這些年來,我累積了8條UML活動圖「最佳實務」(Best Practices),可以讓你事半功倍,條列如下:
1. 初級概念加文字註解:如果使用初級概念,再加上一些簡單的文字註解,就可以表達清楚明確的話,就盡量別動用中級或高級概念。切記,UML是個溝通工具,所以盡量別用高深艱澀且鮮少使用的圖示和概念,這才能降低溝通門檻。
2. 活動圖最多兩層:如果真的遇到極為複雜的企業流程,而需要透過層級結構來表達多層級的企業流程的話,盡量保持兩層就好。還記得前面我們曾經提到「動作」是一個不能再往下細分的步驟了,所以最底層的活動圖裡頭只能放置動作。可是,我們可以使用「呼叫行為動作」表達上層的活動,而且在呼叫行為動作裡頭放置更小的動作。這樣就構成了兩層的活動圖了,最多就這樣,盡量別再細切下去了。
3. 用標準的活動圖取代過去各式的流程圖:公司組織或開發團隊要是有意引進UML,第一步可以先將過去使用的多樣化流程圖,像是企業流程圖、工作流程圖、資料流程圖等等,全部改採用標準的UML活動圖。
4. 描述資訊系統上線之後的創新流程:活動圖只是一個中性的工具,到底該用它來描述現行的企業流程,還是描繪資訊系統上線後的創新流程,決定在我們。比較有價值的作法是,先從描述現行的企業流程下筆,一旦將抽象的流程具象在紙上後,就有個可以修修改改的紙上流程,最後獲得創新的企業流程。當然,你也可以留下兩個版本的活動圖:其一是一開始的現行流程版本,然後是最終的創新流程版本。
5. 動作盡量保持單純:任一個動作涉及多個負責人時,切成一個動作一個負責人;涉及多個系統時,切成一個動作一個執行系統;涉及自動化與純人工時,把純人工的工作片段,與可以自動化的工作片段切分成兩個動作;涉及內部系統與外部系統或服務時,把內部系統負責工作片段,與外部系統或外部服務所負責的工作片段,切分開來。
6. 時間間隔不要長於20~30分鐘:動作是一個不能切割的工作單元,所以如果一個動作內部存在較長的時間間隔時,就可以從時間間隔處,把工作切分開來,變成兩個或多個動作。至於,到底多長的時間間隔比較適合呢?一般網站上預設的Session時間為20分鐘,所以如果你一開始不知道遇到多長的時間間隔可以切割動作的話,或許可以抓個20~30分鐘的時間間隔。
7. 活動圖中的動作可以做為「候選用例」:如果在一開始定義動作時,降低自由度,多使用上述的保持單純、時間間隔的作法,定義出來的動作可以是極佳的用例來源。從活動圖所呈現的企業流程中,轉出可以發包給開發人員的用例,並且讓我們可以從企業流程做為源頭一路追蹤到代表系統功能的用例。
8. 活動圖中的物件節點可以做為繪製類別圖的資料來源:企業流程中所使用到或者產出的文件、資料及資訊,都是十分重要且需要長期保存的。所以,我們在建構系統內部重要的物件時,可以將活動圖的物件節點當成極佳的資料來源。
接下來要進入有趣的實務演練了,將以UML Blog課務系統為例,你也可以找熟習的系統來演練。
企業流程演練—課程報名流程
有時候,我們並不清楚該畫一層活動圖,還是兩層,通常會視真實狀況來決定。目前看起來,教育訓練機構的企業流程複雜度不高,所以我們就先畫一層的活動圖了。
接下來,第一步,我們需要找一條企業流程來分析它的流程步驟。該找哪一條企業流程呢?其實,有很多決定的方向,有時候根本就是客戶主導決定先討論哪一條企業流程,有時候是你本身有比較擅長的主題。
如果,你沒有任何屬意的選擇的話,那我們就向「錢」看齊吧,挑選可以為企業帶來最大利益的企業流程。所以,此處我們就優先挑選「課程報名流程」來討論了。
再者,開始動手繪製活動圖時,你要是不知道如何下手,可以依序尋找活動圖中的起點與終點、動作、物件節點、控制節點,並且優先使用初級概念和文字註解,有需要才使用中級概念。所以,現在我們要來決定這一條企業流程的起點和終點,同時這也會具體呈現在活動圖中的起點與活動終點,如下:
● 起點:訪客決定報名課程。
● 終點:企業收到訪客的訂金。
圖1 起點與活動終點
請看到圖1,我們也可以把企業流程的起點和終點的說明文字,放置在註解中,明確點出這條企業流程的範圍,有助於檢測企業流程的完整性,避免因為遺漏了某些流程片段,造成專案開發的中後期才在追加系統需求。
有時候,直接找動作也不太容易,這時可以先寫下幾個重要的、一定得執行的工作項目,再來看看是否需要切割。切記,要聚焦在這條企業流程範圍內。而且,最好可以使用「主詞+動詞+受詞」的句子,以該動作的負責人為主詞,動作本身為動詞,產出的物件或資料做為受詞。
此處,我們就直接使用「負責人/動作/物件節點」的格式,來描述重要的工作項目,如下:
1. 訪客/填寫報名表/報名表
2. 訪客/通知已付訂/付訂資料
3. 訪客/下載簡報檔
然後,我們可以直接將重要工作項目中的動作和物件節點,繪製到活動圖中,具體呈現出企業流程的雛型之後,再來切割動作或者尋找遺漏的動作及物件節點,如圖2所示。
圖2 動作與物件節點
最後,再檢查看看是否有影響流程的「企業規則」(Business Rule),可以加入一些控制節點來呈現這個影響。在課程報名的企業流程中,開課前三週報名者,可以獲贈電子書,所以我們加入了一個判斷節點,如圖3所示。
圖3 控制節點
專欄作者
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