Microsoft Office System 2003

隨著網際網路的興盛，眾多難以彙整的資訊，反而變成沒有價值的雜訊。根據統計企業有50%至75%的資訊，需經由電子郵件、電話或者面對面的方式，由他人的硬碟中取得。企業重要的智慧資產存放於員工個人的資料夾中，當人員異動時，重要資料隨之消失，無法累積商業智慧。微軟因應時代的變遷，針對企業關注的層面，調整Office扮演的角色，除了原有的Word、Excel、PowerPoint、Access及FrontPage之外，更加入OneNote、InfoPath、Project、Publisher、Visio、SharePoint Portal Server及Real-Time Communication Server等新成員，成為龐大的Office System 2003家族。Office System 2003的目標不僅是提升個人生產力，更著重整合前端應用程式、後端伺服器及服務，成為資訊整合的解決方案。Office的角色由個人走向企業
支援XML及Web Services形成智慧文件

過去Office的定位在於前端內容的編輯，強調知識工作者個人生產力的提升，以套裝軟體的方式提供單一產品，希望提升員工的工作效率，以降低企業營運的成本。隨著時代的變遷，知識工作者的角色逐漸轉變為著重生產力、溝通及協同作業能力的資訊工作者。

Office的現在與未來，也不再侷限於個人而著重團隊生產力，可依中小企業、學校及個人不同的需求，提供解決方案導向的產品組合與搭配，整合前端應用程式、後端伺服器及服務等的資訊，讓伺服器端的運算威力，延伸到使用者平臺，串連的人員、資訊及商務流程，不僅是要降低成本，更要求取企業經營成功。

企業有80%以上的重要資訊散落於員工的硬碟中，並未有效彙整成為可以傳承的商業智慧，未經管理及保護的內容不但取得容易，更容易隨著人員的異動而消失。因此Office 2003提供IRM（Information Right Management；資訊權限管理）功能，可保障企業重要資產。Office System中的Outlook 2003及Real-Time Communication Server可提供即時且正確取得資訊的管道，以XML及Web Services更可整合異質性系統的資訊及商業流程。Office與Windows SharePoint Services整合，提供共同作業的工作環境，將可提升個人及工作小組的生產力，強化企業競爭力。

相較於Office XP對XML與Web Services支援，有如蛋糕上的奶油般蜻蜓點水，微軟將XML建置為Office 2003的核心，企業可自訂符合需求的資料結構，使資料容易交換、搜尋及重複使用。透過可程式設計的工作窗格，文件可與伺服器資料庫整合，形成智慧文件（Smart Document）。

結合Biztalk及SQL Server資料庫，可淬取出事先定義的XML文字、圖形及表格並插入文件，Office 2003即自動套用格式產生內容，並將游標移至下一個步驟。使用者無需要了解XML，在毫無查覺的情況下，即應用XML產生的智慧文件，如此一來，資訊人員整合的需求與使用者應用得以相結合。

R&R（Research and Reference；參考資訊）是全新的功能，安裝Office 2003之後，Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Visio甚至IE瀏覽器皆支援R&R。對個人而言，使用者面對夾雜英文的內容，常需藉助翻譯軟體，透過R&R使用者可查詢網站上所有與單字相關的說明。企業則可經由Web Services的整合，輸入查詢條件後，以XML格式從資料庫擷取文字、圖檔或表格等產品資訊，與文件整合。當使用者必須在第一時間搜集資訊，回應客戶的問題時，資訊搜尋就好像有個專家從旁協助般，立刻組織出相對應的資料，可提升工作效率及客戶滿意度。與SharePoint Services整合，提供團隊工作的平臺

Office 2003與Windows SharePoint Services結合，凝聚分散各處的人力，加速工作的完成，以強化協同作業功能。Windows SharePoint Services是SharePoint Portal Server的基礎架構，若不需要入口網站、搜尋及My Site功能，則僅需安裝SharePoint Services即可。由於運用到協同作業技術，伺服器必須升級到Windows Server 2003才能安裝Windows SharePoint Services。目前Windows Server 2003並未內建Windows SharePoint Services，未來微軟將提供企業自由下載。

過去與他人共同編輯文件時，通常以電子郵件傳遞檔案，卻導致文件無法同步化，不但無法限制他人可編輯的範圍，更難以追蹤進度。Office 2003提供共用工作環境工作窗格的功能，使用者於Outlook 2003附加Office文件時，於「附件選項」選擇「共用附件」，並設定儲存文件的工作環境網站，即可透過Windows SharePoint Services伺服器控管文件的版本，伺服器儲存文件正本，收件者則取得複本，任何更動將回傳至伺服器，讓其他的參與者取得更新的內容。

為限制他人更動文件的範圍，可於文件使用In Document Protect功能，設定編輯限制，使用.NET Passport或電子郵件帳號設定共同參與的對象，再根據不同的區塊設定可編輯的使用者，如此一來，使用者只能編輯主事者授權更動的區塊，無法任意修改其他的內容。

利用Windows SharePoint Services與網頁組件（WebPart）建置的會議工作區，可安排單次或周期性的會議，提供排程、散播資料給與會者及追蹤結果的功能。Windows SharePoint Services與Outlook 2003結合，企業不需要Exchange伺服器即可建構工作群組伺服器，將個人的行事曆及連絡人資料與團隊整合，只要經過當事人的授權，便可共用他人的行事曆，公開非私人的行程。

