橫跨多重工具及平台，Microsoft Office 提供最佳 ODF 支援，以 AI 智能和整合度滿足政府機構需求

多國政府機構力推以 XML 為基礎的 ODF（Open Document Format）做為公務文書互通的標準格式，藉此確保檔案能長久存取而不受應用軟體改版的影響。Microsoft Office 從 2009 年就加入 ODF 行列，從地到雲橫越各種運算裝置及平台，提供最為全面且整合度最高的 ODF 支援。

同樣是在 2009 年，台灣政府將 ODF 標準訂為國家標準 CNS15251，並於 2015 年起實施計畫，推動 ODF-CNS15251 做為政府文件標準格式；英國政府則在 2016 年公告採用 ODF 為官方文件標準。事實上，包括北約與歐盟諸國，以及日韓等國政府皆已宣示採用 ODF。

值此同時，支援 ODF 的軟體亦有約三十種之多，政府機構廣為採用的 Microsoft Office 則是支援 ODF 的先驅者，就連 Office 365 雲端訂閱服務也在其列。換言之，從地端到雲端，從個人電腦到行動裝置，Microsoft Office 對 ODF 的全面支援毫無遺漏，這正呼應了台灣國家發展委員會推動 ODF 的目標，也就是配合資訊公開政策，以及因應資訊平台、載具多元化的趨勢。

剖析 ODF 及版本支援現況

ODF 的規格標準由 OASIS Open Document Format for Office Applications（OpenDocument）TC（又稱為 OASIS ODF TC）所開發，現行最新版本是 2015 年通過的 ODF 1.2 版，微軟在規格撰寫中直接主導了 OpenFormula 的技術部分，並全力支持數位簽章的規格建立。

至於 2014 年開始起草的 ODF 1.3 版本，微軟則是擔任 OASIS 技術子委員會的成員之一，並積極參與規格制定的工作。此外，Microsoft Office 從 2009 年推出的 Office 2007 SP2 開始支援 ODF，並隨著時移日漸擴大版本支援的程度。例如：Office 2007 SP2 和 Office 2010 皆支援 ODF 1.1 版檔案格式的開啟、編輯與儲存；在 Office 2013 以後，則是支援最新版本的 ODF 1.2 檔案格式的開啟、編輯與儲存，對於 ODF 1.1 版則調整為支援開啟與編輯。

ODF 1.2 版新增了多項關鍵功能，首先是針對法務應用和資訊安全的強化，加入了數位簽章支援與追蹤修訂功能；其次是因應身障人士的操作，增加了無障礙（Accessibility）的相關支援。值得一提的是，微軟不僅在用戶端軟體支援 ODF，連伺服器端軟體如 SharePoint 也同樣納入對 ODF 的支援。

延伸功能優化 ODF 文件應用

ODF 檔案格式雖是政府機構所指定的文書互通標準格式，但對使用單位而言，文書編輯及分享的需求複雜多元，並不僅只於製作 ODF 格式文件，再加上市場上與 ODF 相容的軟體選擇很多，因此，軟體本身的功能性、使用親和性、系統整合度，更加攸關使用者的效率與生產力。

舉例來說，政府機構極為注重個資保護事宜，Office 2019 和 Office 365 則可用於支援個人資料的去識別化，只需單一設定就能適用全份文件，省去逐一清查及修改的時間心力。

AI 人工智慧服務則是 Office 2019 和 Office 365 的另一項特色，多項全新的人工智慧（AI）功能包括設計構想、智慧翻譯、新的圖表類型與預測模型等。

「設計構想」智慧功能，可針對使用者目前手上的 PowerPoint 簡報、Excel 試算表，主動提供適合的設計、排版建議，以協助使用者以更快的速度建立出專業的文件、簡報及試算表。在 PowerPoint 中僅需要將文字鍵入、圖片隨意貼上，PowerPoint 便能透過 AI 圖片辨識技術將圖片做裁切，並自動偵測文字進而建議適合的圖片與排版，呈現使用者想表達的重點。

翻譯功能也是製作或閱讀文件的常見需求。透過 Microsoft Office 翻譯工具，即可以滑鼠指向單字並顯示選取片語的翻譯，工具內含的播放按鈕，則可聆聽音效發音，另如果於 PowerPoint 中安裝 PowerPoint Translator 工具，不但可以翻譯整篇投影片，更可以在簡報的時候開啟即時字幕，直接將簡報者的口語翻譯為各國文字。

而 Excel 中也注入多項 AI 人工智慧功能，除了推出更多樣、直覺的圖表類型外，更可以將過去累積的數據資料，建立成視覺化的未來預測結果，提供最佳、最可能、最差的預測模型。

以協作支援倍增團隊生產力

值得一提的是，Office 365 在團隊協作的廣泛支援，可進一步為政府機構帶來化零為整的群戰力。例如：Office 365 中的 Microsoft Teams 可提供團隊協同合作、聊天、語音、電話及視訊會議平台；Forms 則可用於設計線上問券、表單系統；Planner 則是組織團隊合作事宜的視覺化工具。

必須注意的是，ODF 是檔案格式的一種，雖可支援文書檔案建立、附件傳輸與檔案儲存，但在延伸功能的支援則付之闕如，例如：內容搜索、智慧文字、大型組織的資料分析與整合。

尤其是在跨系統與跨平台的整合，以及對於雲端及行動應用的支援，仍是 ODF 目前亟需克服的痛點。舉例來說，部分政府網站因 ODF 檔案格式支援能力與網站、行動裝置的整合限制，採用連結方式讓使用者下載檔案，但此舉讓使用者無法方便的在手機尋找所需訊息。

這也更凸顯了 Office 2019 及 Office 365 原生的雲端及行動化支援有助於補足及補強 ODF 的應用，除了確保政府在檔案相關服務的品質及效率，同時亦是現在與未來持續落實 ODF 政策的最佳解決方案。