捷鴻JetKM 1.5

目前市面上KM產品，大部分以關聯式資料庫做為文件資料儲存的系統後端，而全文檢索與其他文件管理、操作介面等功能，為了提升其跨作業系統與資料庫平臺的擴充能力，多以Java開發。捷鴻資訊針對Notes平臺特有的Notes Storage Facility（NSF）文件資料庫結構，以其七重等級的權限與群組控管，利用Notes既有系統優勢，結合捷鴻自身開發的文件管理機制，再配合知識管理強調的知識分類、共享與回饋機制，開發出JetKM，以達到企業知識循環不息的建立與創新。

JetKM，總共由13個IBM Lotus Domino R5的資料庫所組成。知識管理部分由知識管理入口網站、KM文件管理、KM文件查詢、KM歷史文件、討論園地組成；文件查詢與使用紀錄，分為待審文件查詢、簽核紀錄備存與文件使用紀錄；流程管理資料庫包括流程設定、流程使用紀錄；系統管理與權限，交給系統設定檔、檔案儲存資料庫與組織管理系統。知識的分類與討論

知識地圖羅列於視窗左側，分類層級不予以限制，階層之間的分類性質與權限，會依據所屬階層關係，上下繼承，在繼承下來的權限選項中還能夠依需求微調。如此可以彈性地運用屬性繼承來創製權限範本，交互運用，以提升管理便利性。

討論區與布告欄的言論空間，可以使隱性知識文件化，累積日趨成熟的專業意見。而且當公司的規模擴大，據點與分公司的設置導致人力分散，彼此時空阻隔，電子郵件的往返聯繫互動，無法配合企業內部實際溝通的需求；透過電話或視訊系統的影音交流，仍無法解決最實用而具體的文件分享與傳遞。或許在重大議題的裁決、業務的流暢運行，仍須即時快速的回應對方需求，然而在開發與評估產品階段，大至公司政策，小至個人意見的參與，一個網路討論空間長期經營與累積資訊，培養、訓練與引導員工將實際的面對面溝通，轉化為線上討論區的意見交換，仍是非常需要的。JetKM提供開放式議題的討論園地，回應可以上傳檔案至KM系統內，並能夠附加在討論文章上，同時讀者也可以對文件貢獻其專業意見並評分，由於各階層讀者立場的差異，能提供多角度的考核評量，進而提升討論品質。
文件管理資料層層節制

KM系統上線前，應該將企業內部已經生效的作業文件，輸入系統內作為知識分享的最基礎知識。JetKM的「制定上線前文件」及「改版上線前文件」功能，就可以不經過簽核使相關作業文件直接生效。入口的首頁畫面與其他KM產品一樣，提供點閱排行榜與使用者本身的文件點閱數，及使用者居於知識審查流程位置中，所需處理的文件清單等三個視窗。JetKM由於與Notes緊密結合，視窗底部提供Lotus iNotes郵件信箱的登入連結，相較於此，大部分KM產品的做法，則須另行開發Web收發信的介面。

有如茫茫大海的企業文件中，讓使用者找到可用的文件，是KM產品必備的基本能力。JetKM應用Notes文件資料庫本身的查詢能力，更搭配龍捲風的全文檢索元件，補強Notes的中文檢索能力；關鍵字的搜尋也是一項極具突破性的特色，使用者往往隨意輸入自認為相關的關鍵字，即使KM系統提供進階搜尋，頂多也只能針對檔案的大小、存取日期等與內容無關的資訊著手；或是以關鍵字直接檢索文件本文內容。JetKM將關鍵字分類，並予以層級管理，而且在建立文件時，摘要說明資訊須由作者撰寫，並選擇所屬的關鍵敘述子類別，相對的當使用者搜尋時，除了輸入的字串以外，再點選關鍵字類別與細項，由於有兩層以上的關鍵字類別與字串搜尋處理，協助過濾，可以提高文件搜尋的正確率。

