iT自救術─辦公室文書處理軟體簡介

文書處理可說是電腦用途中最重要的項目了！一般人說明買電腦的用途時，不外乎「上上網啦！做做文書處理啦……」這樣的說詞。
但是出門到公司上班，總是得有點「專業技能」，把文書處理的技巧學得熟練點，厲害點是吧！總不能到了公司跟老闆說，「對不起我的檔案存到不知道哪裡去了，找不到了……。」

所以，我們就先從辦公室軟體的「80/20法則」開始研究，是學習其專業技能的一個不錯的開始。

80/20原則的世界
電腦發展至今，很多軟體的功能也許不盡如人意（比方說，你還無法直接用腦波把文字輸入到電腦裡），但大多軟體（尤其是知名的商業軟體）已經歷經多次改版。每一次的改版，加入新功能是必然的工作（不然幹麼改版？）。但如果你卻只是一個初出茅廬的企業工作者，才剛接觸各種商業軟體，是否會有無所適從的感覺？「功能好多啊？不知道從何下手……」

這很正常，因為大多數的軟體都是以「80/20法則」演化成今日的面貌的。

「什麼是80/20法則？」「軟體也會演化？」

以Word這類的商業軟體而言，初期的版本真的就只能讓你「把字打進去」，幾乎就如同純文字編輯器罷了。慢慢慢慢的，隨著使用者的要求，再加入段落重排、字體變化、樣式調整、頁首/頁尾功能、大綱模式、印表機支援……。確實，軟體的演進很像是生物的演化一般，逐步從單細胞生物演化成複雜的生物。

軟體演化過程中，一般人常用到的其實還是最基本的那幾個功能罷了。用80/20法則的術語來描述，就是「80％的使用者，只用到該軟體20％的功能」。但偶而你剛好會碰到某一特別的需求，這時你又卻又希望你的軟體要有此功能。我舉個例子好了，假設你會用Word，曾用過Word，會打字、存檔，但從沒用過所謂的「目錄」功能。可是當你第一天上班，老闆交待你編寫產品使用手冊，手冊最前面需要一份目錄，請問各位，這目錄你要如何產生？自己計算各大標題所在的頁碼，手動產生？

那你會累死！但是，如果你從沒用過Word的「插入目錄」功能，你又能怎麼辦？

所以，再換句話說，軟體（像是Word）的20％的功能用於一般用途，但80％的特殊功能卻也不能缺乏。」畢竟「人生就像巧克力，你不打開包裝把巧克力吃下之前，你永遠不知道會吃到什麼口味！」軟體也是一樣，一定得把所有功能齊備，才能夠滿足所有的客戶。

但這通常可害慘了初學者就是。

辦公室軟體的源流
了解了80/20原則後，我們來看看文書處理軟體的發展過程。

古早以前，文書處理軟體一套賣450美元，不過當時的軟體大多單打獨鬥，從最早的WordStar、WordPerfect，到後來的Word、Ami Pro，軟體都是一套一套的賣。當時商業軟體的主要客戶是公司行號，因為只有企業用戶才買得起。

等到Windows（尤其是Windows 3.0/3.1）出現並流行之後，Microsoft首開風氣，把旗下的多套產品組成所謂的Office套餐來賣。Microsoft身為Windows的研發廠商，又有（應該是）世界最大的軟體研發團隊，所以其Office套餐軟體確實和Windows合作無間，而Office的軟體之間（Word、Excel、PowerPoint……）也確實能夠緊密結合。從此以後，Microsoft Office漸漸成為辦公室套餐軟體的主流產品。

但其他廠商也不是坐以待斃就是（至少一開始不是），Lotus公司曾經是世界第一的軟體公司，公司規模一度超越Microsoft，因此該公司買下了Ami Pro這套當時很知名的文書處理軟體，和自己的Lotus 1-2-3等等軟體也搭配成辦公室套餐軟體發行，打算和為Microsoft競逐辦公室套餐軟體的市場，一時間聲勢也頗為驚人。

除此之外，當時另一個重量級玩家是以繪圖軟體聞名的Corel公司，該公司買下了WordPerfect之後，也搭配一些採購而來的其他軟體組成套餐，也出來搶市場。

其他廠商的產品，若單獨來看都有其可取之處。以Ami Pro來說，當時就是一套「易於使用」的文書處理軟體，相當知名；Freelance Graphics也曾經是評價高於PowerPoint的簡報軟體；WordPerfect也有其特殊的「利基」功能。但其他廠商的產品大多是拼湊而來，單打獨鬥也許不錯，但整體性不若Microsoft Office來得好。所以雖然都曾有一段風光歲月，但後來卻只能漸漸淡出了主流市場。

辦公室套餐軟體現況
目前臺灣市場上，企業用的主流文書處理產品，以Office裡面的Word最受歡迎，其實這很合理。畢竟Microsoft算是蠻早就開始耕耘中文的Windows套裝軟體市場，投入時間比任何一家廠商都早。而Word歷經多次改版，該有的功能，該解決的問題，大概都不勞您費心（早已解決了）。臺灣的套裝市場規模又不大，其他產品的生存空間就被Microsoft排擠掉了，所以辦公室文書處理軟體就形成了Word獨大的情況。如今，凡是「出來外面跑」的工作者，若說不會Word應該是說不過去的。

