營建署跳脫文管以知識管理角度 優化行政效能

資訊部門一直擔任推動數位政府的關鍵角色，致力提升服務民眾便利性與內部數位轉型。持續數位優化的內政部營建署資訊室代理主任黃國瑞以內部各業務單位需求為出發點，不僅將對外服務的建管系統整併且雲端化，對內也導入知識管理系統優化行政效能。黃國瑞以前兩次導入文管系統為借鏡，強調全面考量的重要性，「之前選用 ISO 文管系統僅適用少數專責 ISO 單位，但不適合大部分業務單位用來資訊交流與經驗傳承目的，且系統的 ISO 設計邏輯也不適合同仁們日常使用。有次還突然找不到文件，原來是系統會預設到期下架並歸到過期文件夾，要另外去刪、去找，再加上搜尋功能只能找檔名，在不知道檔名的狀況下很難用關鍵字搜尋。」黃國瑞主任坦言上述種種的不便就是更換系統的主因。

總是以使用需求來思考數位轉型的黃國瑞，決定導入叡揚資訊 Vitals ESP 企業知識協作平台，不僅能彌補前文管系統的問題，更在優化使用者介面與搜尋能力上更勝一籌，即使僅憑模糊印象也能在 Vitals ESP 用關鍵字搜尋附件內文與檔名，從千百筆搜尋結果依存放路徑、修改者、時間、檔案類型再次分群分類，精準縮小範圍找到資料。

導入初期資訊室率先擔任示範單位，黃國瑞要求同仁將資料分門別類上傳至系統，依年度歸類採購案與維護案，「最常被參考的就是簽呈怎麼寫、預算怎麼編，並善用系統的線上檢視功能，快速瀏覽學習參考。」黃國瑞笑笑地補充：「相較以前大家都把歷年採購資料存在個人電腦，有人不懂的話，只能發問誰辦過什麼採購案，再用信件寄來寄去，現在有了 Vitals ESP 搜尋、轉寄分享的功能，以及日漸豐富的專案知識庫，讓經驗交流更有效率！」

此外，資訊室為提升署內資訊安全且服務不中斷，積極導入資訊安全管理系統(ISMS) 與資訊技術服務管理系統(ITSMS)，故將 ISO 資料依據 PDCA 循環改善精神，分成四階文件納入 Vitals ESP，以利籌備稽核事宜，並依機敏程度細分瀏覽或下載權限，讓文件保密多一重保障。不僅如此，資訊室常用的範本或指引也一併歸納至 Vitals ESP，包含採購及招標文件範本、資訊作業規範或指引、FAQ 常見問題等，且透過系統版本控管功能大幅降低用錯版本問題，也方便其他單位自行查找取用，足見資訊室已成功將團隊的日常作業都融入知識傳承文化中。

黃國瑞堅信做好知識傳承才能幫助每個人各司其職做好做對！尤其對 ISO 作業有更多期許，「現在執行 ISO 作業上，都是用問人的方式才知道下一步要做什麼、要用哪一張表單、要交什麼文件，若搭配 P.Map建立階段式教學機制，就可以知道自己現在執行到哪一階段要準備哪些資料，承辦單位就不用一直打電話問人。」在未來的規劃上，將積極善用 Vitals ESP 加值模組- P.Map 作業程序學習地圖，依序拆解 ISO 作業流程步驟，並以單一步驟為端點將原本散落於各部門文件夾的表單、範本、參考資料以及注意事項，全部化整為零集中教學素材，讓負責單位參照步驟即可順利完成。