Microsoft Office InfoPath 2003

簡化表單開發的資訊整合應用平臺
以XML作為資料交換的標準

預訂年底上市的Office System 2003的新成員，除了好用的OneNote 2003電子筆記本外，又多了可簡化表單開發作業的InfoPath 2003。企業為了收集和管理資訊，設計了請假單、加班單、請款單及出差單等，無數的表單供員工填寫。根據統計59%工作者的職責是填寫各式的表單。雖然市面上表單電子化產品層出不窮，往往著重流程設計與控管，卻未必可平順地將表單內容與相關系統整合，多數必須透過額外的轉檔與資料庫轉換程序，無法即時擷取或重複使用資訊。更多企業是於各種系統之間重複輸入相同資料，不但增加資料輸入錯誤的機率，更導致工作效率的低落。

InfoPath 2003支援W3C的標準，由於XML（eXtensible Markup Language；可延伸標記語言）是通用的資訊交換標準，可跨越作業系統及程式語言，達到異質性系統相互溝通的目的，已降低了資訊整合與應用的困難度。InfoPath 2003即以XML作為資料標準格式，作為資訊整合的應用平臺，簡化動態表單的開發作業，匯整企業內部的資料成為可重複使用的資訊。熟悉的操作介面

過去為達到資訊流通的目的，企業必須適應不用系統的操作模式，導致工作效率低落。使用InfoPath 2003整合表單資訊，以所見即所得的設計模式，及類似Word的一致性操作介面，提供建立結構性文件的能力，將可降低企業的學習成本。

透過InfoPath 2003收集資訊，可選擇資料來源以ADO.NET存取資料庫，或存取XML及Web Services資料，並支援VB Script和Java Script，開發人員可撰寫程式驗證資料的正確性。不同於一般表單格式固定無法調整的缺點，InfoPath 2003提供動態插入資料的彈性，可選擇將特定區段設定為重複性區段、選擇性區段或重複表單，使用者會根據資料的筆數彈性調整表格的長短。InfoPath 2003是Office的一部分，結合Word和Excel的表單編輯經驗及文字處理程式，可設定字型、大小、拼字檢查、自動校正及欄位計算能力，使用者在不需了解XML的情況下，處理結構式文件。

為了讓企業輕易上手，InfoPath 2003提供許多範例表單，只要在設計模式下調整表單格式即可符合企業個別需求，開發人員也可自行建置表單，或透過ADO.NET整合資料庫，設定條件擷取適合的資料，成為可動態查詢的報表。多重檢視功能可設定摘要、完整等各種檢視版本，依需求顯示、隱藏或重新排列資料的順序。

InfoPath 2003結合SharePoint Services可合併多項資訊為單一表單，匯整不同使用者的資料，並設定篩選條件以方便搜尋資料。使用者也可選擇以MHT格式匯出資訊至網站，或建立Excel工作表，讓沒安裝InfoPath的電腦可檢視表單內容。為方便出差的員工即時填寫表單，InfoPath 2003支援離線使用表單功能，可以DataSet、XML或Web Services形式於本機儲存表單，重新連回公司網路後，便可立即送填寫完成的表單。InfoPath 2003不僅是表單設計及填寫工具，可與企業既有的ERP、CRM等系統整合，不但減少重複輸入的麻煩，也可輕易匯整資訊，提供決策者完整的訊息，做出正確的決定。整合不是立竿見影的小事

雖然XML是資料交換的標準，正逐漸改變資訊建立、儲存與交換的模式，許多企業開始加碼XML與Web Services的應用，但是整合是漫長的工程，企業不能期待會有立竿見影的效果。即使已確立XML為資料交換的標準格式，但是不同系統之間資料欄位的對應仍是最麻煩的工作。目前政府及各產業已陸續著手制訂資料交換的統一標準，企業內部與合作夥伴若要利用XML作為資料交換的標準，必須建立統一的資料命名方式或欄位對照表，才能達到串連與透通的目的。

表單設計工具是InfoPath 2003的定位，並不取代自動化工作流程系統的角色，目前已有喬篷及博格等工作流程廠商與微軟合作，InfoPath 2003將與工作流程軟體進一步整合，使InfoPath 2003的表單也可設定關卡，具有簽核的效力。Microsoft Office System的定位隨著企業需求的改變不斷調整，1995年剛推出時僅是文書處理的軟體，網際網路盛行之後加入FrontPage，為符合時代的變革，Microsoft Office System 2003加入了OneNote　2003與InfoPath 2003兩個新成員，期待滿足使用者妥善運用筆記及表單的需求，簡省重複輸入資料的麻煩。InfoPath　2003可與Word、Excel、Outlook 2003、 SharePoint Services、BizTalk等微軟既有產品相互結合，導入工作流程及表單合併的應用，將有助於企業提升工作效率及生產力，降低開發及維護表單成本。文⊙李延華