運用掃描器將紙本文件快速數位化的訣竅

藉由掃描器將文件數位化，我們還應注意後續的數位文件管理，掃描器通常也會提供管理軟體，協助數位化資訊的管理。此外，掃描內容要能夠更有效地被運用，我們可以直接在掃描時，將檔案儲存成可以被搜尋內容的PDF檔，當我們想要找某個題材時，只要以關鍵字搜尋的方式，就能找到我們要的文件。

技巧1 利用掃描器內附的軟體，協助文件管理

將文件掃描成PDF檔後，有時你也需要在電腦前檢視一下掃描結果，例如掃描時有一頁順序反了。我們可以利用購買掃描器時所附的軟體，來核對這些文件，並輕易地來編輯這些文件。雖然掃描器提供了許多輔助功能，讓我們能夠掃描的更順利，但機器不是人，有時可能是自己的粗心，有時則可能是機器沒有判斷正確，有了軟體的協助，讓我們可以不用再花時間去掃描。

文件變成電子檔也是需要被管理的，才能更容易的找到所要的資料，搜尋資料時也能將範圍縮小，只要搜尋這個資料夾中的PDF文件，就能夠找到所要的資料。透過隨機所附的文件管理軟體，我們能夠很方便的做到這點。比如說，我們在Windows檔案總管瀏覽PDF文件時，我們只有在點到該文件時才能夠預覽，而這些隨機所附的文件管理軟體，能夠直接預覽資料夾中所有PDF文件的縮圖，在管理上，我們也能夠很快的將掃描好的文件，以拖曳的方式歸類到合適的資料夾中，相當方便。

像是Fujitsu ScanSnap系列，內附的ScanSnap Organizer管理軟體，能夠完整與掃描器結合運作。只要設定文件在掃描後，直接由此軟體開啟，並在資料夾中，直接以縮圖檢視PDF文件中的每個頁面。很特別的是，只要在黑白文件上用螢光筆圈起一段文字，掃描時便能夠自動建立關鍵字索引，顯現於ScanSnap Organizer的縮圖中。

精益科技SmartOffice P286 Plus則內附力新國際的全能影像經理軟體，這款文件處理軟體，在瀏覽縮圖方面，能夠支援多樣的檔案格式，像是PDF檔、Office檔，與各式圖檔。在文件處理上，能利用應用程式工具列，迅速處理檔案，或是轉換檔案。

而Canon DR-3010並未內附相關管理程式，其搭配的imageWARE Desktop和eCopy Desktop軟體，也都是在強調搭配文件管理軟體的應用方式，不過這2套軟體需以選購的方式另外購買。

綜合來說，文件管理應用可能需要大量的經費與人力，而個人文件數位化規模較小，要比企業應用簡單的多，我們能夠利用一些管理竅門與軟體，讓我們能夠有效的管理文件。

此外，在文件掃描的同時，也可能影響到數位化後的管理工作，所以，在掃描設定時，我們也能事先設定好儲存的位置與檔案命名方式，讓後續管理工作能夠更方便地進行，但是，藉由更專門的管理軟體，能夠以較直覺的方式，可以更進一步地去管理這些文件。畢竟，電腦雖然功能強大，也要經過管理，才能夠更有效地被運用。

技巧2 整合OCR辨識功能，讓文件不只是圖像

許多掃描器都具有光學文字辨識（OCR）的能力，為了讓數位化流程更容易，現在，利用掃描器的功能直接產出「可搜尋的PDF」檔，便能將原本的紙本文件更有效的被利用。

我們在掃描器設定上，選擇將檔案存成「可搜尋的PDF」時，通常也需要設定OCR的語言。像是中文紙本選擇中文語言辨識，英文紙本使用英文來辨識，基本上來說，目前中文的辨識能力比以往好很多，畢竟中文字形比其他拼音文字的語言，在辨識難度上較高。越高的辨識率，代表我們更容易找到文章的內容，要利用這些文字時，也只需要修改較少的地方。

我們試著掃描出一份中文「可搜尋的PDF」檔，在PDF上我們能夠精準的呈現原稿內容，我們試著選取其中的文字，複製並貼在記事本中，以檢驗中文的辨識率，雖然不能夠百分之百全部正確，但也能夠相當接近。

