運用桌上型掃描器將文件數位化的Know-How

我們將一疊20張文件，掃進電腦中，在2分鐘內，就將40頁文件通通掃描好了。掃描器會自動開始一張一張掃描，透過軟體，也會將掃描的檔案存成電子檔，並轉成可搜尋文字的PDF檔。在這過程中，我們所要做的動作，只有將文件放入掃描器中，並按下掃描啟動鈕，等待的過程中，我們可以使用電腦繼續處理其他事情，相當方便。

文件數位化要有效率，才不會讓它成為個人的負擔，現在的桌上型掃描器就能夠適合我們隨手做好數位化的工作，但是，想要快速的掃描文件，我們應該先了解，有那些類型的文件需要掃描，並且事先設定好不同的掃描工作，才能讓我們的掃描工作更有效率，並利用掃描器提供的輔助功能，讓我們掃描後的檔案能夠符合預期，減少掃描失敗的情況發生，而不需要後製的動作來補救。

掃描過程需要注意的事項

我們從頭到尾來看掃描過程中，要注意的部分：

首先，先在你自己的電腦端放入掃描器所附的軟體光碟，以安裝驅動程式與其他應用軟體，完畢後，將掃描器插上電源，以USB線將設備與電腦連結，即可使用。我們只要將紙本文件放入掃描器中，按下掃描啟動鍵後，就已經開始執行文件數位化的動作。

掃描前的準備動作

為了讓掃描流程能夠自動且順利，我們將文件放入自動進紙器時，可以先將紙張「順」一下，用手撥動並對齊紙本邊緣，避免紙張黏在一起的情形，並注意文件放入的那一側是否平整，防止出現進紙不順的情形。原則上，掃描送紙時會從最下方的紙張開始送紙，所以在放紙時，第一頁的頁面應朝下，並依序排列紙張順序，所掃描出來的文件，就會按照我們的排列順序呈現。

這些桌上型掃描器都是A4尺寸的機種，但如果有A3的文件要掃描時怎麼辦？我們可以利用廠商提供的透明護膜（帶紙夾），將A3文件對折後，放入其中掃瞄即可。像是Fujitsu ScanSnap S1500掃描器，利用專門的帶紙夾，透過上方的條碼，讓機器在識別後，能自動將文件存成A3檔案。文件若是紙張老舊，擔心送紙時會破損，我們也能夠利用這種透明護膜來掃描，避免影響到掃瞄結果。不過，這個透明護膜算是掃描器的耗材，它本身的材質有經過特殊處理，各廠商在購買時均有提供。

針對書冊，你需要釘書針拔釘器，有時候也可能會需要刀片或是剪刀，甚至可以利用專門的裁切工具，讓文件拆成一張一張的，以便掃描。例如先將書本用刀片，從書本密合一側直的切下來，將書本剖成兩半，如果書本太厚，可以試著分為更多份，如此一來，較容易將書頁裁切成一張一張的。如果書籍仍要保持完整性，則必須使用平臺式的掃描設備，但這樣的方式顯然過於耗時。

建立適合的掃描設定

有時候，設定是件相當麻煩的事，為了讓數位化能夠做的輕鬆，應針對不同屬性的文件，先建立不同的掃描設定，未來只要套用相同設定即可直接掃描。

各掃描器廠商所提供的設定介面不盡相同，但設定的項目大同小異，僅部分功能有差異。在電腦端開啟掃描器的管理程式，我們可以決定掃描文件儲存的類型。一般以存成圖像檔與PDF檔為主，現在你還可多利用可搜尋的PDF檔案格式，讓文件在知識管理上，變得更方便。

在掃描解析度方面，也是掃描時的重要規格。它決定了掃描器辨識影像細節的能力，通常我們會依照掃描文件的特性加以調整，一般而言，文件採用300dpi的解析度，對大多數的頁面來說，此解析度所產生的文字最適於轉換。要注意的是，將解析度數值設定越高時，產生的檔案會比較大，掃描速度也可能會變得比較慢。如果頁面包含許多無法識別的字或文字過小，可以試著設定較高的解析度來掃描。

在掃描基本設定中，也可以選擇雙面／單面掃描、黑白／彩色掃描、選擇紙張尺寸等設定，當然，如果太多細節都需要設定，也是件很麻煩的事，有些掃描器便提供多項輔助功能，像是能夠自動刪除空白頁，自動分辨黑白文件，自動偵測紙張大小，甚至還有歪斜校正、自動紙張翻正的功能，以避免擺放進紙時的疏忽，而需要重新掃描文件或是後製調整，讓掃描工作能夠相當省事。

有些效果是部分掃描器才能夠做到的，像是想要得到更佳的文件效果，我們可以利用去除雜點、去除背景顏色、強調邊緣、或是過濾某種顏色（紅、藍、綠）等功能，讓文件能夠具有更好的辨識度。例如文件含有較深的底色，可使用過濾顏色的功能，或者是去除背景的功能，來試著得到較佳的文件效果。針對報紙、雜誌，我們也能以去除印刷網紋或波紋的功能，讓掃描結果較不受影響。

在多頁進紙時，有些掃描器也能以超音波偵測或是紙張長度偵測，來檢查是否重疊進紙，以暫停掃描的動作，避免錯誤的發生。此外，像是Fujitsu ScanSnap S1500還能提供分頁紙的設定，在多份檔案同時放入掃描器時，只要在不同檔案之間加入分頁紙，儲存時，就會自動將不同的文件存成不同的檔案，或者設備會自動辨識不同條碼，以儲存成不同的檔案。

綜合來說，建立這些掃描設定，能讓我們在掃描過程中，省去許多麻煩，我們可以從掃描器上，直接選擇9組預設工作，或是直接從電腦軟體中來選擇。在轉換成電子檔的過程中，我們還能夠運用電腦做其他事情，如此簡易的過程，對於使用者在數位化工作上，應有不小的幫助。

3款A4饋紙式掃描器功能比較表

Canon DR-3010的設定介面視窗較多，它可儲存9組掃描工作，要記錄更多組設定，可以另外啟動內附的Capture Perfect軟體，來執行掃描工作。

Fujitsu ScanSnap S1500的設定介面很直覺，可儲存的預設工作沒有數量上的限制，但是，不能從掃描設備上選擇工作設定。

精益SmartOffice PS286 Plus的設定介面很詳細，設定時先要依功能程式來選擇，同樣能記錄9組掃描工作。

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