網擎資訊協助公務單位完善郵件歸檔，達成主管機關要求

交通部轄下國家門戶公務機關平常信件往來頻繁，每當發生需要調閱早期與民眾往來的信件時，卻時常由於年代久遠，同仁因硬碟空間不足早已將郵件刪除，造成溝通上的誤解無法釐清，影響行政作業。隨著 2023 年交通部發文明確要求，所有郵件往來必須備份至少 3 年，以因應隨時可能的郵件調閱或法規需求。該公務單位為了達成主管機關規定，首先確認早期採購的郵件備份系統已不符合需求，除了在搜尋備份郵件的精準度有明顯不足外，搜尋時的效能也不理想，因此決定尋找其他解決方案。

為公務機關量身規劃，完整、高效穩定、安全

為了滿足主管機關規定，並解決同仁們歷史郵件查找需求，該交通部轄下單位的資訊部門透過經銷商與網擎資訊取得聯繫，在一系列需求訪談與深度了解後，選擇導入 Openfind MailBase 郵件歸檔系統，成功順利化解難題。

● 郵件完整歸檔，同時確保完整與機密性

民眾及所有信件往來，包含郵件本文、密件副本及郵件附檔等，都能妥善備份及保存，方便日後查閱，即便是被加密的信件也能順利查找，且將來若再次將郵件轉寄或匯出時，亦保留加密格式，確保重要資料不外流。

● 歸檔信件壓縮及去重復，節省空間與費用

該公務單位因為員工人數眾多，因應主管機關要求備份 3 年以上郵件需要不小的儲存空間，MailBase 在歸檔時可透過去重復化有效節省硬體空間，也可設定壓縮功能將郵件進行有效的瘦身，減少硬體購置費用。

● 確保搜尋效能及精準度，提供不同匯出格式管道

單位機關多年累積下來信件量都相當龐大，當稽核單位要求查詢指定信件時，效能及精準度都相當重要。而針對郵件匯出，MailBase 也提供可依各種不同情境需求而有不同的匯出或復原管道。

完善權限管理機制，讓長官安心、管理者舒心

由於網擎資訊的郵件歸檔系統有完善使用權限管理機制，確保長官或重要信件不會被不當的讀取或匯出，同時也具備完整使用記錄為安全把關，協助公務單位輕鬆管理。

● 可區分權限角色，設定不同的對應權責

MailBase 可設定操作系統的角色權限，例如區分出系統管理、稽核人員及一般使用者等角色，不同角色賦予不同權責，確保歸檔郵件使用上的安全。

● 完整記錄必免不當使用，竄改提醒確保信件未被修改

歸檔郵件的安全相當重要，若發生不當使用、信件資料外洩或異常存取情況等問題，MailBase 能夠檢視相關使用記錄找到問題所在。不僅如此，未被竄改的信件才能成為呈堂證供，網擎資訊的郵件歸檔系統也能對此進行確認及檢查。

Openfind MailBase 協助機關有效保護郵件資產，滿足主管機關要求

基於保護使用者權益，愈來愈多主管機關要求各公務單位或企業要針對郵件進行管理、稽核、備份等。台灣有個資法、資通法、營業密秘法等，政府也希望藉由立法明確規範必須重視個人資料的保護，另一方面也確保機敏資料、研發技術受到保障。透過郵件歸檔稽核功能，定期檢視郵件往來是否有外洩民眾或客戶的個人資料，也能在秘密被侵權時有效提出證據捍衛權利。

關於 MailBase 郵件歸檔系統

MailBase 是一款結合郵件稽核、郵件生命週期管理（Email Lifecycle Management, ELM）、搜尋引擎、統計報表與分散式系統設計的全方位郵件歸檔系統，其具備的獨家高速搜尋引擎與郵件核心技術，能提供領先業界 50 倍效能的郵件歸檔、檢索速度與還原能力，並結合權限調閱機制，可安全、快速地進行企業郵件的歸檔、稽核、調閱作業，並發覺歸檔於系統中的電子郵件機敏內容，主動警示，提供企業更安心的郵件歸檔保障。更多產品訊息，請瀏覽產品網頁 https://www.openfind.com.tw/taiwan/mailbase.html

關於 Openfind

Openfind 成立於 1998 年 1 月，長期致力於網際網路相關技術研發，為企業用戶與廣大網友提供高品質、高穩定與高擴充性的軟體與服務。從企業市場搜尋引擎系列產品、電子郵件伺服器或郵件防護、稽核、歸檔系統，到一般使用者的電子郵件信箱與企業郵件代管服務，Openfind 堅守「創新技術與優質服務」的企業文化，以提供使用者最符合成本效益的解決方案。更多訊息，請瀏覽公司網站 https://www.openfind.com.tw