資誠深信IT是企業競爭力 汰換ERP跟上App化作業模式

臺灣的上市櫃公司財報都必須經過會計師的簽證，才具有一定的公信力。而會計師們在忙碌的時候，平均一個月有超過一半時間都不在辦公室，對他們而言，「不是在客戶的辦公室裡，就是在前往客戶辦公室的路上。」資誠聯合會計師事務所，為了讓員工的工作效率與品質，不會因為必須長期在外奔波而有所影響，很早就著手推動行動辦公室。

臺灣資誠聯合會計師事務所執業會計師兼資訊長徐永堅表示，從2013年9月開始，便陸續推出9款App，從通訊錄到虛擬會議，或者是簽核通知的提醒及會計師工作底稿的複核等，讓員工只在手機上就能完成工作（Workflow）進展。

IT投資是公司競爭力的象徵，每年大約2億元

全世界150多國都有資誠分公司，臺灣是聯盟所之一，主要業務分成三大部分，以審計為大宗，其次包括稅務法律和資訊管理顧問部門，而企業內的資訊部門則是服務內部客戶，支援內部營運管理以及知識管理。

徐永堅指出，IT是投資，對公司競爭力影響大，不論是每年大約2億元的IT軟硬體投資，或者是配備手提電腦及專屬網路行動電話，只要有網路，就可以讓員工工作不再受限實體的環境，更早在十多年前，就已經將IT科技導入電子查帳與電子稽核的作業項目中，開發電子工作底稿系統（Aura），提高同仁查帳的效率和可信任度。

汰換原本的ERP系統，支援行動化是重要關鍵

由於資誠很早就開始推動e化，徐永堅在2000年時，就已經擔任資訊部門主管一職，負責公司的流程調整，回想當年微軟加上英特爾聯手無敵的時候，除了電腦和網路的逐漸普及外，透過電子郵件溝通的方式，更是標準的溝通無國界，而推動資訊數位化的同時，也帶動無紙化的發展。最終，資誠開始導入ERP（企業資源規畫）系統。

改變資誠聯合會計師事務所作業模式最重要的關鍵就是，在2002年開始發展辦公室自動化OA系統，開始朝向流程網路化；到2003年引進BI報表、ERP系統等，自己開發所需模組、並且持續優化決策支援系統（EIS）報表，同步透過IBM的Note系統做落實知識管理（KM）。

到2007年，由另外一位會計師接任資訊部門主管一職，主要的工作重點是全球化、與國際接軌，引進全球總部150個國家使用的ERP系統（iPower），強調資安，隨著企業BI使用率的普及化，並推動BI 2.0時代。

只不過，行動和雲端是所有IT應用無法迴避的趨勢，但問題在於，原先使用的iPower則難以和行動裝置或其他雲端服務串接。

所以，徐永堅在2012年7月二度回任資訊長職務時，就在評估，是否要換掉無法介接行動服務的iPower。因為iPower主控權在全球總部手上，許多公司同事需要新增的功能，其實都無法新增。因此，為了服務內部客戶以滿足其需求，並評估臺灣資誠未來營運發展目標，徐永堅決定在2013年全部更換成自行開發的ERP平臺。

畫圖溝通UI與流程，加速系統開發效率和時間

由於新的ERP系統開發只許成功、不許失敗，當資誠資訊部門經評估後決定汰換並自行開發新系統時，徐永堅必須先尋求公司高層主管的支持。他說：「畢竟，汰換全球都在使用的系統，並以自行開發的系統取代，不僅需要獲得公司內部高層的支持，公司高層也必須說服總部支援IT部門的決定。」幸好，公司高層和資訊部門的態度一致，也才能夠順利汰換ERP系統。

這次由資訊部門自行開發系統的過程，徐永堅也發現，資訊部門員工的作業模式有了不一樣的改變，光是從使用者介面（UI）的溝通開始，就是很大的進步。

他進一步解釋，以往系統開發時，資訊部門員工一樣必須要做需求訪談，從單一部門到跨部門的需求都必須先行彙整後，再透過系統分析（SA）、系統設計（SD），把新開發系統所需要的資訊全部彙整後，再交由開發人員寫程式。有些時候，為了確認功能是否順利提供，還會先有測試的原型出現，經過多次修改、確認後，才會正式進入開發流程。

但他發現，現在寫程式的觀念已經不同，歷經需求訪談和系統分析、設計後，資訊部門有一位專門的同仁，就是負責設計新程式的使用者介面，透過畫圖溝通的方式，像是確認功能鍵的位置、樣式，甚至每一個動作與流程的接續，怎麼從這一步順利轉到下一步，不用像以往一樣，必須先產出原型系統再經測試後，才能發現系統問題所在。反倒是，當操作介面、流程需求都經過使用者確認並畫押後，反而節省開發者許多系統開發的時間，因為「他們只需要把所需要的功能，開發出來就好了。」徐永堅說。

新系統應該讓使用者滿意，而不是讓IT滿意

徐永堅很清楚，大張旗鼓開發新系統，難度很高，但必須要著重工作品質和流程，「對應用要有想法，也必須符合使用者期待」，這是徐永堅對IT部門的期許。

因此，擔任資訊部門主管的他，最先要帶給部門同仁的就是「先行塑造開發團隊的共識、目標、願景和最終預設的成效」，他說，資訊部門總共花了4個月時間建立標準，談需求、設計UI，之後才開發程式。

再者，現在的系統要同步支援行動裝置，安全性更必須確認。所以，資訊部門一步一腳印，將所有的系統文件都留下規範，包括開發、測試流程、資料轉換、系統串接、優先性可否等等，每一個環節都留下系統文件，一邊開發、一邊繼續需求訪談，先把UI畫出來後，做完SA再做SD（系統模組化）再寫程式。他指出，因為有些功能已經有現成的軟體模組可以使用，資訊部門確認需求後，就可以透過Call API的方式，加速系統的開發。

