新版Office強化企業安全性，並支援Power BI雲端運算分析

Office 2016在臺灣正式上市。新版具備四大特點，包括協同編輯功能、針對Windows 10設計、更加便利的樞杻分析與搜尋功能，以及企業應用安全。

台灣微軟應用暨服務管理事業部副總經理張恩言表示，很多使用者認為新舊版Office介面看起來差不多，但實際上，新版Office內部增加不少功能。他也以車子改款比喻，就好像車廠重視引擎和性能提升，外觀則沒有太大的修改。

張恩言也表示，訂閱Office 365的使用者，可以直接升級為Office 2016程式，而且訂閱期間擁有取得最新版本的權利。他也提到Office 2016 for Mac的例子，訂閱Office 365用戶在7月時就能優先取得，至於單機版本則是直到最近才上市。此外，Office未來的更新方式，除了每個月的安全性修補，預計一年會提供3次新功能升級，而對於企業用戶，可以由管理員控制安裝更新的頻率。

但除了鼓勵使用者改用Office 365訂閱服務之外，這次新版Office 2016，著重在企業應用強化，Excel能夠與Power BI共同運作，產生可與使用者互動的報表；而安全方面，也納入多重身分驗證、電子郵件機敏性資訊偵測功能。

而對於一般使用者而言，微軟在各應用程式加入小功能，例如智慧查閱（Smart Lookup），讓使用者可以在應用程式中，尋找文件內容的相關資料，而無須切換至瀏覽器。還有，新版Office支援Windows 10的連續模式（Continuum），也提供更順暢的操作體驗。整體而言，Office 2016在應用程式增加的新功能，雖然不顯眼，大多數卻相當實用。

支援多重驗證、電子郵件機敏性資訊偵測等企業安全性機制

在Office 2016，增加支援多重身分驗證機制、電子郵件附件機敏性資訊偵測，而資料外洩防護（DLP），則從以往只有Outlook提供，現在成為Word、Excel和PowerPoint的新功能。

對於導入Office 365的企業，新版Office Online支援多重驗證機制。例如在輸入密碼之外，系統也傳送驗證碼到手機，使用者必須輸入驗證碼，才能使用。

Outlook支援Exchange Server偵測附件檔案，有無機敏資料內容，提醒甚至封鎖使用者寄出郵件。而網管人員可由Exchange Server管理後臺，設定掃描政策，例如可偵測身分證字號、信用卡卡號等，避免資料外洩。

資料外洩防護（DLP）機制，以往只有Outlook提供，而在Office 2016中，Word、Excel與PowerPoint也加入這個機制。使用者可以指定能夠開啟檔案的對象，還能設定檔案的到期日，避免文件已經超過時效性後，仍被他人使用。

在新版Office線上平臺中，微軟也提供了企業內部的影音資料庫Office 365 Video，可做為教育訓練、傳達公司訊息等用途。而另一個由Skype Business延伸的服務，是可支援高達10,000人會議規模的Skype Meeting Broadcast服務。這兩項技術都是基於Azure Media Service平臺，微軟表示都內建相當豐富的安全機制。

在Office 2016中，微軟也調整了更新機制，包含在每個月的安全性更新之外，一年會有3次增加新功能的計畫，而企業用戶的網管人員，可以設定延遲接收功能性更新。另外，對於PC和行動裝置端，微軟也調整接收更新的方式，只有在這些裝置閒置時，才會下載更新檔案。

Excel支援Power BI，可快速資料分析，並且以互動式圖表呈現結果

這個版本的Excel開始支援Power BI，提供更強大的分析以及視覺化工具。此外，還能提供預測，並且加入新的圖表。

Excel可與Power BI雲端運算共同運作，Power BI內建4大工具，分別是Power Query正規化工具、Power Pivot分析工具，以及Power View和Power Map視覺化呈現工具。微軟表示，國外有使用者測試可分析高達1億6千萬筆資料，而與我們簡報的講師使用筆記型電腦執行運算和展示，他說都能勝任，分析速度也很快。

Power Query可將資料正規化（上圖），在新版Excel 2016中，還能支援多個檔案合併（下圖），在企業中，多個分公司彙集資料到總公司，不需要再透過人工整併，這個新功能相當實用。

Power Pivot提供了Excel樞杻分析能力。而現在更支援多資料庫的關連，這也是Excel 2016的新功能。

Power View（上圖）與Power Map（下圖）是兩種視覺化呈現方式，並可與使用者互動。以上圖Power View而言，使用者可以隨時切換，瀏覽各類型產品有那些項目，以及單一產品的銷售情形。而Power Map可以針對不同的地區數據，在地圖上呈現。同時，使用者可透過下方的時間軸，瀏覽不同時間點的數據分布，也可以選擇自動播放，或是儲存成影片，在網站或其他程式使用。

新版Excel 2016可依據現有的數據（藍色趨勢線），對未來情勢加以評估（橘色與黃色趨勢線），可提供一定的參考資訊。

這次新版Excel提供新的多種圖表呈現方式，分別是左上的樹狀圖、右上的放射狀圖、左下的柏拉圖，以及右下的盒鬚圖。其中盒鬚圖是以中位數與四分數位呈現，相當特別。

工作效率及使用體驗增強

雖然在Office 2016主打即時協作編輯功能，不過我們認為，這項功能的支援，實質意義是企業除了在架設SharePoint之外，現在也可以直接透過雲端（OneDrive或OneDrive Business）即時共同編輯文件。

而在整合協作作業之外，有些小功能可以讓使用者減少使用上時間的浪費，包括Tellme查找功能，對於比較少用的指令，使用者可直接搜尋，不用從選單中尋找；而智慧查閱，使用者可以對於文件內的文字，執行線上搜尋相關資料，而不用跳出應用程式，再開啟瀏覽器視窗；PowerPoint內建螢幕錄影，可以指定螢幕要錄影的範圍，並且能夠另存成mp4檔案，供其他程式使用。

針對Windows 10二合一筆電，Office 2016整合了連續模式，可在平板模式與電腦模式中自動切換，而Outlook 2016更為觸控使用者新增右方的工具列，操作更加方便。

對於使用者而言，Office這個軟體功能已經相當強大，功能玲瑯滿目。有時候一下子突然想不起來，某個功能在那個位置，這個時候在Tellme搜尋框（中文版顯示「告訴我您想要執行的動作」）中，輸入相關文字，這個搜尋框就能直接顯示有關功能，供使用者點選執行。

對於文件上的內容，想要找尋有關的資料，現在Word、Excel、PowerPoint內建智慧查閱（Smart Lookup）功能，直接搜尋後，會在右側呈現相關的圖片與資訊。這項功能使用Bing搜尋引擎，但使用者可透過Office市集，下載增益集（下圖），就可以換成其他搜尋引擎。例如講師現場示範安裝圖中的Search The Web增益集，就能改用Google搜尋。

PowerPoint內建螢幕錄影功能，可以將畫面操作，與使用者的聲音錄下來。錄影功能還可以指定範圍，而回到PowerPoint之後，這段影片也能以mp4檔案輸出，做為其他用途。

在Windows 10中，當使用者切換至平板模式，除了像Office 2013會將圖示間距加大，其中，Outlook 2016還會顯示右方的功能按鈕，讓觸控操作更方便。