目前掃描設備的應用發展趨勢

隨著掃描器的應用發展，廠商也提供不同的應用方式，接下來我們整理出3種趨勢。

應用1 輕巧的可攜型掃描設備

除了桌上型的設備之外，廠商在近年也開始推出可隨身攜帶的產品。以往這種較小型的掃描應用，多是在名片數位化的管理上，尺寸為B5紙張尺寸。現在這些適用於文件掃描的設備，能夠支援掃描A4紙張，形狀較為細長，像是一支長條的鉛筆筒，攜帶上比一般桌上型掃描器更容易。

這類設備最大的特點在於適合攜帶，並且能夠不用外接電源，只要以2條USB線連接電腦即可，使用上的限制較小，能夠走到那掃到那。比較可惜的是，這類設備的掃描速度通常比較慢。而且多數產品所用的進紙方式為饋紙式，在使用上會比較麻煩。

以Fujitsu最近推出的可攜式掃描器ScanSnap S1300為例，它算是相當輕薄短小的產品，不過體積較其他可攜式產品稍大，主要原因是，它能夠以饋紙式的方式來送紙，一次可以放入10張文件，而一般可攜式設備通常採手動送紙的方式。

這臺掃描器的體積雖小，但功能大致上與桌上型的ScanSnap S1500差不多。它能夠支援雙面掃描、彩色掃描，並具有自動偵測文件的大小、刪除空白頁、歪斜校正、文件自動翻正等功能，也能夠將掃描文件變為「可搜尋的PDF」檔，讓掃描作業不在辦公室也能順利進行。

此外，ScanSnap S1300同樣附有名片管理軟體與PDF文件管理軟體，讓這臺產品的功能，幾乎能夠達到一般桌上型設備的使用效果。

應用2 只要一個掃描步驟，便能結合雲端應用

一般掃描的習慣是，將掃描結果直接儲存為檔案居多，但在掃描設定中，我們也能夠設定為「掃描至Email」與「掃描至應用程式開啟」，這兩種方式也已相當普及，但現在可以有不同的使用經驗，那就是將掃描與雲端結合。例如掃描至「Email」配合Google免費的Gmail服務，我們便能將文件掃描後寄出，而利用「掃描至應用程式開啟」功能，我們能夠直接將掃描結果發布至雲端筆記軟體，或是線上的網路免費空間，像是EverNote等軟體，讓資訊迅速儲存在雲端伺服器上。

而與企業平臺結合方面，有些廠商也特別提供整合好的功能，像是Fujitsu ScanSnap系列能夠將文件掃描至微軟SharePoint平臺。

這樣的使用方式能為我們帶來什麼好處呢？這樣的做法，在外出洽公時，只要打開筆電或是手機，便能夠隨時查閱資料。甚至是個人生活上的許多紙本資料，也能迅速數位化，減少個人事務的處理時間。

應用3 簡易的後端文件管理系統

以往文件的管理軟體價格，或是企業級的系統都相當昂貴，建置成本就是個門檻，而有些廠商則推出了一套結合掃描器與多功能伺服器的文件解決方案。以精益科技的ScanDMS為例，我們透過前端掃描器將文件掃描成可搜尋的PDF文件，並上傳至此平臺，讓所有資訊都能夠很方便地分享給線上使用者。我們也能夠快速找到內文相關檔案，只需至使用介面鍵入內文關鍵字即可輕鬆找到，或者是直覺地預覽文件縮圖，只要將滑鼠移到檔名附近，就會產生預覽圖像。

這樣的平臺也具有權限管理系統，可以針對搜尋、預覽、下載、刪除、上傳、轉寄等功能，設定不同權限給不同的使用者。

軟硬體的配合與各式應用，讓個人文件數位化更容易

過去電子化失敗的原因可能在於，文件數位化的步驟、流程不夠簡易，掃描後的文件只是換個地方保存，導致使用者不願養成習慣，或因不瞭解文件數位化後的管理形式而抗拒。

綜合來說，以前使用掃描器將文件做數位化的動作時，也只是成為影像檔，我們沒辦法有效的搜尋文件內容，在檔案數量相當多的時候，我們仍然不易找到該份文件，必須要依靠分類、檔名、或是一頁一頁地去尋找，這樣的數位化方式，只是將文件在保存方面很容易，但實質上並無法提升使用效率。現在，配合相對應的軟硬體，讓操作簡化，像是以前沒有搭配文字辨識技術，只能用系統去建立索引的方式，讓檔案容易被找到，而自動進紙器與輔助掃描功能的設計，也讓掃描工作不需要花費太多的步驟，便能夠獲得最佳的結果。

接下來，你該好好考慮如何做好備份及歸檔管理，這是紙本文件較不易處理的事，現在我們只要善加利用數位文件的特性，就可以輕鬆解決這些問題。

最後，以這樣的方式提高我們將手邊文件數位化的動力，進而發揮電子e化後的特色，但我們也要注意到一件事，這些數位文件的產生與保存，是否會影響到公司內部的安全管控呢？

如果會，企業應該更積極地建立自身的知識文件管理系統架構，讓掃描的資訊能集中管控並且設立權限，讓這些資源能夠以受管控的方式來共享。

只要連結兩條USB線就能夠掃描，如此可攜式的掃描工具，讓掃描功能可以隨處使用。

精益科技的ScanDMS系統，透過網頁式管理介面，能夠方便地在伺服器上搜尋資料。

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