熱點編輯功能，也是UI/UX工程師郭婕的巧思。她分享，在開發熱點編輯功能時，考量實驗場所眾多、實驗物品多樣且變化頻繁，若都交由IT更新，就無法即時呈現最新狀態。因此，她與團隊討論，決定以自助式方式，讓場所管理者上傳圖資、自行拖拉圖標，來標識3種危害品，且點擊該物品，能自動帶出關鍵訊息，讓操作更直覺流暢。

「我們嘗試讓UI/UI工程師在建置初期就介入，這套系統的整體使用者體驗非常好。」陳權忠表示，這個做法對一般商用軟體界來說很常見，但對醫學中心而言，還很稀罕。他期望，這次系統開發的成功經驗，能擴大到醫院其他IT專案上，讓系統具備功能性的同時，能兼顧操作友善性。

另一個加分項，則是李岱芬點出的關鍵：「因為我們感情很好。」她形容，IT與核心成員隨著專案前進，培養出默契，就像好朋友一樣，會替彼此多想一步。比如，IT在開發過程中，盡可能替使用者減少需人工介入的任務、整合數位流程，也願意耐心、以使用者懂得的語言來溝通。而核心成員則替IT擋下所有使用者林林總總的回饋或抱怨，「我們會保護我們的工程師，」李岱芬指出，他們擋下各種回饋，並非不將訊息傳遞給工程師，而是經過內部討論、消化精煉後，才將必要資訊轉告給IT，來更精準地優化系統。

就是這個互相替對方多想一步的舉動，讓成品人人買單。

下一步要納入RFID、BI和生成式AI問答

正因為這樣的默契，如何讓系統更完善，成為他們家常的對話內容。「目前有幾個擴充目標，」魏玉雲指出，首先是將RFID這類電子標籤工具，運用於化學物質、管制性病原和同位素等品項，作為實驗場所遠端監控、環控的資料，納入系統。如此一來，管理者就能更細緻地追蹤物品。

再來，他們也思考導入BI工具，透過分析儀表板來呈現實驗場所綜合概況。尤其，系統上線至今6年，累積不少實作數據，透過BI可讓管理者、營運高層了解所有實驗場所的基本狀態，可以用來打造特定危害品的儀表板，比如呈現化學性危害品的總量、使用變化等，來掌握實驗場所整體趨勢。

另一方面，看好生成式AI應用的發展，陳權忠點出，結合實驗場所相關資料庫，可採用RAG方式，來打造LLM驅動的問答Chatbot，來讓使用者詢問法規、實驗規範等問題，快速取得所需資訊。這3大方向，正是臺大醫院實驗場所管理系統要實現的下一步。

 ｜系統亮點1｜ 有別於常見的同類型系統，臺大醫院自建的實驗場所管理系統有個自助式的實驗場所內部地圖熱點編輯功能，管理者上傳實驗場所圖資後，可自行拖拉化學性、生物性和輻射性等危害物圖標（即圖中橘紅色標示）至存放位置，點擊還能帶出該危害物的關鍵資訊。圖片來源／臺大醫院

｜系統亮點2｜ 臺大醫院實驗場所管理系統還有安全稽核行動化的特點。這是因為，系統以RWD建置，可在手機、平板、電腦等裝置友善呈現，再搭配實驗室預先填寫的自行檢查表，稽核員可一邊巡視、一邊查看自檢選項。圖片來源／臺大醫院

盤點臺大醫院實驗場所管理系統重要功能

為管理旗下200多間實驗場所，臺大醫院8年前發起專案，自建一套iLab實驗場所管理系統，用IT串起人、機、料、法、環、研六大環節。其重點功能和亮點可細分為以下幾點：

人：系統納管實驗室負責人與使用者，包括計畫主持人、研究助理，依身份提供相對應功能，如研究助理只能操作特定申請。

機：納管法定每年定檢的實驗室硬體設備，管理者平時就能追蹤實驗場所各類設備狀態，如是否定期保養等。

料：納管生物性、化學性、輻射性等實驗場所材料

法：將法規結合上述材料，來告知管理者和使用者的操作限制，如安全警示、採購法遵，還能根據使用者操作的品項，如危害性化學品，自動判讀政府法規、抓取相關內容，整理成操作建議給使用者。另一個例子是參照法規，提供生物性、化學性、輻射性危害物定期回報功能，如針對生物性危害品，使用者可在系統按季回報病原體及生物毒素資訊。

環：實驗室內部地圖熱點編輯，管理人可上傳實驗室平面圖，再拖拉化學性、生物性和輻射性危害品圖標到物品所在位置，隨時都可調整。使用者點擊物品，會顯示物品的基本資料，如運作人員、存量、使用狀態，及符合效期的安全資料表，以利災害發生時快速應變。

研：即研究申請，管理者可在系統中查看審查委員特色，來指定分案、加速審核。申請者則能在系統查看層層簽核關卡，追蹤簽核狀態。

行動化：因系統以RWD方式建置，適用於手機、平板、電腦等裝置，實驗場所稽核員可一邊實地巡查，一邊在平板上檢核實驗室管理者預先填好的自檢表。要是有問題，也能現場拍照上傳，系統會自動通知管理者改善，並自動彙整各場所定檢狀況。

擴充性：如「人員清單」串接醫院既有的人事系統，不需管理員手動輸入資料、頻繁更改。「人員教育訓練稽核」串接既有的臺大醫院教育訓練管理系統（TMS），同步記錄修課情形。另也介接醫院總務系統與GIS圖資，來呈現分散各處的實驗場所和構造。

 結構化做法1 
臺大醫院旗下200多間實驗場所，光是登錄的化學性危害品運作資料就有7,000多筆，因此要設計有效的化學危害品查詢功能，就得先做好各實驗室平時記錄的表單欄位，危害品分類就是其中一項。如此，才有利於漏斗式和複選式的搜尋功能設計，好從大量資料中篩出答案。圖片來源／臺大醫院

 結構化做法2 
團隊建置系統的初衷，是要落實實驗場所安全管理和災害應變，因此在設計資料結構化時，就先將所有能變成工具的資料完整分類。病原體及生物毒素的搜尋篩選就是一例，根據結構化表單欄位，提供多條件篩選。圖片來源／臺大醫院