企業e化成功案例─集思國際會議顧問公司

集思國際會議顧問公司定位為提供國際會議服務的公司，成立於1991年，是臺灣做國際會議最老最久的公司，公司共計25人，國內許多大型會議都是該公司所主辦，過去代表的個案包括2000年世界資訊科技大會、2001財經高峰會議，以及2001亞太文化合作會議等。集思所提供的服務包括大會預算控管、接機／交通安排、議程規畫與執行、現場人力招募與配置、會場布置與動線規畫等，乍看之下其服務的進入障礙不高，不過當中的關鍵因素在於溝通，確保會議中系統無障礙與不間斷。

在我們e化歷程中第一階段，架構以電子郵件為核心的e化架構，以利與國外與會組織溝通聯繫，省下溝通成本以及過程中人力的浪費。在這一階段我們同時建構自有的網站，便於對外行銷溝通。在1997年執行第一階段的e化，我們與熟悉的專業Mail Hosting公司合作，將電子郵件系統架設於位於高雄的專業公司，並逐月支付Mail Hosting的租金，不過每當增加一個Mail Account則需另行支付費用，在機動狀況時難以處理。

在這一階段e化後，電子郵件傳遞速率低落，常常是早上傳、傍晚到，比快遞還不如，此外人員增減作Mail Account調整時，經常緩不濟急，而且成本高過於原先預期。舉例來說，當我們舉辦世界科技大會時，臨時員工為200至300人，主辦單位以及我們公司的人約有400人，在會期前為了聯繫工作事項，必須有大量且運作良好的的e-mail帳號，但是Mail Account調整常常跟不上我們作業的速率，此外，會期間廠商客戶以及大會間的講義資料傳輸的穩定度，也是我們遭遇的一大障礙。為了解決電子郵件系統運作不順暢，郵件量大且檔案內容多且不易一次完整接收，以及垃圾郵件過多，致使中毒率高，甚至禍及客戶等原因，我們展開了第二階段的e化工作。

接過第二階段的e化工作，電子郵件系統效益提升，郵件遞送效率明顯改善2倍以上，此外垃圾郵件不再，系統中毒情況明顯改善。雖然改善了上述的狀況，但仍有一部分的結果不是很理想，主要原因在於資訊系統運作不順暢，又找不到合適的人選來進行管理；新興科技的無線網路連結需求甚高，但評估不易且缺乏專業能力；各類國際會議場地與與會者需求互異，多半都需要架設網路連線，但網路連結架設成本過高，且難符合人數眾多的網路需求。

於是我們選擇了宏碁提供管理與維護的協助，固定月租費新臺幣6000元，如此一來，成本不僅能控制，還能妥善規畫，依需求逐項提升時，也不再毫無目的的包裹購買。此外，建構了無線網路，當人員增加、位置變更時可以更有彈性的進行反應。

至於當初集思國際選擇宏碁的主要原因在於考量本身沒有專業MIS人員，對於系統運作的維護完全沒有能力管理，而宏碁在這一方面恰好可以提供集思無匱乏的服務。此外，宏碁還提供沒有風險的e化服務，也就是說集思無須自行購買硬體而可以採用月租型態，去承擔評估與投資的不可預期風險，當然，最重要的是宏碁的品牌讓集思國際相信，未來公司的後續維護不會成為孤兒。