紙本個資也有個資稽核管理工具可用

臺灣系統整合廠商庫柏資訊針對紙本個資，推出紙本個資稽核文件管理系統docAudit，搭配掃描器、個資影像管理系統以及稽核報表系統。企業透過此產品將紙本個資電子化後，所有紙本資料的出入庫、借閱和歸還等，都由該電子化文件取代。由於該產品會記錄有個資的欄位位置，調閱個資資料時，則可以依照權限遮罩特定個資欄位，避免外洩。

庫柏資訊資深技術顧問張進丁表示，docAudit進行紙本文件自動化掃描時，可以自行依照需求設定分件條件，按固定頁數、特定條碼、隔頁紙或空白隔頁紙等作為自動分件的條件來儲存掃描檔，但一般文件管理系統多需人工設定分頁條件，掃描和存檔效率較差。

他指出，因為按頁儲存，使用者要調閱特定頁面資料時，不用下載完整文件，來加快特定頁面的瀏覽速度，也會透過加密過的快取頁面來加快其他人的調閱速度。

張進丁說，若是表格類的紙本個資，可以在系統記錄不同個資欄位的位置、大小，進行電子化文件調閱時，再根據使用者權限在不同個資的欄位予以遮罩，確保沒有權限的人不會看到不該看的個資。

此外，手寫文字在光學掃描辨識上仍有精準度的問題，他表示，若需要將紙本文件的個資登打到相關的系統內，直接提供紙本個資，立即有外洩的風險，若提供的是經過電子化的文件檔，可以直接在螢幕上調閱掃描的文件檔，並同時將呈現在螢幕上的個資，同步登打到相關的系統中。

庫柏資訊也預計在今年10月底，推出可以提供虛擬磁碟機形式的個資稽核文件管理系統，該虛擬磁碟機的映像檔則加密儲存在硬碟中，來避免資料外洩。文⊙黃彥棻