IT人甘苦談：用文件協助軟體專案管理的祕訣

IT人物─羅珮尹
NEC系統事業群企業System部企業二課主任

●工作內容：CRM系統、會員紅利集點系統、財務系統、零售業ERP需求分析、系統規畫與專案管理。
●學經歷：國際商業專科學校觀光科畢業，曾任柳沼工業成本會計人員，後擔任NEC系統導入需求分析專員。曾參與統一超商二代POS系統會計系統規畫及開發，夢時代、阪急百貨會員紅利集點系統，以及CRM系統整體規畫與建置。

NEC系統事業群企業System部企業二課主任羅珮尹累積多種商業實務經驗，以需求分析的角色進入軟體工程的協同開發環境，並落實嚴謹文件製作態度，完成多項大型專案

曾經參與統一超商二代POS系統開發，NEC系統事業群企業System部企業二課主任羅珮尹，目前正負責G-STORE自助加油站系統規畫與專案管理。在軟體專案開發工作十多年，她最初接觸這個領域的機緣相當特別，是先擔任需求訪談專員，而非像多數軟體專案經理人，是由程式開發工作起家的。

歷經各種職務歷練，累積專案開發能力

羅珮尹最初踏入開發這個新世界，是由需求分析等上游工程開始的，這發展的途徑很不一樣。事實上，當時剛從學校畢業的她，先在柳沼工業擔任廠長助理，而該工廠主要的產品是馬達外殼。在柳沼，所面對的問題都是工廠第一線的狀況，後來適逢進出口業務的人員請產假，她轉任該工作，等原來負責的人員回到工作崗位後，羅珮尹就被調到會計部門，擔任成本分析的工作。

因緣際會在製造業轉了一圈，讓羅珮尹接觸該行業的各部門，因此了解許多整體流程，而擔任會計職務，也是她初次進入商務電腦系統世界的契機。羅珮尹說，當時擔任會計時，公司引進NEC的N5200主機，透過NEC工程師指導，她就開始利用系統上的試算表工具製作帳務，以往人工計算要好幾天，改由電腦計算當天就能完成了，也因此開始對電腦系統產生興趣。

在柳沼任職2年後，由於對於製造業的商務流程頗為熟悉，羅珮尹就憑這樣的經歷進入一家軟體公司，主要的工作，就是到第一線與廠商訪談，以了解客戶對於系統的功能需求，輔助系統開發人員製作系統，這也是她接觸軟體開發的起點。之後經由朋友介紹，進入NEC任職訪談專員。

進入NEC後，羅珮尹訪談之餘也會接觸系統開發，她此時才開始真正在實務運用上撰寫程式，當時使用的程式語言為COBOL，但這對她來說並不特別陌生，因為當時的商科均有開設相關學程，所以早在專科4、5年級時，她就已經學會這套程式語言。羅珮尹回憶，當時長官交付給她的第一支程式，是要具備多行建檔的功能，還要支援跳頁。開發這支程式對於COBOL來說，難度相當高，羅珮尹說，生平第一支程式，花了她整整兩個星期，期間看書、請教其他同事，並找其他功能相似的程式來參考，好不容易才完成。此後她撰寫程式的能力就大幅提升，接手功能較單純的程式，就覺得難度不高，有時候一天甚至可以完成3支基本維護的程式。

雖然自己是先接觸上游工程，之後才回頭撰寫程式，羅珮尹認為專案開發最好還是從程式撰寫開始，畢竟程式撰寫才是訓練系統開發邏輯的不二途徑，有了清楚的邏輯之後，才能建構程式規畫。對於想投入專案開發的資訊人，羅珮尹建議用約1到2年的時間寫程式，且期間要一直投入專案程式開發，久而久之邏輯能力就會提升。她覺得，程式開發其實沒什麼訣竅，重點就是細心、耐心與嚴謹，而這三點不論從基礎程式開發，到專案上游的需求分析工程都一樣重要。

