IT的視野要宏觀 思維要細膩

不少CEO因為不懂技術，而對IT敬而遠之，往往將IT的技術與應用全權交給CIO。不過，群義房屋的CEO不一樣，憑著自己先前在電子產業擔任主管的經驗，對IT技術與應用頗有一番想法，總是能侃侃而談IT應該如何嗅出公司營運的體質，進而利用IT改造業務流程。談話過程中，你甚至會認為眼前是一位經驗豐富的CIO，他正是群義房屋總經理陳俊男。

房仲業務與人息息相關，所以IT要靈活

陳俊男表示，群義房屋的IT部門必須不斷思考如何透過IT工具，來加強公司服務客戶的效率與品質，這是IT必須達到的目標。然而，房仲業務的流程從裡到外牽涉許多「人」的因素，因而充滿了高度的不確定性，不像是製造業ERP系統普遍具備制式化的進銷存流程。因此，房仲業IT系統必須具備靈活度，才能支援前線業務銷售流程。

最顯著的例子在於，群義房屋的業務員是最大宗的使用者群，占了全公司員工總數的8成，每天都得打著群義房屋的招牌，站在最前線面對千變萬化的客戶需求、房屋與銷售場景等，每位客戶的喜好都不同，而且喜好可能變動不定，有些客戶經常到了現場看屋後，受到當下看屋的情境影響，突然反悔而不買了。

業務員要順利媒合交易，往往得仰賴人為判斷與靈機應變，這些促成交易的訣竅深藏在業務員的腦袋裡，IT系統很難推測與模擬每一場交易情境，於是，陳俊男要求IT部門走入銷售現場，觀察業務員的銷售行為，來調整對群義房屋最關鍵的業務員日報表系統。

這套系統原本只讓業務員用來記錄日常工作，但陳俊男期待這套系統成為業務員的左右手。「若IT能支援業務員促成交易，就能間接為企業創造營收。」他說。

陳俊男期待，新版系統主動幫業務員找出潛在的買賣方，提高交易達成率，同時因為這套系統掌握了全公司每位業務員的客戶名單，可以交叉比對這些客戶資料，當不同業務員的客戶需求彼此相符時，系統會主動通知兩位業務員，來共同完成這筆交易。陳俊男還要求IT部門將這套系統延伸到手機或平板電腦等裝置，讓業務員隨時隨地都能獲得IT的幫助。

IT要宏觀又細膩，提升交易處理效率與品質

日報表系統除了涵蓋一筆交易從初探客戶需求直到成交的過程，在成交之後，這套系統還要支援後續交易處理的流程，提升各部門人員處理交易流程的效率與正確性，可說是貫穿了整間公司的營運。

陳俊男指出，在後續的交易處理階段當中，IT的視野要宏觀，思維要細膩。有了宏觀的視野，才能站在老闆的角度，檢視整套交易處理流程還會牽涉到其他哪些部門，從中刪減重複的工作，建立更精簡的標準流程，來提升工作效率。另一方面，IT的思維要夠細膩，才能比使用者想得更遠，剖析不同部門相互勾稽的連動關係，為客戶資料與交易資料的正確性把關，避免掛一漏萬。

陳俊男舉例，業務員只會要求IT幫忙促進銷售業務，講究工作的效率與方便性，卻不會主動告訴IT部門最新的法規遵循議題，所以IT部門必須再去向法務相關部門進行訪談，才能確保在適法與資料安全的條件下，讓IT系統達到支援業務銷售的效果。

IT掌握宏觀與細心這兩項要點後，就能有效改造流程，新版日報表系統便顯現了IT帶來的效益。在舊版日報表系統的時代，群義房屋業務、客服、代書等不同部門處理同一筆交易時，必須各自輸入與儲存交易資料，導致不同部門人員經常重複相同的工作，不僅拖累工作效率，還因為資料分散在不同的部門，容易提高人為錯誤與資料外洩的風險。

對此，群義房屋IT展開跨部門溝通，了解整體交易處理程序，大幅精簡流程，同時整合分散在各部門的客戶資料，讓不同部門的人員共同檢視與編修同一筆資料內容。如此一來，不僅加快作業效率、集中控管資料以防外洩，而且將資料整合後，更利於分析出管理資訊，讓高階主管掌握業務運作與交易處理進度。

陳俊男表示，新版日報表系統透過流程簡化與增進部門之間的溝通協作，使群義房屋整體作業效率提升約3成，這是IT對群義房屋帶來的最大價值。

CEO理想中的CIO要活潑、細心又好學

IT除了要掌握這些要點之外，還需要一位好的領導者，才能實踐這些價值。陳俊男回憶當初邀請群義房屋資訊部副理王嗣傑進入IT部門時，看重他的活潑、細心與好學等人格特質，期許他能透過跨部門溝通，幫公司找出最佳解法。

陳俊男觀察到王嗣傑很容易與他人熟識，還能細心地幫使用者想得更遠，不只是聽使用者說什麼就做什麼，而能夠想到不同部門之間業務流程的銜接關係，找出涵蓋全面需求的解決方案。此外，王嗣傑對於新技術與應用好學不倦，陳俊男認為，腦袋裡收集越多元的IT知識，越容易找出適合的IT解法，才能長久適應變化莫測的IT生態。他說：「IT部門主管具備這些特質，才能幫企業創造價值。」

公司小檔案

●企業名稱：群義房屋
●成立時間：2003年
●營業額：每年90億元
●員工人數：400人
●IT部門人數：7人
●IT預算：500萬元