精誠軟體協助國賓大飯店導入Office 365雲端辦公軟體服務 有效提升工作效率、集團品牌形象

在精誠軟體的協助下，導入Office 365雲端辦公軟體服務後，國賓大飯店不僅順利完成電子郵件伺服器的整併，也朝全球國際化邁出成功的一大步。加上Office 365也具備簡化法規遵循，加強資料保護的功能，對保留與客戶往來之間的郵件有極大幫助。

成立至今超過50年的國賓大飯店，是台灣相當知名的飯店集團，多年來一直以正直、團隊、創新、回饋為經營方針，積極耕耘台灣市場，並且配合政府支持觀光產業政策，持續推出多種創新服務，如成立時間最久的台北國賓大飯店，便備受國際旅客歡迎。隨著台灣觀光產業蓬勃發展，大量國際遊客紛紛到台灣旅遊之際，國賓大飯店也陸續在高雄、新竹等地成立營運據點，讓遊客在台灣南部、中部欣賞美麗風景或洽公時，能夠享受到一致性高品質的五星級服務。

在國賓大飯店的規劃中，三家飯店均具有自身經營族群與特色，台北國賓主打台灣經典飯店、新竹國賓則訴求頂級商務飯店、高雄國賓則為都會休閒飯店。為了強化國賓大飯店在國際觀光客中的品牌印象，資訊部開始使用Office 365雲端辦公軟體中的雲端電子郵件服務，除將三間飯店的網域名稱統一之外，也將域名從原有的.tw轉換成.com，讓國賓大飯店朝向國際化的方向前進，提升整體集團的形象。

國賓大飯店總公司資訊長陳世銘說：「導入Office 365雲端辦公軟體的電子郵件服務，以及精誠軟體的顧問服務後，不僅順利完成電子郵件伺服器的整併，也讓國賓大飯店朝全球國際化邁出成功的一大步。值得一提之處，在於Office 365也具備簡化法規遵循，加強資料保護的功能，讓我們能夠依照法規要求，保留與客戶往來之間的郵件，對事後稽核工作進行有極大幫助。」

電子郵件未整合  阻礙企業運作效率

如同多數歷史悠久的企業，國賓大飯店早期也是仰賴電話、傳真與客戶溝通，包含訂房確認、服務內容查詢等等。自從電子郵件問世、迅速取代傳真機之後，資訊部也選定了一套Open source郵件軟體，在企業內部建置專屬郵件伺服器，讓員工能夠透過該服務與客戶保持聯繫。而在企業版圖急速擴張下，資訊部也沿用相同機制，陸續在新竹國賓大飯店、高雄國賓大飯店中，各自建立一套獨立運作的專屬郵件伺服器。只是當時並沒有考量到網域名稱整合的問題，因此在飯店業務量快速增加之後，採用三套獨立運作郵件伺服器的缺點也逐漸浮現，造成國賓大飯店營運上的困擾。

首先，由於台北、新竹、高雄等分公司是使用各自的網域名稱，在網域名稱沒有統一的狀況下，很容易造成往來廠商、客戶之間的困擾，無法簡易判別需要聯絡的國賓同仁是屬於台北、新竹或高雄。在此種狀況下，一旦廠商或客戶有事情需要聯絡國賓大飯店時，可能會需要撥打多通電話才可能得知正確的電子郵件地址網域，對國賓大飯店的業務聯繫會造成極大阻礙。

其次，由於員工電子郵件名稱命名方式並沒統一，除可能會產生名稱重複的異常狀況外，公司內部溝通也變得很複雜。為此，總公司資訊部還建立一個內部網站，專門讓員工查詢其他同仁的電子郵件帳號，只是長久下來不僅資訊運用效率不佳，也讓IT人員的工作負擔加重，對公司營運也有極大影響。不光如此，因有部門採用多人共用一個電子郵件帳號的機制，除可能有個資外洩的疑慮之外，若出現引起爭議的信件時，更幾乎沒有辦法找到負責處理該信件的員工，對公司整體營運可能會造成潛在的衝擊。

陳世銘資訊長指出：「早期建置的Open source電子郵件軟體，還有一個很難克服的大問題，也就是行事曆無法共用、分享，加上無法和行動裝置與MS Outlook同步，所以只有支援web mail介面以及POP3收信。此外，由於電子郵件伺服器架設在企業內部之中，在運算能力、頻寬有限的狀況下，很容易受到其他應用程式佔用頻寬的影響，出現讀取電子郵件的速度過慢，長久下來多少都會影響到國賓大飯店的整體服務品質。」

資訊部認為要解決上述種種問題，勢必要更換一套符合國賓大飯店未來營運需求的電子郵件方案，在評估整體導入成本、後續維護費用、教育訓練等因素，資訊部決定採用精誠軟體的建議下，改用依照使用人數計費的公有雲解決方案，並且在市面上的眾多服務供應商中，選擇Office 365雲端辦公軟體服務。

Office 365保護資料有一套  可快速找回被刪除郵件

在雲端運算時代來臨下，商務人士工作範圍早以從傳統辦公桌，擴散到不同場合之中，慣用的數位工具也從個人電腦延伸到行動裝置上，而微軟推出的Office 365雲端辦公軟體服務正是為此趨勢所設計。Office 365雲端服務支援跨裝置工作模式，每位使用者最多能夠在5台裝置上使用該服務，加上支援多人針對同一份文件編輯的協同模式，可確保專案成員隨時都能存取最新的檔案版本。

