Ultimus Workflow Suite

美商Ultimus推出的Ultimus Workflow Suite在第4版以前是採用Java Applet技術開發，雖然產品成熟且功能齊全，卻因為執行效能問題一直無法改善，因而錯失切入Workflow市場的大好時機。Ultimus痛定思痛之後決定壯士斷腕，4.2版以COM技術捲土重來。為深耕大中華地區市場，第5版包括操作介面及說明手冊已全面中文化，目前Ultimus Workflow Suite支援英文、日文、正體及簡體中文，用戶端操作介面更支援多達15種語言，是相當國際化的產品。

不同於其他Workflow廠商以專案開發經驗，拼湊工作流程系統應用的風貌，甚至衍生出其他知識管理及企業入口網站等產品，Ultimus是專注於工作流程的廠商。Ultimus Workflow Suite提供360度全方位的流程開發工具，從Discover（需求探索）、Design（流程設計）、Model（流程模型）、Build（流程建立）、Integrate（流程系統整合）、Deploy（導入實施）、Use（上線使用）、manage（管理）到Measure（效率評量），包含工作流程完整的生命周期。企業重複根據評估的結果加以修正，或因應內部流程的調整，進入下一個循環的開始。
U2Net讓企業兼顧Internet與Intranet的好處

為了讓企業同時享有主從架構的效能，及網際網路無遠弗屆的便利性，Ultimus提供U2Net（Ultimus Double Net）技術，當Ultimus Workflow Suite被安裝在防火牆內部時，Ultimus模組與伺服器可以COM（Component Object Model）/DCOM（Distributed Component Object Model）溝通；安裝在防火牆外部時可透過HTTP溝通。企業可依需求彈性選擇適合的資料溝通方式，兼顧Internet與Intranet的好處。

為保障工作流程的穩定運作，Ultimus Workflow Server必須仰賴健全的資料庫，因此Ultimus工作流程資料庫限定使用Oracle或SQL Server，資料庫包含流程定義、案件狀態及工作指派等，所有Ultimus運作所需的資訊。透過資料庫Flobot連結電子表單的外部資料庫，則可搭配任何ODBC支援的資料庫。

企業員工透過用戶端介面傳送表單，Ultimus提供ActiveX、Outlook、Thin Client等三種用戶端版本以符合各種平臺及需求。開發人員可選擇ActiveX Client讓員工透過瀏覽器處理表單；或採用Outlook 2000 Client與結合Outlook；若有跨平臺的需求可選擇使用標準HTML的Ultimus Flobot讓工作流程不再是資訊孤島過去企業初期導入Workflow可能只是為了讓表單電子化，並透過追蹤及報表功能了解流程的障礙。但實施一段時間精簡型Thin Client，只要支援HTML 3.2的用戶端皆可讀取。

之後，便發覺雖然提升了便利性，卻缺乏與其他應用程式整合的橋樑。員工雖然可以上網填寫及簽核請假單，但是假單內容無法與差勤系統整合，人事部門仍需重複輸入資料，工作量並沒有因此而減輕。為了讓工作流程與其他應用軟體整合，而不只是單純傳送表單的資訊孤島，Ultimus提供特有的Ultimus Flobot（流程機器人），在流程中可觸發各種應用程式處理指定工作。Ultimus包含資料庫、Word、XML、Excel、電子郵件、Script、ASCII、檔案及呼叫DLL等多種流程機器人。

Ultimus Flobot的功能是在表單流程中，結合所有相關作業會使用到的應用軟體，成為流程中自動執行的一個步驟。資料庫Flobot可自動存取ODBC相容的資料庫；Word Flobot可透過Word自動產生報表、信函或傳真文件；XML Flobot可讓Ultimus與其他應用程式交換資料；ASCII Flobot可將資料寫成TEXT檔案，便可輕易與大型主機整合。開發人員也可使用Flobot開發套件（Flobot Development Kit），自行開發客製化的Flobot。

應用程式之間資料的整合，令人聯想到EAI（Enterprise Application Integration；企業應用程式整合）。EAI著重應用程式之間資料的交換；Workflow則著重人機互動機制。透過Ultimus Flobot結合了EAI與Workflow的功能，讓Workflow不只是傳送表單，還可與企業其他應用程式整合，並觸發Word、Excel及Outlook產生文件、分析報表並通知相關人員。
Ultimus Process Designer找出流程瓶頸

為協助企業找出流程瓶頸，Ultimus提供Process Designer讓流程分析師或管理者預先規畫並模擬工作流程。模組化的關卡與步驟可加註文字描述及屬性，並假設各種版本的情境實際模擬執行的情況，產生分析圖表從各種角度檢視流程設計，盡量讓處理每一個事件的成本相同，不會因為工作量的多寡影響流程的進行。

Process Designer不侷限應用於電子化工作流程，企業可單獨購買Ultimus Process Designer，檢視目前內部工作流程的設計是否遭遇瓶頸，例如機場出入境的程序，由於旅客與行李的通關程序分離，可能因為行李掃描的速度較慢，導致旅客都在等待行李造成流程擁塞，經由情境模擬提供測試數據，便可了解問題預先針對處理行李的部分加以調整，評估是否增設多台X光掃描機，讓通關流程更順暢。
Ultimus Builder實作藍圖的設計工具

流程設計師以Ultimus Process Designer產生工作流程設計藍圖的WFL檔，開發人員在Ultimus Builder開啟WFL檔，即可針對流程中的文字描述，實作設計理念。分散式試算表是Ultimus Builder重要的核心，只要是熟悉Excel的使用者，便可輕易運用數學運算及邏輯判斷觀念，設定表單傳送條件及例外狀況，讓Ultimus將正確的資料在正確的時間傳送給正確的人。

企業通常將表單與流程建置的工作交給資訊人員負責，對於專業的資訊人員而言，與其透過試算表設定複雜的條件清單，不如寫程式較為直覺。Ultimus之所以提供試算表而非程式介面，是希望透過類似Excel的介面讓一般人也可輕易設定表單流程。人事部門主管可自行更動請假單、加班單等流程，財務部主管可自行調整請款單、零用金申請單等的申請流程，資訊人員僅負責Flobot及Ultimus Administrator管理工作，分層負責專業分工才能減少資訊人員的工作負擔，專注於系統開發與維護等重要工作。

Measure（評估）是Ultimus第5版最新推出的功能，可統計真實流程執行的績效，透過圖表分析產生器（Report Wizard），依據使用者事先定義的樣板與條件，產生報表供管理者洞悉各部門流程所需的成本與時間，以排除任何干擾流程進行因素。管理者透過表格及圖形化的分析數據，檢視流程執行的效率及問題，可匯出報表成Excel檔，依需求進一步製作成適用的報表，作為提升企業流程效率的重要參考。

Ultimus Workflow Suite的授權方式，是根據同時有表單正在處理的使用者人數及單日交易量兩項數據計算，企業不會因員工人數眾多，而支付龐大的帳號授權費用，多人共用帳號反而降低系統安全性。各家企業流程設計大不同，導入Web化工作流程難免遇到問題，廠商的售後服務關係著企業流程自動化的成敗，雖然Ultimus Workflow Suite已中文化，由於系統的安裝與使用仍需一段時間的摸索與學習，Ultimus提供客戶兩個教育訓練的名額，並要求下游廠商提供高品質的售後服務，以保障客戶權益。文⊙李延華