桃禧飯店集團專業委外，運用中華電信hiBox全能信箱助服務品質更完善

漫長的疫情漸露曙光，解封也讓旅宿營運榮景逐漸回歸，在北台灣經營5個營業據點的桃禧飯店集團也開始迎接久違的轉機旅客與商業宴席。位於桃園機場周邊的桃園喜來登酒店，是由萬豪國際集團合作特許經營的飯店，旅館大樓具備8級防震設計，也是交通部觀光局評鑑五星級的高級飯店。

關鍵溝通工具出狀況，營運效率與服務品質大打折扣

對注重服務品質的星級旅宿業者而言，與客戶充分溝通、積極滿足賓客需求是營運的基本要件，而電子郵件是與客戶討論或向廠商確認各項事務最直接、最便利的方法。桃園喜來登飯店行銷業務部協理周佳慧表示，當旅客預訂住房或宴席時，飯店會傳送電子郵件確認相關細節，或是向廠商確認採購商品規格等往返討論，甚至內部傳達行政宣導時，都是透過電子郵件來溝通，是日常營運非常仰賴的關鍵系統。

桃禧飯店集團的電子郵件系統原本都是自行架設的，但卻面臨軟硬體維護與管理人力等挑戰，加上收信時經常遇到SPAM垃圾郵件與附加檔案有病毒等資安問題，都讓電子郵件這個基本又關鍵的服務頻出狀況。周佳慧協理說道：「舊的信箱系統會有效能不彰而漏信的問題，偶遇客戶發信到服務信箱卻漏接等狀況，無法及時回信導致服務品質下降；垃圾郵件與病毒的問題更不用說，這些對第一線的服務團隊和整體營運都帶來了相當程度的困擾。」

hiBox全能信箱高效率，輔助溝通再創滿席訂單

為了解決郵件系統在效能、維護與資安所面對的問題，經評估後桃禧飯店集團決定替換掉自行架設的郵件系統，改用中華電信hiBox全能信箱，透過這套新一代的企業級雲端整合通訊平台來改善舊有電子郵件主機造成的各項缺失。

改採中華電信hiBox全能信箱的雲端服務後，周佳慧協理的第一印象就是垃圾信大幅減少，尤其是客服信箱。過去飯店同仁需要花費時間逐一識別、刪除垃圾信，改用hiBox全能信箱後，垃圾信就只有零星出現，讓飯店處理客戶回信更有效率，加上信件漏接問題也通通解決，將溝通效率充分發揮。「快速處理客戶的需求，就能搭配內部作業安排對應住房或訂席，高效率的郵件系統，讓桃園喜來登在2022年末的企業尾牙餐敘接獲一千多桌訂單，因疫情而久違的高朋滿座畫面再次出現，同仁及團隊也都感到非常振奮！」

結合頂尖資安過濾技術，保障敏感個資不外流

中華電信hiBox全能信箱的防毒功能也是桃禧飯店集團非常仰賴的功能，周佳慧協理直接點出關鍵─「客戶個資」。同時也說明資安事件對飯店集團的聲譽影響：「客戶訂房時會有很多敏感的個人資料，這些資料都必須妥善保管，一旦駭客入侵導致資料外洩，不僅帶給客人困擾，對飯店的品牌形象也會大幅受傷。因此從信件上揪出潛在的駭客木馬或惡意檔案是非常重要的功能。」

郵件安全過濾的功能中，中華電信hiBox全能信箱採用了Cisco Ironport與Proofpoint Cloudmark等資安設備，皆為Gartner顧問機構評選為頂尖象限的品牌，提供卓越的ANTI-SPAM及ANTI-Virus技術，加上中華電信有專業的資安顧問團隊，郵件服務也通過ISO 27001國際資安認證，在每季會針對服務主機與網站執行弱點掃描，持續提供企業服務使用上的安全性。

從中華電信hiBox全能信箱能將過濾後產生疑慮的郵件集中隔離，避免使用者誤開啟。hiBox全能信箱亦提供後台管理介面讓管理者檢閱詳細資料，快速了解目前信箱整體運作情況，也能減輕IT人員維護的負擔。

單一窗口積極協助轉型，引進創新邁向ESG永續經營

桃禧飯店集團在2021年啟動郵件系統評估計畫時，設法透過專業委外來降低IT人力負擔也是考量之一，評估過程中除了代管服務或雲端平台的功能、資安與操作等應用面之外，服務廠商的信譽與服務態度也是關鍵。依循這些原則，讓桃禧飯店集團選擇中華電信的hiBox全能信箱雲端服務。

「飯店旅宿業是7x24小時營運的，因此配合的協力廠商也都要能配合具備7x24小時的支援才行。」周佳慧協理說：「桃禧飯店集團與中華電信合作很久，過去在電信總機服務上能感受到他們的專業與積極處理的態度，加上中華電信單一服務窗口的聯繫方式，不論是電話、網路、MOD或是hiBox信箱等問題，只要一通電話就能統一服務，快速解決相關技術問題，也能讓我們在最短時間內解決住房旅客的問題。」

從自建主機典範移轉到中華電信hiBox全能信箱的雲端服務，桃禧飯店在移轉上遇到的問題幾乎沒有。根據周佳慧協理轉述IT團隊的意見，指出中華電信的團隊有提供完整的hiBox全能信箱操作手冊，加上設定介面的說明非常詳細，系統也授予IT人員非常多的管理權限，包含管理者帳號都能自行增設等功能，因此在導入上幾乎沒有遇到任何瓶頸，非常平順。

從電話系統、客房電視、露營區的智慧停車場，以及本次的雲端郵件系統等，桃禧飯店集團與中華電信在多方科技應用上有許多合作。周佳慧協理表示，未來也將持續落實專業委外的任務，讓最少的人力發揮最大效用，同時強化客戶關係管理CRM系統的應用、深耕顧客的滿意度，同時透過科技輔助落實ESG永續經營目標，讓桃禧飯店集團用創新科技持續獲得五星好評、提供客戶更好的服務。

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