在電子郵件功能方面，Office 365雲端辦公軟體服務提供封存與預定法務保存措施的功能，不僅可簡化法規遵循程序，也可讓使用者能在不同信箱、小組網站，以及會議記錄中，快速搜尋所需的檔案。尤其軟體還提供自訂資料遺失防護政策，除能避免發生郵件被誤刪的狀況外，也可在電子郵件中啟用政策宣導內容，能於使用者傳送郵件前通知相關注意事項，以免因違反公司政策而發生機密外洩事件，讓企業能符合新版個資法的法規要求。

考量到國賓大飯店的整體員工人數約在400人左右，因此資訊部和精誠軟體討論後，決定分成兩階段導入Office 365的電子郵件服務。第一階段以高階主管及需要經常對外聯繫的業務、公關部門為主，除了統合三間分公司的電子郵件域名外，也將域名從.tw轉換成.com，達成提升整體集團形象，朝國際化目標邁進的目標。

「當初我們選擇Office 365雲端辦公軟體服務的原因之一，就是看上產品內建電子郵件往來記錄的保存功能，這點對國賓大飯店而言非常重要。」陳世銘資訊長表示：「以我們在西門町的子飯店品牌-意舍 (amba TAIPEI XIMENDING)為例，因該飯店是透過電子郵件做為訂房的主要管道，所以每封郵件的往來記錄都非常重要，採用Office 365之後，不僅大大降低了訂房信箱漏信的問題，即使是同仁不小心誤刪信件，也可輕鬆、快速的從刪除的郵件匣找回，因此當發生訂房爭議時，櫃臺人員便可進行查詢與處理，是非常方便且實用的功能。」

共用行事曆服務  協同作業效率高 

國賓大飯店選擇導入Office 365雲端辦公軟體服務的第二個原因，在於公司使用MS Office已經有多年的時間，企業內部中存在著Office 2000、2003、2007等版本，多數員工都已經非常習慣Office產品的操作介面。若選擇其他品牌的電子郵件解決方案，國賓大飯店勢必還得額外支付教育訓練的成本，相較之下依照精誠軟體的建議，選擇Office 365雲端辦公軟體服務之後，因完全不需要改變員工既有操作習慣。在精誠軟體的技術支援下，除可加速導入速度之外，也能讓國賓大飯店的同仁順便習慣適應Office 2013版的操作介面，為日後軟體升級預先鋪路，也能減少資訊部的工作負擔。

此外，由於Office 365是以雲端平台為核心的雲端應用服務，加上支援跨裝置的特性，所以員工不管在何處都可以連上Office 365，並且使用行動裝置收發電子郵件。而且連線速度會比以往要快上許多，加上有共用行事曆的功能，所以從雲端平台上即可看到小組成員的行事曆，可簡化召開專案會議的流程。

陳世銘資訊長指出：「過去因為行事曆資訊無法分享的關係，每當要召開小組會議時，只能夠透過電子郵件或電話確認成員空檔時間，而訊息無法同步掌握下，光是確認會議召開時間，就得花上不少功夫。但是當導入Office 365雲端辦公軟體服務後，召集人只需先上網確認小組成員在行事曆上的時間分配狀況，便可立即確認開會時間，能可省下事前聯絡與確認的繁雜流程。」

免去設備維護時間 Office 365受國賓大飯店推崇

考量到傳統郵件伺服器的儲存空間、預算能力有限，多數企業都會限制每封郵件的大小，以及每個帳號的郵件空間容量，以國賓大飯店為例，過去每位員工分配到的空間僅有200MB。但此種作法存在不少缺點，員工都需要定時刪除不需要的郵件，避免儲存空間不夠使用，而且在數位資料快速增加的趨勢下，此種作法已經不符合時代潮流，只是若要擴充郵件空間，勢必傳統郵件伺服器勢必要先停機，才能增加硬碟數量，而且停機之間導致的業務損失，也很難明確估算出來。

但是導入Office 365雲端辦公軟體服務之後，國賓大飯店完全不需要考慮停機的問題，郵件容量問題也獲得極大改善，員工只要將郵件歸類整理即可，有利於往來郵件的長期保存。簡單來說，國賓大飯店可以依照實際使用狀況，決定要租用電子郵件數量與空間，不僅可免除繁複的伺服器管理工作，也能同時降低 IT 固定費用支出。

陳世銘資訊長說：「我們對Office 365雲端辦公軟體中的電子郵件服務感到滿意，也很高興精誠軟體提供完整的顧問服務與技術支援，讓過去令人困擾的種種郵件問題都迎刃而解，此外我們也在精誠軟體的介紹下，開始使用雲端平台中的One Drive服務，作為企業內部檔案分享的平台，取代市面上風險高、容量小的免費線上儲存服務。」

由於國賓大飯店的IT人力相當精簡，所以除了由精誠軟體協助執行Office 365雲端辦公軟體服務第二階段的部署計畫外，也開始評估導入SharePoint、Lync等服務的可能性，希望日後可以將自行建置的資訊系統，逐步轉至微軟的雲端平台上，達到降低自行維護設備的時間與成本，讓IT人員將重心放在內部協調跟掌握用戶的需求上
 

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