宏正5個月讓PLM起死回生

企業追求e 化的過程中，或多或少經歷過系統導入失敗的經驗，這恐怕也是資訊部門最大的惡夢。但宏正自動科技找出專案失敗關鍵，僅用了5個月重新導入新版系統，成功讓PLM起死回生。而讓他們可以在短時間內導入新系統的關鍵，除了採用可符合企業流程的PLM產品外，更重要的是充足的前製作業，以及後續的深化應用。

宏正自動科技（宏正）主要業務是設計、研發及生產KVM多電腦切換器，以及其他電腦周邊產品的製造。宏正自動科技資訊中心協理蔡本源表示，宏正相當重視技術創新，每年最少投入營收的10％在研發新產品，研發人員就占全公司員工總數的4分之1，因此，用來管理產品研發的PLM系統可視為宏正重要的核心系統之一。

宏正在2005年時即採用Oracle的PLM系統Agile 9.0，導入了PC（產品共同開發）模組、PPM（產品組合管理）模組、PQM（產品品質管理）模組，應用在研發文件管理、變更流程管控、產品開發專案管理等3個範圍。

盤點過去失敗原因
當時系統上線後，在實際運作時卻面臨了嚴峻的挑戰。分析宏正PLM專案失敗的原因，他表示，首先，Agile 9.0沒有提供足夠的API，不易與其他系統連結拋轉資料，也不利於企業針對特殊需求進行客製。比如，PLM的簽核組織資訊與人資系統沒有整合，無法在組織異動時進行即時修改，最後，他們只能完全依靠人工判斷文件的屬性，再指派給適合簽核的對象。
對宏正來說，人資系統資料自動拋轉之所以重要，是因為他們生產的產品具有少量多樣的特質，而不同產品的研發生產，會隨專案不同所要簽核的流程而不一樣，因此，組織與簽核流程會隨時變動。但在製造業中，研發設計圖又都是企業機密，僅具有權限的人才能閱覽文件，所以，人事與組織的異動必須能與PLM結合，企業才能確保研發文件簽核流程的正確性。
另外，舊版的使用介面也不夠友善，讓新進的研發人員無法快速熟悉系統的操作。

除了系統的問題之外，原先與PLM搭配的硬體效能也不夠好，所以系統內的設計圖檔存取效能不佳，研發人員等待文件顯示的時間冗長，甚至可達1分鐘之久。而且，當初導入PLM時，雖然聘請顧問協助，但後續企業內部沒有專門負責維運的IT人員，導致無人進行改善及負擔後續開發的工作。

蔡本源認為，這些種種問題，不僅造成主要使用者使用意願低落，也讓高階主管失去信心，不願意再投資PLM軟硬體的建置，惡性循環之下，也更不利於系統的運作。

解決效能問題重建信心，爭取軟體升級費用
所以，蔡本源在2009年11月到任後，為了解決該系統的問題，他先盤點了4年多來內部使用PLM意願低落的原因。最後他決定先改善系統效能來重建使用者與高層的信心開始，才有機會說服高層投入更多資金，進行系統的更換與增加人力維運。

蔡本源先進行三件事來短期改善以重建使用者信心。第一是進行軟硬體效能調整，讓Agile 9.0的平臺速度增快達原先的3倍。他先調整Oracle資料庫的參數，充分使用系統資源，像是提高資料庫伺服器記憶體的使用量。接著進行PLM資料掃除的工作，移除過時的系統log，再調整PLM系統參數改善資訊搜尋速度，同時，也更換了執行PLM資料庫與AP的實體伺服器，以提升硬體效能。

宏正自動科技資訊中心協理蔡本源認為，想要成功導入PLM不能單靠外部顧問，而必須在企業內部建立PLM專業團隊，才能確保讓企業後續有足夠的能力進行系統的維運。

第二，他建立了PLM專案團隊。首先要挑選兼具PLM使用者經驗及IT背景的人擔任專案經理，依此原則，最後他選擇了數位資料管理部副理鄒本枝兼任PLM的專案經理。他還另外聘任專業Oracle PLM開發及技術支援工程師，建立自主開發及支援人力的能力。

在效能提升與專案團隊建立後，他認為，最根本系統難用的問題還是得解決，所以，第三個工程就是進行新版系統Agile 9.3的POC，展示新版針對過往問題改良後的效果，例如，新版採Web 2.0設計支援拖拉功能，在Quick View、Navigator等操作介面上，都更易於使用者了解。

符合產業屬性流程、可彈性客製、最少維運人力是選擇新系統的三大考量
在重建使用者信心後，宏正在2010年5月正式導入新版PLM，再度選擇了Agile 9.3。

讓人好奇的是，如果企業導入某一廠牌的系統失敗，通常再選擇該廠牌的機率就不高，但宏正自動科技卻在第一次導入Oralce Agile不順利後，又再度選擇了同一廠牌產品。

事實上，宏正自動科技資訊中心協理蔡本源在選擇新版本時，並不是沒有考慮過其他品牌的同類產品，但他認為，「要在最少的時間成本滿足需求，才是最重要的。」

例如在他過往的工作經歷中，也接觸過PTC的產品。他認為，PTC類似平臺的性質，適用產業種類較多，而且產品設計的3D圖可以直接轉成BOM表架構，但是，相對來說硬體需求與開發的成本也高。他表示，企業內部PTC開發維運人力的規模都會超過10人，導入時間至少也都需要1年到1年半之間，以投入的成本來說，較適合年營業額在千億元以上的大企業。