在美國市場，因為市場大，所以還有其他產品生存的空間。舉例來說，Corel公司的套餐軟體名曰WordPerfect Office，如今仍然在市面上販售，其Professional版一套要賣399.99美元。從名稱上你就可以看出，文書處理功能仍然是其主打項目。至於以燒錄軟體知名的Ashampoo公司，旗下也有一套Ashampoo Office 2008。Sun公司也有一套StarOffice，以上這些都是要付費購買的Office套餐軟體，只是後面兩套的價格相當平易近人，而且甚至有正體中文介面。不過這幾套軟體在臺灣幾乎沒有用戶──至少我個人是沒見過就是。

免費套餐軟體現況
有意思的是，由於PC軟、硬體的成熟，如今有所謂的「自由軟體」。其中最有名的一個，首推由Sun捐贈，如今由相關社群負責維護、發行的OpenOffice.org辦公室套餐軟體了。這套軟體結合了文書處理、試算表、簡報、資料庫等功能，發行至今其最新版本是3.0。

OpenOfffice.org（簡稱為OOo）早期的發展並非一帆風順，雖然免費，但使用者仍對這套軟體有很大的疑慮。第一個疑慮是這套軟體早期的穩定性並不好，常有使用者使用一陣子之後，就造成檔案完全損毀、開啟不了的情形。這種事情要是常常發生，恐怕會讓大多數使用者心臟病發作。第二個疑慮則是由於Microsoft已經建立了一個Office檔案格式標準，當時Microsoft又沒有公開這些格式（現在已經公開了），因此OpenOffice.org就無法與之產生極佳的相容性。雖然他們當時也希望教育使用者換用更開放的檔案格式，但檔案格式牽涉到檔案流通性的問題，並非一朝一夕可以扭轉的（你自己可以用特別的檔案格式，但是你可以強迫你客戶也用嗎？）。

直到OpenOffice.org發行到2.4版之後，這套產品的穩定性、易用性等已經累積了一定程度的口碑。如今這套產品的最新版本是3.0，且支援正體中文介面，已經成為不可忽視的辦公室套餐軟體新勢力。
這套產品的另一個優勢是「跨平臺」，多數PC可用的作業系統都有OpenOffice.org可以下載使用，完全免費。

值得一提的是，另外還有一套OxygenOffice Professional，定位為OpenOffice.ogr的進階版，提供更豐富的套件、模組、樣本、字體、圖形和程式開發能力等等。雖然這套OOOP（O2OP）還沒有正體中文介面的版本，但對於喜歡「功能眾多」的進階使用者而言，也是個可以抓來玩玩的對象。

最近IBM公司也開始提供Lotus Symphony的辦公室套餐軟體，提供免費的下載使用（需填資料後下載）。不過這個套餐只有最常見的三個成員（文書處理、試算表和簡報），功能不若OpenOffice.org那般眾多。我個人不知道這產品是否是由以前的Lotus SmartSuite修改而成，如果是，那倒也是美事一樁，畢竟多些免費的產品不會是大家的損失。

本期結語：檔案格式還亂著呢
上面所介紹的，這麼多的辦公室套餐軟體中，每一個套餐的成員，都有自己的檔案格式。由於Microsoft的Office最為常見，因此其檔案格式也就成為（目前的）世界標準。

但是，這也形成一種「壁壘」。

以Microsoft Word而言，當你使用舊版的Word（像是Word 2003），預設的存檔副檔名為.doc，並使用Word 2003的專屬格式。其他軟體為了讓使用者接受，於是就必須花很多的心力去「逆向工程」，研究該檔案的格式並設法與之相容。由於逆向工程是個複雜的事情，而Word多次改版，其檔案格式累積了一定的複雜度，一般廠商就算能夠「破解」，也難保不會有「走樣」的情形。也就是說，如果你用其他非Microsoft的文書處理軟體，存起來的檔案可能是Word可以開的.doc文件，但拿到Word上一開，樣式可能會整個「跑掉」。

其他廠商其實可以不要管Word的.doc的，自行開發屬於自己的文件格式即可。但這麼一來，使用者卻又失去了文件的「流通性」（因為畢竟Word最受歡迎），因而不敢使用這些「其他文書處理軟體」。照此說來，Microsoft製造的「檔案格式壁壘」對該公司來說是件好事，可以提高自己產品的競爭門檻。

但時至今日，大家需要更「開放」的功能，壁壘有時會傷害自己，不見得都是好事。比方說，有些國家就認定：如果辦公室產品採用封閉的文件格式，那就從政府機關的「採用條例」中封殺這類產品算了。因此，如今Microsoft順應潮流，也公開了許多Office的文件格式。

其他廠商的做法則是：乾脆定義一個最新、最完備的文件格式，讓所有軟體都能遵循這格式以開發自己的產品（像是OpenDocument format，.odf），據稱Microsoft以後也將支持此標準。

在ODF廣為流傳之前，目前其實已經有很多常見的「共通文件標準」，Microsoft XPS是一種，Adobe的PDF是另一種，這類文件標準建立在「僅讀」的用途，可以很方便的流傳並列印（除非被加密了），但這類格式的檔案並無法很方便的被編修，和上述ODF的目標是不同的。

簡而言之就是：目前各家還有各家的標準，「更好」的標準還在醞釀中，所有軟體都完整的支援還沒有那麼快。所以使用者在存檔時，就非得根據用途選對格式才行。

這些細節，會在日後的本欄內容再仔細說明。