用書面文件反覆確認需求，避免事後功能變更頻繁

臺灣的程式開發人員素質都不差，但經歷多項大型專案的羅珮尹認為，大部分人缺乏文件製作規範與養成，特別是在上游工程的分析文件。在開發POS系統時，由於跟其他外包廠商合作，她發現他們大多缺乏製作完整說明文件的習慣，而且在跟客戶確認需求時，工程師可能透過一通電話，聽了客戶描述的狀況，就開始著手撰寫程式了，而沒有規格文件與客戶進一步確認，等到彼此再會談時，大概都是功能開發完成，確認驗收的階段，而客戶也都是在這個時候，才發現寫好的系統功能與先前的需求認定之間，有很大的落差。

這種情況下產出的系統，常常會跟對方想要的式樣不同，也因此客戶都會提出系統功能調整。而在這時候修改程式，牽涉到的關聯問題，如函式呼叫或資料庫連結等，比初始規畫時還複雜，往往改了又改，非但沒有符合客戶需求，還會因此產生許多Bug。

在完成一開始的需求分析後，就應該要依照其結構與功能開發，要避免在系統開發過程中調整需求。羅珮尹說，在了解需求時，應該要反覆確認，並以書面文件記錄會議過程或協商內容，才能確認業務流程的正確性，並確定系統開發的範圍，以免認知上有灰色地帶。


留下詳細文件供後人維護，是每個開發團隊應負起的責任

除了在需求確認要有詳細文件記載外，程式開發過程還需要在每個環節，充分製作文件記錄，如編撰機能設計書，確認系統整體結構呈現。如果在開發過程中，有詳實的結構文件輔助，就能於功能調整中，找出各個程式間的關聯，日後修改時就可以針對這些異動一起調整，減少程式連帶產生的問題。

在系統開發過程中，若是沒有詳細結構文件，要修改功能非常麻煩，羅珮尹在承接某個POS系統時，就曾經遇到類似情況。當時廠商要將自行開發的系統委外管理，並於系統上增加一些新功能，不過由於先前的開發團隊，並沒有留下相關文件，只有原始程式碼，而且當時的開發人員們皆已離職。

面對這種狀況，羅珮尹只能先讓團隊藉由程式碼回推原本系統架構，然後於新功能開發出來後，逐一與每支程式測試，花了將近3個月才將系統調整至最佳化，而整個系統全面穩定運作，花費約1年的時間。

在每個開發環節製作完善開發文件，並與客戶重覆確認，對於系統問題釐清有很大的幫助。有時候系統運作出了狀況，若從技術層面來看，其實是個小問題，只要稍稍調整就能修正，但這個問題可能會在商務系統運作時，產生不可預期的鉅量損失。羅珮尹說，如果軟體開發過程不夠嚴謹，就很容易發生上述情況，當系統出現這類狀況時，客戶會完全否定之前團隊付出的所有努力，若在每個開發環節上，都有充分的文件資料可參考，在內部驗收前就能及早發現這些小疏失，以免讓小問題讓開發人員的苦勞付諸流水。文⊙林郁翔


用專案製作的精神帶小孩

和許多職業婦女一樣，身為兩個孩子的媽，羅珮尹也曾經為了照顧小孩，離開職場成為全職家庭主婦。那段期間雖然已經沒有接觸資訊相關活動，但她並沒有中斷自我充實，羅珮尹在照顧小孩期間，依然會看看商務雜誌與IT雜誌，避免與職場環境脫節。此外，她還接觸許多幼兒教育書籍，並將這些方法實踐到自己的小孩身上。羅珮尹開玩笑的說，帶小孩就好像一個專案製作，你要花很多時間規畫如何教育他，只不過這個專案相對於系統開發，執行時間長了許多。

充實的主婦生活長達6年，她後來又回到專案開發的原有崗位上，這點和許多婦女離開職場，就此完全脫節的情況很不一樣。羅珮尹說，是因為適逢系統開發正值轉換期，當時正好處於封閉式系統及COBOL，轉換至VB的時期，對於許多開發人員來說，剛好是個學習新工具的時機，因此降低重返職場的差異，讓她順利二度就業。文⊙林郁翔

公司檔案
台灣NEC

●網址：www.nec.com.tw
●成立時間：1982年
●營業項目：電腦系統與電信系統相關設備銷售與維護