比較起來，他認為，雖然Oracle Agile確有不足之處，像是圖檔無法直接轉成BOM表管理，不過，由於所需維運與開發僅1.5個人力，硬體需求也較低，對於宏正自動科技這種年營業額在幾十億元的企業來說反而是優勢。另外，新版增加了可供客製的API，彌補了舊版彈性不足的問題，而使用同一家廠牌的系統也有利於歷史資料的轉檔。

綜合而言，蔡本源在評選新版軟體時的需求就是，「為了快速導入，軟體要提供符合高科技後端製造業行業屬性的流程模組，同時，也要具有客製彈性以符合企業的特殊需求，並且，能以最少的人力開發維運PLM，以減少所需花費。」他說。

新版導入的模組與範圍與舊版相同，蔡本源表示，第一年的費用約500萬元，之後每年還須付22％的維護費，另外硬體設備約為50萬元，而與導入舊版不同的是，由於成立的PLM專案團隊已有專門開發人員，因此，這次宏正沒有再花費聘請顧問的費用。

從一開始導入到2010年10月的5個月中，宏正總共進行了20多種表單的流程管理、25種以上研發文件的文件管理與產品開發專案管理。


宏正自動科技在導入Agile 9.3後，進行了25種以上的文件管理，除了重新定義使用權限外，也利用了Document BOM架構，更有效管理各類文件。

系統可直接驅動客製程式
其中在流程管理的部分，為了更符合實際作業與流程需求，宏正簡化了簽核關卡程序。由於新版PLM提供了更多API，所以PLM得以整合人資系統，進行資料即時整合，同時，宏正也進一步將PLM整合了SAP ECC6.0中的專案成本、產品基本資料、成本資訊等部分，達到資料共享的目的。也因為新版開放了更多介入口，所以，讓他們自行開發程式得以與系統介接，讓系統自行驅動這些外掛程式。

這些新增的API，也讓宏正更容易客製使用者需要的功能。舉例來說，過去舊版並沒有支援文件回收（call back）的功能，所以員工送出簽核文件後，發現有錯想要回收文件進行修改，就得去找主管人工退回來才能修改。鄒本枝表示，過去由於舊版PLM沒有提供足夠的API，所以IT人員無法按照使用者的需求自行開發程式，而在新版中不僅提供較多API，同時也具有EventTrigger功能，透過該功能系統可直接驅動執行外掛程式，不需離開系統另外執行，因此，開發了文件回收的功能後，也能直接在系統執行。

一直到現在，新版PLM已順利運作超過半年的時間，導入了新版後，由於系統效能提升，宏正的PLM系統成為研發的核心。宏正目前在北美、比利時、英國、日本、韓國、中國大陸等地都有研發與生產據點，透過由臺灣統一管理的新版PLM系統，讓國外的研發部門再連回臺灣，有助於控管研發流程與權限，讓研發文件獲得更好的保護。

身為主要使用者的研管中心主任專員陳國浩就表示，過去PLM上的文件開啟速度很慢，研發人員都還是習慣用紙本的方式送簽，並不利於文件分享，但現在海外的技術人員只要獲得授權，就可以在限制列印的情況下，直接藉由系統看文件，研發人員使用的意願也隨之增高。

蔡本源表示，在導入新版PLM以後，不論在PPM或是PC的部分都能縮減作業時間。像是過去專案經理在處理專案報告時，都必須靠人工花費1天半的時間來製表，現在即時就能產生報表。

但他也不諱言，套裝功能仍有不足之處，得仰賴IT人員客製改善或是人為管理。

蔡本源表示，目前宏正遇到Agile 9.3的缺失有，PC模組的簽核人員無法利用組織架構進行簽核指派；PC模組的簽核人員無法與PPM模組有效整合，自動指派專案成員進行簽核；報表的彈性不符合宏正的需求，卻又沒有資料庫表格規格文件供參考，製作報表不易，這些問題目前都以客製的方式改善。

也有一些Agile 9.3產品的不足是以人為管理方式處理，像是PPM模組中無法利用行事曆排除國定假日或特殊排假，導致專案時程管理會有誤差；PC模組的流程無法動態修改，遇到流程有變動時，就必須重新設計與測試；沒有批次轉移該離職人員簽核表單之工具，針對離職人員工作轉換支援度不夠等問題。

未來將整合PLM與BI，以提供多元化績效管理報表
雖然宏正仍在針對部分系統不足進行改善，不過，從去年11月開始，宏正也更進一步進入了PLM擴大應用期。蔡本源認為，過去PLM上有很多資訊，卻沒有進一步應用，因此，他也開始透過PLM提供更多協助主管管理的功能。比如，目前正將專案管理機制和BI系統整合，以提供多元化的KPI報表，呈現產品研發關鍵決策資訊給高階主管、進行模具料號的BOM表管理以及強化整合異質系統，像是更密切的與ERP進行資料交換等。文⊙辜雅蕾

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