中華電信運用Google Workspace協助深白設計打造圖稿檔案庫，輕鬆管理海量作品資料

賦予紙本、商品或空間一份美感，是視覺設計的目標之一，而這類產業也深深受到數位科技的影響，不論是書面或網站視覺，創作者透過設計軟體產出的數位化作品佔了絕大多數，當我們討論數位應用與數位管理等議題時，設計產業所需要落實數位管理的層面也相當廣泛。

2008年創業的深白設計，除了主要的設計工作仰賴數位工具外，日常與客戶聯繫的管道、設計成果與過程中產出的資料管理等任務，包含平面廣告、空間規劃、產品包裝等各類創作，也都是圍繞著各種數位工具或雲端服務來進行。

NAS故障影響圖稿存取，客戶交流缺乏整合通訊

談到數位系統的重要性，接受訪問的深白設計執行長羅壽全也認為，若網路或電腦系統停擺，對內部營運會造成很大影響：「對我們來說有兩大塊，一個就是我們在設計完稿的成果跟相關素材等檔案的保存，另一點則是與客戶接觸、溝通管道的部分，前者是我們的資產，好好保存非常重要；後者就是E-Mail、整合通訊等平台，也就是跟客戶接洽生意的管道。」

因深知數位資產保存的重要性，深白設計使用了兩台NAS設備來保存資料，但卻會不定期的遇到NAS硬碟故障無法使用，修復過程中無法存取相關資料的困境，加上4Bay的NAS雖然可以擴充，但就需要不停地買新的NAS與硬碟，一來佔用空間，二來需要自我維護，三是隨著資料越多設備與硬碟就要不斷的擴充購買。

而在通訊整合平台這塊，深白設計也因為NAS設備出狀況，開始考慮將設定在本地端的郵件系統移轉至雲端平台，然而多年來累積郵件數量非常多，加上整合通訊錄、大量客製化分類等管理模式，在尋找新方案的過程中也不斷碰壁，例如服務連線速度不彰、海外諮詢需以英文洽談等情況，令人相當困擾。

穩定高速大容量，結合精細分類讓成果妥善歸檔

面對重要的設計稿檔案保存，以及通訊平台的升級問題，深白設計經過評估與比較後決定採用Google Workspace雲端服務，運用平台中多種與日常工作相關之數位服務，例如用Google 雲端硬碟保存數位設計稿，以及Gmail、聯絡人等工具來處理通訊事宜，同時委託中華電信從中協助技術支援，逐步將自己原本在本地端的應用服務移轉到雲端平台上。

羅壽全執行長表示：「Google 雲端硬碟提供的空間非常大，高達2TB的空間對我們設計工作者而言非常好用，平均每個專案會產生數十MB，到上百MB的設計稿或RAW圖檔等重度需求，Google 雲端硬碟都能滿足，加上Google 雲端硬碟能根據我自己的遊戲規則來制定資料夾分類狀況，不論是專案執行中的存取，或是告一段落的歸檔分類都十分好用，加上存取速度快、又不用擔心硬體壞掉等問題，省心、省事又方便。」

而在整合通訊的部分，深白設計透過Google Workspace中的Gmail等雲端服務，逐步取代原本辦公室內的實體主機，雲端化的成果，省去自行維護機器的費用，且服務存取方便，只要連上網路就能啟用，加上Gmail也提供多種自訂標籤分類，搭配資料夾與自訂標籤，就能把十多年來累積的專案通訊紀錄一一歸類，當廠商有再次合作意願時，過去通聯記錄更有助於了解對方的需求並加以具象化、藉以快速溝通聚焦作品標的。

長期交流累積信賴基礎，網路資源有助快速上手

深白設計評估採用Google Workspace雲端服務之原因，羅壽全執行長心直口快的答道：「原本我們就有透過中華電信使用Google Cloud Platform (GCP)來架設網站等數位服務，因使用Google雲端服務的體驗非常好，所以當中華電信建議我們使用Google Workspace商用服務後，我們測試沒問題就直接採用了，導入先以Google 雲端硬碟 為主，之後慢慢依據需求拓展應用其他的雲端服務。」

羅壽全執行長說明，草創時期深白設計在規劃網站SEO最佳化的時候就有使用Google服務，平時也有使用Google部分個人化的服務，而最初與中華電信接觸的契機，是為了使用還原功能來修復GCP內的官網資料，透過中華電信協助與海外原廠溝通，以及連線上的技術支援，最後成功將網站資料完成復原。

及時、有溫度的技術支援，單一窗口緩解維護壓力

「透過中華電信導入Google服務的最大優點，就是基本網路傳輸的HiNet跟雲端服務的諮詢專線都相同，我們透過單一窗口的聯繫方式，可以簡化很多內部處理事情的流程，當網路不通或Google服務有疑問時，統一窗口對我們公司而言非常重要，可以提供一站式解決方案也是我們選擇中華電信的一個重要因素」羅壽全執行長說道，中華電信居中協調也能化解直接向美國原廠發信時語言隔閡的挑戰：「中華電信團隊提供專業的諮詢服務。即使沒有明確答案，中華電信的技術團隊也會盡力收集現況資訊，並透過測試驗證後回覆問題。相較於原廠國外客服人員輪值回覆，中華電信的諮詢服務不僅更有效率，也更能解決客戶的問題。」

完成了雲端檔案儲存與整合通訊等應用，深白設計也正在評估擴大使用Google各種服務，或是嘗試運用中華電信自有的雲端平台，一方面可以滿足客戶架站需求，同時也能作為網站設計時的測試環境，而且在委由中華電信接洽、採用各類雲端服務的合作模式下，也能大幅降低深白設計在資訊系統的維護壓力。「煩心事情少了，設計出來的東西才能讓人耳目一新。」羅壽全執行長對中華電信的服務給了一個非常滿意的結論。

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