不過要注意的是，目前掃描器上內建的OCR功能，一次以辨識一種語言為主，在我們的使用環境中，以使用正體中文辨識居多，在辨識時，雖然能夠處理中、英文兩種語言，但英文的辨識上可能會較差，可能會發生半形字母變成全形字母，「y」會變成「γ」等情況。但如果設定以英文OCR來辨識文件，英文部分幾乎不會有什麼問題，但其中的中文字則無法辨識。

所以在建立「可搜尋的PDF」檔案時，要特別的注意，或是掃描之後再做檢查的動作。在設定時，可以針對中英文來分別設定不同的掃描工作，文件圖像較複雜或是不清楚，我們也可以設定較高的解析度，或是開啟其他特殊輔助功能，像是去除背景色，過濾顏色等方式，來加強文字的辨識能力。

技巧3利用基本的軟體與系統，便能搜尋到掃描文件的內容

以往將文件掃描後，多是保存為影像檔，並無法做搜尋應用，而文件要搜尋應用前，可能需要花上不少的人力與時間，幫資料建立索引。現在，只要建立「可搜尋的PDF」文件，讓我們能夠方便地找到資料，只要搭配相關的配套軟體即可。

在資料檢索上，除了依資料夾分類去搜尋，或是利用上述管理軟體預設的尋找功能，例如可以透過簡易的Windows搜尋功能，或者是利用免費的Google Desktop軟體，在系統建立索引後，即可將使用者所需要的相關資料迅速呈現出來。

對於可搜尋的PDF文件，我們可以不用花費心力去記住檔案名稱與儲存位置，只要利用搜尋關鍵字的方式，便能找到所需要的資料，而且電子文件的呈現與紙本完全一致。例如我們能夠利用免費的PDF工具，像是Adobe Reader、Foxit reader、PDF-XChange等PDF瀏覽器，透過搜尋功能，來搜尋目前文件中，或是指定資料夾中PDF文件的內容，這樣的資料檢索方式，讓我們在知識文件管理上，更容易且方便。

總而言之，現在的數位化工作，我們能藉由掃描器在前端輔助我們的掃描動作，而不用花太多時間手動處理，配合軟體程式應用，可以加強文件管理上的應用，同時也能夠讓文件內容更有效率的被利用。

精益科技SmartOffice PS286 Plus附有全能影像經理軟體，這是一款文件處理軟體，能夠支援多樣的檔案格式瀏覽縮圖，像是PDF檔、Office檔，與各式圖檔。並提供應用程式工具列，以便迅速處理檔案。

在存檔設定時，我們也能設定初步的管理方式，像是選擇指定的儲存位置，並在檔案的命名上，以時間或者自訂命名的方式，讓檔案有條理。

使用各式PDF瀏覽器，便可以搜尋到PDF的文件內容，可針對單一文件或整個資料夾，進行內文搜索。

何謂Searchable PDF?

在之前提到一種可辨識的PDF檔案格式，這是強化文件數位化的一種方式。Searchable PDF通常稱之為「可搜尋的PDF」，簡單說，就是檔案內的文字能夠被搜尋的PDF檔。

一般常見的PDF檔案，大部分仍是圖像檔，而這種「可搜尋的PDF」檔案，仍具有PDF檔案的特性，能呈現原始文件的外貌及完整性，並且在任何作業系統及應用程式中易於檢視、列印或分享，其中的內容文字，也能夠較容易的被重複利用，這對於常需要處理龐大資訊的人來說，加強了文件的實用性與應用性。

我們可以將「可搜尋的PDF」格式看成2個部分：「圖像層」與「文字層」。前者呈現出紙本文檔的原始樣貌，而後者是依靠文字光學辨識（OCR）所產生，所以我們選取文字並複製後，可以發現貼出後的文字可能並不相同，而直接閱讀PDF文件時，則與原稿完全一致。

除了掃描器之外，目前市面上，少部分的複合機與事務機廠商也提供此功能，像是Canon、富士全錄、Ricoh所推出的數位複合機，但要注意的是，這些功能可能是選配的。或者，我們也能夠直接購買專業的製作軟體，例如：ABBYY FineReader、IRIS ReadIRIS或Adobe Acrobat等軟體，將文件製作成「可搜尋的PDF」。

文字辨識軟體比較表

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