企業數位輸出成本還能再降10～30％？

卡紙確實令人抓狂，不但是卡紙造成的徬徨無助，更重要的，一旦這份文件輸出關係到企業營運，1分鐘的卡紙、停擺，就硬生生損失1分鐘。

企業文件輸出，從過去仰賴人工作業、影印機，到現在的印表機，隨著文件數位化，類比輸出工作的比重也在降低。而隨著技術的精進，雖然企業有黑白文件的需要，不過一遇到提案、設計，還是非要彩色文件不可。

有人形容彩色雷射印表機在企業文件的革命，就像是當年黑白電視機在一夕間被彩色電視機攻佔一樣。彩色，讓黑白變得普通，毫無招架之力。影印機、印表機共生

從數位革命、辦公室e化角度來看，一部類比式的影印機顯得格格不入。事實上，現在臺灣企業中，90％還是擁有影印機，將類比式影印機全面撤換成數位式影印機或雷射印表機的企業，在臺灣畢竟還是少數。

奇特的現象還不只如此。歸財務部管理的影印機印量，每個月可由印量計算出來，但是，數位文件輸出的雷射╱噴墨印表機，卻是由MIS掌管。

另外，在噴墨與雷射印表機間，如果不是特殊環境（如無塵室不適用雷射機種）或特殊需求（如設計、打樣），也要衡量成本與品質的平衡點。

根據Gartner Dataquest統計，如果企業可以有效管理文件輸出，每年約可降低10～30％的輸出成本。無紙化=無章法輸出？

雷射印表機確實具有高速度的列印優勢，但是設備本身的效能改善，反而可能造成企業成本無止盡擴張。臺灣全錄產品經理廖順榮就指出：「企業最可怕的潛在成本支出，就是不知道印了什麼、何時印、印了多少。」

對企業而言，一部數萬元的雷射印表機，並非企業高昂的持有設備，但是後續衍生的耗材、文件輸出、維修服務成本，要明顯量化更加困難。

原本無紙化概念的提出，原本希望數位文件取代紙張消耗，但是從印表機年年成長的曲線來看，無紙化理想越來越遠。IBM系統事業處業務經理薛淑菁就說：「無紙化不應該等於無章法的輸出。」就「無紙化」而言，今天應該擴大解釋，不是完全抹去紙張應用，而是更有效運用紙張。

某個層面來說，文件輸出設備等於企業生財工具。因為輸出的文件、報表、分析報告，都是為企業掙錢的工具。越有效管理，利潤的空間就越大。在降低成本的聲浪中，成本控制立竿見影。不看3年看現在？

企業不論持有雷射印表機或影印機，持有時間拉長到3年估算會較為準確。惠普影像列印暨消費通路事業群商用產品經理史哲芳表示：「採購雷射印表機，最怕低規潮（buy down trend），不看3年卻只看硬體成本。」

輸出設備的利潤頗豐，除了設備本身，耗材、維修……，都是文件輸出設備供應商賺取利潤的來源。以惠普為例，列印事業就貢獻了90％的利潤。 為了讓企業分期攤提持有成本，除了單機銷售，印表機供應商也開始搭售解決方案，或與通路商合作推廣租賃模式。

另外，自PC衍生出來的管理問題，也逐漸被延用在印表機的管理。當前多家印表機廠商自行開發管理套件，例如MIS透過單一監控系統得知印表機的問題何在，降低MIS排除問題的困難度與時間成本。

如何評斷企業對印量成本的掌握度？當你可以明確掌握影印機印量、紙張消耗，但是卻無法得知印表機印量、耗材用量、維修頻率……時，後續隱藏的潛在成本可能就是企業內的吸血蝙蝠。印量大就再採購新設備嗎？不如買套管理軟體，吸血設備與生財工具的界線，馬上一清二楚。