AvePoint 助力優化資料品質、防範機密洩漏，讓企業 AI Copilot 專案加速落地

隨著微軟推出Copilot for M365，著實讓許多企業倍感興奮，因為此工具彷彿為企業提供AI賦能的絕佳路徑，讓即便不諳演算法或模型訓練技能的眾多員工，都有望駕馭生成式AI技術，大幅提升生產力並釋放無窮創意，帶動企業競爭力激增。

然而據統計，高達85%企業在邁向AI的道路上面臨不少擔憂與阻礙。AvePoint解決方案工程師暨策略顧問Paco Gaur指出，企業主擔心的點，不外乎資料品質不佳、資料洩漏疑慮，因而影響企業對AI的採用率。

有鑑於此，AvePoint提出足以快速弭平前述盲點的有效方案，協助企業加快腳步、大規模採用AI。例如提供Opus Storage Optimization工具，主動掃描無價值的ROT（Redundant Obsolete Trivial）資料，再將之挪移至Azure Blob Storage之類的歸檔區域。另提供Policies and Insights工具，協助處理帶有風險的檔案，連帶整理相關權限設定，以利企業無後顧之憂推進AI Copilot的Rollout計畫。

善用Opus清理老舊或錯誤資料，確保Copilot正確解答
Paco Gaur強調，現階段AvePoint最想做的事情，就是備妥不同方案，幫助客戶順利越過障礙，使其資料品質、資料安全皆能提升到位。

首先談到資料品質，它之所以至關重要，係因AI的效果取決於資料質量優劣。舉一簡單例子，假使業務同仁想透過Copilot理解公司最新報價資訊，可在Copilot Chat輸入Prompt來提問；但如果SharePoint、OneDrive或Teams當中若存有老舊資料，例如3年前的報價資訊，此時Copilot就可能根據這些過時資訊，給出不準確的答覆。

「要避免這種情況，即需排除不正確或已經不重要的資訊，」Paco Gaur建議，企業最好不要將ROT Data保留在M365裡，可以把它們挪到外部的歸檔區，AvePoint Opus Storage Optimization便可滿足上述需求。它主要做兩件事，一是將M365裡所有ROT Data掃描出來，再提供一份詳細報告，點明ROT Data所在位置與數量；另一是移出這些資料，接著歸檔到其他地方。

善盡高風險檔案權限配置，消弭機敏資訊洩漏疑慮
至於資料保護，AvePoint基於多年相關經驗，已開發出不同產品或方案。其中一項產品為Policies and Insights，擅於幫助客戶將所有高風險檔案顯示出來；譬如蘊含敏感資訊的檔案、且分享給眾多內部使用者，就視為高風險檔案。

在去年（2023），一家大型的美國公司，其IT團隊對Copilot for M365輸入的第一個Prompt，竟是詢問CEO當年獲得多少Bonus，而Copilot也給出正確答案，因為此答案存在於OneDrive當中一份HR的Excel檔案，導致企業主為之震驚，旋即暫停AI Copilot Rollout。所幸後來藉助Policies and Insights盤點所有高風險檔案，進而重整相關權限配置，就不再出現類似狀況，才放心重啟Rollout。

Paco Gaur強調，事實上AvePoint發現約有45%企業，在採用AI的過程遭遇機密洩漏情節，足見資料安全是一項極為重要的準備步驟。

藉由單一平台，協助遷移，保護與管理M365資料
他進一步說明，AvePoint是一家M365資料管理方案的提供者，主要聚焦於三個方面來協助M365客戶。

第一方面是資料遷移。AvePoint提供非常成熟的遷移工具，至今累積執行逾兩千個專案，遷移的資料總量超過12個Petabyte；其中有一個大型專案，單一客戶透過AvePoint工具大舉遷移逾500個Terabyte資料。

Paco Gaur提醒，其實企業要導入AI Copilot，也必須執行資料遷移，作為資料品質方面的準備步驟。因為Copilot for M365僅能搜尋M365資料，所以企業有必要將現存於本地File Server的重要資料，遷移至M365的SharePoint、OneDrive…等，讓Copilot搜索範圍更趨完整。

第二方面是資料保護，目前AvePoint提供兩項主力產品，除前面提及的Policies and Insights外，另一產品為Cloud Backup資料備份方案，可幫助客戶備份所有雲上資料，且不僅涵蓋SharePoint 、Teams、OneDrive、Power Platform、Viva Engage…等M365資料，亦能支持Salesforce、AWS、Azure、Google Workspace、Dynamics 365…等其他雲平台的資料。

第三方面是M365資料管理，因為M365裡有許多事務，需由IT Admin或使用者手動執行，譬如創建一個Teams或SharePoint Site，後續還得手動管理這個Workspace、例如刪除或歸檔無人使用的Teams Workspaces。要執行這麼多操作，難免耗時費力，此時可善用AvePoint的治理或歸檔方案，如Cloud Governance、Opus等，自動完成這些操作，以利增進工作效率。

總之AvePoint為一個SaaS平台，完整匯聚不同面向的產品，協助客戶加速數位轉型；例如當M365環境遇到勒索攻擊，即可運用備份資料展開復原動作。

更重要的，經由許多經銷夥伴、代理商和客戶的回饋，已證明AvePoint擁有諸多獨特優勢。首先在於產品與功能毫不複雜，且無論UI/UX或授權模式都十分友善。其次AvePoint不只賣產品或方案，而是透過單一平台全面滿足資料的遷移、保護與管理功能，使客戶不需拼湊許多來自不同原廠的方案，大幅降低管理難度。再者AvePoint提供24x7支援服務，且包含於產品授權範圍，不需另外加購。

因此當客戶使用AvePoint產品時遇到任何疑難雜症，可隨時聯繫AvePoint支援團隊，透過E-Mail或電話開Ticket；且因其中一個團隊位於中國大陸，所以透過中文也能溝通。

目前AvePoint委由零壹科技負責臺灣地區代理業務，因此不論從技術或產品支援面，皆可透過零壹為經銷商或客戶就近提供協助，稱職扮演一線技術支援角色。比方說客戶或經銷商初期對AvePoint產品感到陌生，零壹便可居間協助他們熟悉產品使用方式。

此外零壹有感於臺灣企業的AI運用進程雖落於歐美國家之後，但反倒有許多前例可供借鏡，避免陷入相同誤區。因此零壹會積極向AvePoint取經，把眾多世界級經驗傳達給客戶，以利加速實現Copilot導入專案的完美落地。