透過IT系統掌握每一個專案的盈虧

每年5月都是臺灣民眾開始進行所得稅申報的月份，負責建置報稅平臺的關貿網路公司，為了確保報稅系統可以順利上線，每年的4月30日，除了專案同仁外，包括總經理到各高階主管，幾乎都留守在公司中，直到確認系統上線沒問題後才敢回家。

不只是報稅平臺，許多政府或企業的IT專案或者是通關貿易系統的建置，關貿網路經常是這類專案的承包業者，也是俗稱的系統整合商。對於這類將IT視為生財工具的企業而言，更需要仰賴完善的IT系統，掌握完整的資訊流便能掌握公司的營運狀況。

因此，關貿網路總經理連鯤菁表示，對於關貿網路公司而言，除了透過各種IT系統的建置，讓所有營運流程更清楚外，更因應公司承接專案的特性，自行建置了一套專案損益表系統，藉由量化所有的服務流程，公司高階主管就可以清楚得知每一個專案的盈虧。

透過IT系統了解企業營運狀況

從1996年起，關貿網路公司參與了多項臺灣通關自動化的專案，更是一路見證臺灣海、空運輸及通關自動化的歷史。這些專案幾乎都是國家的大型專案，因此，不論是任何一個IT專案的成敗，都與關貿網路的公司營運成長息息相關。因此，如何落實各種IT專案控管、確保每一個專案都有盈餘，就成為關貿網路公司營運發展的重要關鍵。

連鯤菁認為，每個專案從客戶的需求訪談開始，一路到系統開發，一直到最後的系統維運，其中，如何透過資源整合和分享，並確保專案進度以及落實工時管理，都是關貿網路能夠持續營運的重要關鍵。中間的營運環節，從合約管理開始，一路到專案各種應收、應付款項、採購、流程和資訊整合等，這些都需要仰賴IT系統提供資訊整合，才能夠落實內部控管。

因此，關貿網路在最近兩年來，便自行開發了一套專案損益系統，從各種專案收入、專案成本，專案同仁和工程師的人月費用，甚至是支援和維運各個IT專案所支付的客戶服務人員與系統成本、處理器與資料庫等，找出攸關公司營運的各種損益關鍵，並將各種影響公司營運的關鍵都清楚呈現在專案損益表中，來檢討每一個公司執行的IT專案，進一步了解到這個專案為什麼賺錢，也知道這個專案為何賠錢。她認為，專案損益系統也成為高階主管和專案部門，落實檢討各種專案績效的好工具。

連鯤菁表示，透過這套專案損益表的呈現，不僅可以清楚掌握公司大型IT專案的進度，再搭配公司自行開發ERP系統的財務報表資訊，她便可以清楚公司整體的營運與獲利狀態。連鯤菁說：「IT系統對關貿網路而言，不只是生財工具，更是公司落實營運和專案控管的重要管控工具。」

由IT部門制定全公司採用的技術應用標準

關貿網路屬於系統整合廠商，幾乎每一個員工原本就具備一定程度的IT專業能力，再加上不同事業群的員工，也會依照服務的客戶領域，各自累積不同產業的產業知識與Know-how。這樣的員工素質，對於關貿網路IT部門同仁而言，不論在IT技術能力或產業知識上，相對不具備技術或產業上的優勢。不過，關貿網路IT部門肩負一個重要的任務，連鯤菁說：「那就是IT部門必須制定全公司使用的IT技術的共通標準。」

關貿網路同仁約有400人，每一年新的IT專案以及既有的IT維運系統等，平均約有100個。面對這麼大量的IT專案開發與維運，如何有效利用公司的開發資源，並分享彼此的專案經驗，連鯤菁認為，建置一個共通的開發平臺與單一的系統架構是有其必要性的。

但是，不同事業群的員工，每天都會被不同專案的時程追著跑，各種專案同仁根本沒有多餘心力去建置內部需要的共通平臺。因此，連鯤菁說：「由IT部門負責開發共同平臺，IT部門最高主管則負責制定各種IT技術的使用標準。」

關貿網路IT部門的最高主管為技術長，也同時兼任關貿網路的研發部門主管。連鯤菁表示，為了便利各個部門開發經驗與技術的交流，每一個同仁在進行系統開發時所要使用的任何軟體，或者要引進各種新的IT技術等，都必須經由技術長同意，並由IT部門進行版本驗證、制定出共同使用標準後，專案成員才能開始使用。「各部門使用一致的開發工具與平臺，不僅經驗與技術可以順利交流，也有助於提升員工整體的生產力。」她說。

關貿網路看好未來雲端服務的發展趨勢，該公司也已經針對既有的網站代管服務和維運系統，自行打造一個可以進行資源共享的雲端服務平臺，並提供關貿網路的客戶使用。

連鯤菁指出，IT系統不僅協助關貿網路從最基本的每一個專案盈虧開始分析，一路到整體公司後端營運系統的整合，提供完整的資訊流，讓高階主管可以清楚知道公司營運環節是否還有其他可以繼續改進之處。

「未來，關貿網路除了持續整合相關的IT系統外，也會累積自我改善和協助客戶改善的經驗，讓公司進一步轉型，成為一個可以同時提供產業顧問與IT服務的公司。」她說。

公司小檔案

● 公司名稱：關貿網路
● 成立時間：1996年7月1日
● 資本額：15億元
● 營收規模：13.8億元（2011年）
● 員工人數：391人
● IT部門人數：67人
● IT支出：23,523,000元(2011年)