資料庫是企業的重要資產,如何整合散布各單位的資料以及資訊,快速的延伸其應用,就成為企業知識管理(KM)的重要一環。叡揚科技新版Vitals/KM2.0就結合自然語言技術,並新增自動化情報蒐集機制,可以擷取外部網站內容,並且在全文檢索功能外加入欄位及分類檢索。

叡揚科技企業電子化產品事業處研發經理劉勇麟表示,新推出的Vitals/KM2.0版本,增加的新功能主要是讓企業分享資訊更加的迅速,尤其在外部網站擷取功能部分,提供自動化即時簡報,並透過自動版面分析機制,可設定網頁抓取範圍,提供企業所需要的特定版面資訊,讓企業不僅止於內部知識分享,還可以藉由外部資訊提供給企業端完善的資訊需求。

此外,為了落實企業內部KM的推動,Vitals/KM2.0也提供績效報表、使用者排行榜、個人閱讀紀錄等機制,可顯示文件被哪些人讀過,或是熱門文件,作為企業端推動KM的幫手。同時也增加分批次檔案上傳機制,可以大量收集知識,以及顯示每個文件內有多少文件,便於使用者確認每個節點內的資料。透過系統化的分類架構,自動地將文件分門別類,減少人工處理資料的時間,也能讓企業員工在最短的時間內找到所需的文件或檔案。

該公司劉勇麟表示,根據之前所輔導的一個20人研發單位的KM導入案例來說,由於一般新人訓練及職務調動交接困難,這讓公司要花費許多的時間以及金錢去訓練新員工,然而利用企業內部分享的資訊,將可以讓非專業者能從事專業性的工作,同時也使得該企業新進人員訓練可以由6個月縮短至3個月。企業內部透過此知識管理系統的導入,可以每個月每人減少18.3小時尋找資料的時間,此外,該公司每年累積的有用知識文件增加至8400件,導入KM系統對於控管企業內部的知識增加有很大的幫助。

對於沒有導入KM系統的公司要尋找資料通常都要花費許多時間,同時也浪費相當的人力。劉勇麟表示,曾有個政府機關,為了一個專案而必須要調去年的相關資料,然而負責的員工剛好離職,要找出該檔案是放在哪位員工的電腦,以及從硬碟中找出檔案,就讓一位博士學位的員工花了1天半的時間才找到。KM系統的好處是,除了可以讓企業組織內分享知識以及資訊給其他人外,當發生人員異動時,可以留住其工作過程中的資料,讓企業資訊可以傳承不流失。


《何謂KM?》

KM知識管理(Knowledge Management)是一個廣泛的代表性名詞,包括公司內的腦力激盪、正式會議、非正式的討論、簡報等,各式各樣的資料收集和累積都是知識管理的一環。隨著科技的進步,知識管理被定義為一種具有完整規畫的系統,能夠持續地、普遍地收集人類智慧。許多資訊產品供應商也在近幾年開發出KM軟體,協助企業做內部的知識管理。

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