大部門買大，小部門就買小？

大部門的列印量一定大於小部門嗎？答案是：不一定。目前企業採購雷射印表機時，往往會淪於「大部門買大設備、小部門買小機器」的迷思，這也是印表機供應商要提醒企業的重點，印量需求才是最重要的考量。

同時，越來越多的印表機具備硬碟、記憶體，儼然已是一部小型主機，因此，印表機供應商都建議企業不宜再把印表機視為周邊，應該以主機為出發點，思考由印表機主體延伸出來的解決方案，才具有通盤考量。

企業採購辦公室列印設備有哪些迷思？從主機角度思考如何幫企業節省成本？哪些解決方案可供運用？以下就是印表機供應商的實戰經驗：自動折封機立大功

IBM系統事業處業務經理薛淑菁某次拜訪一家食品公司，離去前發現該公司門口堆置為數眾多的帳單待寄。薛淑菁開口問食品公司老闆：「這一堆有幾份？」食品公司老闆想了一下說：「大約3000份。」薛淑菁當下保證，只要採用自動折封機，立刻就可以幫公司省去郵寄與人工成本。

折封的郵資每份4元，而人工折疊的郵資每份5元，光在郵寄成本上，每寄出一份，就可以節省一元。其次，人工折封的時間成本可以併入印表機列印後段計算，大幅降低人工時間成本，人力也可以花在生產事物上。管理套件省去奔波

目前多家印表機廠商已提供相關的管理套件，不論企業內採用哪一家的印表機，都可以在MIS端統一監管。對於紙張用罄被誤以為損壞，或是碳粉更換等問題，MIS接獲問題後可教導自行更換。臺灣利盟總經理蔣文和就說：「可能換碳粉只要1分鐘，但卻在印表機旁聊了30分鐘，造成效率低落。」

部分公司的管理套件還可以設置上限，包括印量與可用額度。例如全錄的XCounter，在按下列印指令的瞬間，就可以紀錄列印流程，繼而改善會計計帳能力，追蹤列印成本。全錄自行統計的結果，是使用XCounter後，原本1年花費4.9億美元輸出成本的企業，可大幅降到7300萬美元。

研究機構Ashburnham Group指出，固定成本只佔企業費用的10％，後續隱藏成本高達90％。這個隱藏成本通常佔企業營收的2％，對某些企業而言，已經等於全部的IT預算。省下隱藏成本，IT預算就有著落了！影印機式計費也可以

如果企業不想支付硬體成本，租賃模式也是一種選擇。目前印表機廠商也提供租賃，但不完全是原廠自己來，有些部分由合作夥伴提供。具備列印與影印技術的Kyocera Mita，就採用影印機計費模式拿下許多案子。

Kyocera Mita標榜企業不需要支付任何硬體成本，但是必須向Kyocera Mita承租3年，3年期間採用影印機式的按張計費，且包含耗材與服務，3年後硬體設備歸企業所有。雖然有印表機廠商認為Kyocera Mita「豪賭」，但不可諱言的是，景氣不佳的年代，租賃不飭為開源的好方法。

臺灣Kyocera Mita產品副理紀旭銘就說：「企業對按張計費的租賃模式接受度越高，原廠的財務槓桿就越重，因為要購買機器租給企業使用。」採購無關部門大小

Samsung副總經理鄭德永與Epson影像科技事業群商用產品行銷副理劉仲宏的看法接近，認為企業對雷射印表機的迷思已經逐漸打破。不過，對於惠普市場經理史哲芳、或是全錄產品經理廖順德來說，都還有遇過拼命殺價，或是大部門指定買大機器、小部門只能購買小設備的企業。

史哲芳的看法是，規格升級、價格一樣，已經算是相對降價。而廖順德則是建議，採購設備不能單看部門大小，有時候3～5個人的財務部門，印量可能比大部門多，拼命殺價或按部門大小採購，都不是健康的模式。

臺灣全錄產品經理鄭宜立點出了另一個重點：「即便印表機具備雙面列印、整合列印的功能，但是要克服員工怕麻煩的設定門檻，還是要一段時間。」如果企業每年隱藏的文件輸出成本等於全年的IT預算，未來企業在撙節支出的過程中，可能要再開一堂「印表機實作」的教育訓練。