明志科技大學以Office 365打造服務加值的智慧校園

創校超過半世紀的明志科技大學，一直是深具優良傳統與辦學績效卓越的技職學府。對於新科技的敏感度與行動力也名列前茅，看準未來應用趨勢而引進Office 365，讓全校師生都能共享效益。

明志科技大學圖書資訊處圖資長黃植振表示：「智慧校園是每個學校都希望落實的概念，我們也進行了許多評估。從概念到雲服務的落實，結合有能力的廠商如微軟，不但讓我們更有信心，也帶來充足的技術支援。」

以雲端空間克服儲存難題

明志科技大學的宗旨是精緻辦學，人力配置不像綜合大學那麼充裕，負責數位化的圖資處必須提供更快速的後勤支援能力。採用公有雲可以擺脫基礎架構的重擔如硬體擴充、日常維運，降低成本和人力的需求，IT團隊就能專注在發展未來的服務和發揮應用的效益。

像是原本自建的郵件系統雖然運作穩定，但信箱容量卻是無解的問題，學生有500 MB，教職員則為5 GB，即使搭配自建的雲端儲存，但因成本考量僅能提供每人500 MB，顯然不敷使用。

儲存設備的擴充不僅是額外成本，也帶來維運負擔，一勞永逸的作法就是改換為公有雲的郵件系統。明志科技大學在Office 365的Exchange Online和Google Gmail之間評估，最後選擇Exchange Online的關鍵在於生態。黃植振說：「從市場和產業的觀點來看，台灣和微軟的關係更深，對使用者的衝擊也最小。」

Exchange Online搭配使用者熟悉的Outlook介面，有利於行事曆的共享應用。黃植振以個人經驗說明，即使因公外出或正在開會，都能隨時接獲行程或電子郵件的訊息提醒。

Office 365上線後，儲存空間的問題立刻迎刃而解，信箱容量增為50 GB，OneDrive雲端儲存空間更高達1 TB。此外，雲端檔案可透過電腦或行動裝置隨時存取，便於備份，相較於以往必須自建網路儲存（NAS）進行檔案備份，只限電腦存取，又隨時面臨勒索病毒的威脅，Office 365操作更方便、更安全。

融合情境，推動協作應用

對明志科技大學而言，公有雲對學校行政組織的效率有正面助益，圖資處規劃以Office 365為平台打造更多協同合作應用，像是OneNote已在使用中，正在推行的Forms則很適合學校常要做問卷的需求，與Office 365的深度整合帶給使用者更好的便利性。

舉例來說，對畢業典禮得獎者的介紹包括個人資料、相片和感言，但這些資訊分別來自不同單位，獎項是典禮組、相片是課外活動組、感言則是系所，各個單位各有不同資料格式，導致必須重複確認內容及加工製作。現在只需把版型放在雲端，授權各個單位提供資料，截止期限後再由負責單位下載完整檔案，略做調整即可。

另一項正在評估推行的協作應用是群組聊天服務Microsoft Teams[TC1] ，藉此完整保留討論內容和分享文件，最能適用於經常必須成立跨單位任務編組的學校環境。例如：「翻轉教學」是跨系所、跨領域的群組；「技職深耕」計劃則是跨領域的微型課程，結合明志科技大學本身的工讀實習，也會產生許多新的教學群組。

黃植振說明，以往各單位或任務小組都是私下以免費帳號建置工作群組，並由個人控管權限及資料，事實上，這些共編資料屬於組織，現在以Office 365做為單一的協作平台，不僅新設群組和權限控管更方便，即使人員請假或異動，臨時僱員也能順利接手。

引進新技術，倍增雲端效益

明志科技大學原先自建的郵件系統和入口網站是不同品牌，但整合及運作都很順暢，但就長期而言，雲端對硬體成本和維運人力都有明顯效益，而且由微軟提供服務也更為安心，繼郵件系統轉換至Exchange Online，入口網站也將逐步移往Office 365。

值得一提的是，明志科技大學也藉由Office 365的導入，強化與微軟在產品授權的合作，全面為在校生提供微軟產品授權，學生和家長可以減輕負擔，並以實質行動保障智財權，對於學校形象和招生都有加分效果。

黃植振指出，希望透過Office 365的導入來提供更多加值服務如Forms、Teams，為校務行政帶來便利性，並提升可靠度與效率，以展現圖資處的價值，獲得學校的肯定。

此外，圖資處也看好Power BI和資料倉儲等技術在校務研究的應用，及以人工智慧技術為人力不足的圖資處強化諮詢及服務功能的可行性。至於日益關鍵的行動安全課題，圖資處則規劃以EMS（Enterprise Mobility Suite）解決方案做為長期的應用方向。

黃植振表示：「數位化的發展快速，跟上世界脈動的動態數位化能力已是必備要件，我們也會持續引進成熟的技術或產品來支援公有雲及混合雲的運作，一旦有更多服務移往雲端，必然可以呈現更多加乘效益。」