IRM是微軟開發的一項資訊安全性技術，讓企業與使用者對資訊有更大的掌控權。企業可搭配Windows Server 2003的Right Management Services、Active Directory目錄服務或.NET Passport，設定使用者為檢視者、檢閱者或編輯者角色。受到IRM保護的文件經過加密儲存，未經授權的使用者無法開啟。使用者可指定存取及使用文件或電子郵件的對象，以保障數位智慧財產，未經授權無法執行列印、轉寄或複製功能，甚至以「Print Screen」按鍵也無法抓取畫面。除非以相機拍下螢幕上的畫面，否則只要電子郵件或文件受到IRM的保護，無論資訊置於何處，均可限制資訊的存取及使用。Office 2003的相容性及限制
整合有限資訊，創造無限價值

當軟體推出新版產品時，企業最關心的是相容性的問題。需要特別強調的是，Office 2003必須安裝於Windows XP以上作業系統。對於舊版Office製作的文件，Access是唯一與舊版完全不相容的產品，其他Office 2003的產品均可向下相容，但是舊版無法向上支援新版的功能。以文件保護功能而言，舊版Office僅能設定完全保護或開放，Office 2003的In Document Protect則可針對多個區塊設定不同的編輯限制。

經由IRM保護的文件，由於檔案經過加密，除非使用Office 2003否則無法開啟，使用者可設定允許舊版以IE閱讀文件，便可以瀏覽器讀取文件，但無法修改。OneNote的檔案僅能以OneNote讀取，舊版無產品可支援，InfoPath的檔案格式為XML，所以若以非InfoPath的編輯器開啟，則呈現標準的XML格式內容。

微軟表示Office 2003除了要讓使用者掌握控制權，還要給予無痛使用的經驗。過去雖然資訊、作業及流程均已電子化，但卻有如一座座資訊孤島，其間的串連仍以人工完成。文件的編輯雖可透過編輯與排版軟體完成，但是流程中的簽核及蓋章仍是省不了的工夫；即使以電子表單完成簽核，仍與財務、人事及ERP等系統無法串接。

Office System 2003企圖跳脫提升個人生產力的侷限，成為整合資訊與商業流程的解決方案及協同作業平臺，希望幫助企業整合應用程式、伺服器及服務，組合成連貫的系統，解決B2B、B2C及B2E商務流程不連接的問題，以累積商業智慧創造企業價值。不過整合畢竟是漫長的過程，企業不應期待立竿見影的效果，而需搭配Windows Server 2003才能使用的Windows SharePoint Services，是企業提升協同作業能力的同時必須承擔的成本。Outlook 2003更聰明的郵件管理功能

為提升處理電子郵件的效率，使員工專注於工作，Outlook 2003經過大規模的重新設計，提供新的外觀及功能，協助使用者快速排序電子郵件，彙整類似的項目。微軟根據客戶的意見重新設計Outlook 2003，以垂直方向與多行檢視的版面配置方式，允許顯示超過三段的文字與14封郵件訊息，減少使用者捲動視窗的時間，相較於舊版可檢視將近兩倍的資料。為提升轉換功能表的效率，可使用快速鍵「Ctrl+1、2、3、4、5」，切換郵件、行事曆、聯絡人、工作及附註等模組。

郵件的清單預設依日期以今天、昨天、上周及上個月等排序，如果使用者以檔案大小排序，Outlook 2003則以大、小及很大等自動將郵件分類，讓使用者可容易的找到需要的郵件。除可拖曳郵件至「我的最愛資料夾」以快速存取，也可在「搜尋資料夾」建立階層式的資料夾，針對特定字串找出所有相關的郵件。搜尋資料夾是虛擬的資料夾，所有郵件仍保留於原始資料夾，不會佔用硬碟空間僅顯示搜尋的結果。藉由搜尋資料夾的分類，可瀏覽特定主旨、個人、工作或字串的內容，增加資料彙整的效率。

垃圾郵件嚴重影響企業生產力，為防堵垃圾郵件的入侵，Outlook 2003的篩選功能，可根據郵件傳送時間及訊息內容等因素，評估是否視為垃圾郵件。篩選功能預設為低階設定，目的在於捕捉最明顯的垃圾郵件，使用者可加強保護的層級，由沒有保護到僅限信任清單，或以永遠刪除郵件取代移至Junk E-mail資料夾。

Outlook 2003不可避免的也可能誤判訊息的合法性，使用者可針對寄件者新增至信任寄件者清單，或將沒有被Outlook 2003篩選出來的垃圾郵件，新增至垃圾寄件者清單。智慧連線功能更進一步將Outlook 2003帶入感知的境界，在使用者切換網路連線方式時，維持Outlook的可用性。預設值是自動偵測網路連線方式，可選擇高速網路時使用快速網路模式；使用撥接連線或低頻寬時，切換至慢速模式。

使用無線網路時，由於牆柱及死角將影響傳輸的品質，Outlook 2003可切換至「Local Cache Mode」，將資料暫存於本機，當網路連線正常時，自動比對與Exchange伺服器的差異，進行同步作業，可大幅減少用戶端與伺服器同步作業傳輸的資料量。文⊙李延華