因為畫圖溝通流程、需求後，資訊部門將標準訂出來，最終還是要讓使用者買單。更重要的是，新系統上線後，新舊系統更必須做到「無縫接軌」。

他說，這也意謂著，新系統上線後，以前舊功能都在，而且，使用者從操作介面就可以看得出來所需要的資訊報表哪裡找。

「新的ERP經歷一個周末後，在周一上班時間如期上線，使用者可以直接從新系統中，找到原本所需的功能，也沒有抱怨。」他說。資訊部門預計開發一年二個月上線，最終花了一年四個月才上線。

自建App，讓資誠員工更像行動工作者

ERP開發完成後，資訊部門也同時完成其他4～5個行動App，以iOS為主。新的ERP系統朝向雲端化，資料轉換是個問題，而用戶端也要安裝App。徐永堅表示，這些推出的App，主要是針對內部同仁使用，並不對外開放。

臺灣資誠聯合會計師事務所在1970年由朱國璋與陳振銑兩位教授共同創立，於1973年加入國際的Price Waterhouse事務所，同時引進相關的審計流程、方法及訓練課程。因為資誠引進國際性作業規範時，所有的作業方式必須與全球同步，為了提升會計師的查帳效率，資誠聯合會計師事務所早在10多年前，PwC全球便已經自行開發一套即時電子化工作底稿系統，稱為AURA。

資誠員工為了搭配這樣的電子化工作底稿系統，很早以前，就已經使用筆記型電腦工作，但慢慢的，拿出手機比開電腦更方便時，資誠的IT部門也意識到，只有筆記型電腦的行動化形式還不夠，更要有能夠配合各種行動裝置的App。因此，新的ERP系統Next上線後，可以滿足員工一天工作所需的App，也同步上架。

「工時申報」對所有會計師而言，是最重要也最麻煩的瑣事，因為會計師是昂貴的專業知識服務，以人天計算，所有的工時都必須被系統認列後，才能申報。所以，以往資誠員工如果在外面網路不穩，VPN無法順利連回公司系統時，一定得回公司申報工時，但是，當有了工時申報的App「Times」出現後，工時申報只要點擊App後就可以填寫工時，整體流程比以往更便利，這個App也深獲資誠員工好評。

不只如此，會計師需要很多專業知識的累積，經常需要各種工具書的協助，為了加速知識管理的流程，資誠也把常用的工具書先App化，以提高諮詢服務的效率。而所有的簽核包含請假在內，都有一個「To Do」App會顯示還有多少的簽核還沒有決行，以加速每個簽核流程的進行。另外，因為資誠員工透過MVPN聯絡同仁，可以直接打分機聯繫不用錢，因此通訊錄App「Contacts」便把全員工通訊錄都事先建好，臨時需要聯繫時便派得上用場。

為了讓員工溝通更有效率，虛擬視訊會議App「vConference」能讓員工透過電腦、平板和手機，直接召開視訊會議。而徐永堅最喜歡的App是「Aura Online」，可以幫助他在手機上快速檢視同仁的工作底稿的進度和流程並提供建議，讓審計及查帳工作可以順利進行。

在今年四月甫推出的報帳App，則是資誠根據員工需求所推出的新功能。能讓員工先記帳後、再繳交相關的憑證，至少該報的帳不會忘了報。而類似從員工需求出發的功能，預計在下半年，透過建立一個Connect資料交換平臺，讓企業能上傳存查備查的檔案給會計師，以加速稽核查帳的流程。

從筆電的工作習慣到手機的工作流程，徐永堅認為，這只是證明行動化的趨勢銳不可擋，不論是雲端化或者是大資料的分析應用，對IT部門而言，只要這樣的趨勢有助於公司營運發展，就是資訊部門研究導入的方向。

資誠會計師事務所執業會計師兼資訊長徐永堅表示，現在系統開發比以往更在意需求訪談，透過畫圖溝通流程比開發原型更快速。

CIO小檔案

徐永堅

資誠聯合會計師事務所執業會計師兼資訊長

學歷：政治大學EMBA會計組碩士

經歷：1989年起任職資誠聯合會計師事務所，1994年開始執行會計師簽證業務迄今。2000年擔任資訊部門最高主管，2007年卸任後，又於2012年二度接任。現在同時擔任資誠聯合會計師事務所審計服務部執業會計師、資訊管理服務部門主持會計師。

公司檔案

資誠聯合會計師事務所

●  地址：台北市信義區基隆路一段333號27樓

●  成立時間：西元1970年

●  主要業務：提供產業專精的整合性專業服務，包括審計、稅務、財務顧問服務、管理顧問諮詢服務、人才與變革管理服務、法律暨智財管理等

●  員工數：約2,700人

●  所長：張明輝

資訊部門檔案

●  部門名稱：資訊管理組

●  資訊部門最高主管職稱：主持會計師

●  IT預算：每年約2億元

●  資訊部門人數：約30人

●  資訊部門分工：硬體維護約15人，開發團隊約15人

IT部門大事紀：

●  1990年：推電子化審計系統，臺灣自行開發

●  2002年開始：推OA和ERP系統

●  2006年：開始規畫VoIP系統，包括調整網路基礎架構、建立電力備援系統等

●  2008年：開始建立儲存備份系統

●  2013年9月：新的ERP系統Next上線，資誠自建App上架

●  2015年4月：新的報帳App上架

●  2015年6月後：提供企業客戶上傳備查檔案的雲端儲存Connect上線