JetKM以個人權限限制讀取的文件範圍與種類。然而企業分配給員工的工作性質複雜交錯，有時仍需要跨越自身的權限與層級，檢視相關的資料文件。JetKM提供的「文件調閱申請」，能挑選欲申請的知識分類，填寫調閱原因與調閱的時間性後，進入審查流程，使用者靜候調閱許可的回音。

文件匯出支援三種格式：結構化文字（structured text）、表格式文字（tabular text）與Lotus 1-2-3試算表格式。對於文件列印，JetKM透過Notes管控，須提出文件列印申請，才能允許文件輸出成紙本，在系統也會留下該文件的使用者列印記錄；附檔列印是將支援的DOC檔與XLS檔，轉換成HTML或PDF格式列印，轉換成HTML用瀏覽器網頁方式列印，而選擇PDF機制的話，KM伺服器端必須另外購置Acrobat Writer 5.0，使用者在上傳文件時予以轉換，使用者亦須安裝Acrobat Reader開啟檔案；假如企業文件的列印，還希望加上浮水印功能的話，JetKM也能在管理介面上，設定相關的文件範本，在列印時將浮水印及聲明一併套印在文件上。萬一下載與列印過程中，發生系統當機、網路中斷或印表機停止服務時，使用者必須重新提出調閱或列印申請。

所有KM產品都注重文件版本的控制。由於文件發行之後，內容仍會更動，JetKM內的文件如果被更動，文件會產生改版作用，以整數增加版本數字跳號，由於版本差異產生不同版號的副本，JetKM能夠保留相異版本的文件。如果是被系統鎖定的文件，則不能重複改版。

文件檔案的機密等級，可以依照性質制定其等級。如同食物一般，文件也是有保存期限的，也就是文件的生命週期。然而即使是較高的機密等級，也會因為時效性過期，導致資料不正確。有競爭力的企業知識，必須注重資訊的正確，分享與傳播知識文件的效率以外，更應該關切文件的時效性，否則過期的情報往往會使專業的意見，產生不可預知的偏差，因此關於文件的檢驗與汰舊換新的頻率必須非常注意。企業應該讓員工適時了解，不妨礙公司業務營運的情報。KM的好處在於不需要刻意公告，在系統內員工可以得知應該了解的資訊，KM只是一種管理工具，員工才是知識管理的主角。
審核流程控制機制齊全

審核流程，JetKM可以因應組織結構的差異，提供多樣化的簽核方式。組織簽核與專案組織層級的區分，能夠使用固定層級或相對層級的分別法，固定層級是指企業權限樹狀結構使用者的絕對位置，相對層級是指相對於使用者的正負層級；非組織簽核則僅需利用使用者的角色彼此識別即可。

流程中可以隨時查詢審核進度，萬一遭遇退件與相關特殊狀況， 透過Notes的郵件系統發送必要的事件通知；為了配合管理需要，文件審查的流程，還能兼顧企業內部等管理制度中的代理人制度與員工一人多職等情況；流程終了，除了透過主管底定簽核，還可以遞送至其他人員加簽會辦。總體來說，支援的簽核類型有串簽、並簽、加簽、退件、重送、稽催，充分落實企業現有完整的簽核過程與制度。假如套用JetKM內建流程，還無法全部滿足企業組織的需求，自定流程能讓企業以布林運算的表達方式，能切合企業政策改變，因時地人事物等因素調整管理辦法，隨需求訂定彈性的「流程公式」，不必受制於系統。

報表統計的功能，讀者對於一般文件的點閱率的常態性功能，在JetKM登入畫面首頁就已經具備。不過由於Notes平臺本身文件資料庫的長處，在於安全的資料分享與流程控制，這是優點卻也是先天限制，不同於關聯式資料庫資料結構，對於總體各處理細部流程處理，複雜數字的統計，須另以客製化形式專案處理。

已經導入Notes的企業，如果想在內部營運上應用知識管理的概念，額外多增加一套Notes以外其他資訊系統的話，成本上並不划算，管理上也較不易整合至現有的資訊環境。目前架構在Notes平台上的KM產品選擇並不多，JetKM能夠滿足企業知識管理的需求，又可以使先前已花費成本建置Notes的企業，充分發揮其投資成本換來的系統潛能。文⊙李宗翰