集財網eWorkFlow

以流程為中心的工作流程管理系統
建構工作流程的前置作業

以Visual Basic及Visual C開發而成的eWorkFlow，是COM結構的產品，集財網未來考慮逐漸升級至.NET平臺，並利用Web Services與異質系統整合。eWorkFlow以流程為中心，透過各種節點串連流程，流程中可套用多種表單、呼叫元件、發送訊息或存取資料庫。使用者可依專案兼任多重角色，申請表單時選擇不同的身分，即套用不同的流程。

開發工作流程前，必須先透過系統管理工具建置組織成員及架構，eWorkFlow的系統管理包括參數設定、組織管理、人員管理、人員自訂資料、職稱維護、職稱維護、行事曆管理、流程監控及統計分析等功能。參數設定除基本查詢授權人數、系統版本及設定資料庫外，最重要的是設定驗證模式及發生錯誤時系統的反應機制。人員管理功能可匯入Windows Active Directory的使用者，若系統預設的人員基本資料，不能滿足企業各別需求，可自訂欄位。針對不同班表的需求，管理者可增設多種行事曆，即可在人員管理中依工作性質套用適合的行事曆。

由於個人在企業中的角色，可能隨著執行的任務或專案而調整，或者身兼多重身分，例如：資訊部的專員也可能擔任特定專案的領導者，成為表單的審核者。eWorkFlow的組織管理以專案為概念，可彈性新增多個組織架構，員工可重複出現在多個專案及群組中，擔任主管或成員。

eWorkFlow必須使用HTML的表單格式，系統內建許多常用的表單範本，企業可參考範本修改成符合需求的形式及風格，再利用表單匯入功能，匯入HTML檔。設計表單時欄位多為英文，甚至是Text1、Text2等不具意義的標籤名稱，管理者在匯入表單時，可額外設定容易理解的使用名稱。

管理者透過流程監控功能，可了解各部門表單處理的情況，也可進一步點選表單檢視詳細內容，對於遲遲未處理的關卡或問題表單，可選擇寄發電子郵件、更改審核者或暫停流程，避免表單停滯不前影響後序作業。eWorkFlow的權限設定功能，可依專案、群組、個人及職稱等類型，設定存取各項功能的權限，例如經理級以上的群組才能使用統計分析功能，僅限資訊人員可設計流程。管理者與 使用者的應用
BPM導向的產品

在eWorkFlow的表單維護功能新增表單流程，並設定追蹤或測試模式即可使用。追蹤模式是正式上線的流程；測試模式則為內部測試尚未公開的版本。在新增的過程中，管理者會發現是新增「流程」而非「表單」，因為流程的各階段可能套用多個表單，所以應用的角度與以表單為主的產品並不相同。

一般使用者登入eWorkFlow僅具有表單專區及個人化專區的權限，可依喜好在個人化專區，設定eWorkFlow呈現的背景顏色及字型等風格，表單專區才是應用的重頭戲。訊息匣類似電子郵件的收件匣，使用者所有待處理的表單及訊息通知，都會顯示在訊息匣。

使用者規畫提出申請時，表單的內容例如：請假期間、代理人等不見得已經定案，因此eWorkFlow提供表單草稿功能，不強制填寫表單後必須馬上送出申請，可先存檔待相關事宜確認後再送出表單。所有送出的表單，使用者可利用表單清冊了解目前流程的狀態，也可進一步點選檢視詳細內容及審核者加註的意見。

由於流程設計屬於少數技術人員負責的範圍，為提供較佳的設計效能及品質，eWorkFlow的FDT（Flow Design Tool；流程設計工具）需額外安裝於用戶端。FDT提供審核作業、通知作業、資料庫連結、COM元件、子流程及錯誤處理等多種節點，每個節點均可進一步設定屬性，例如節點名稱、套用的表單、欄位是否顯示、初始值及資料可否修改等。

若需要與既有系統整合，可使用COM節點，設定在流程中呼叫與應用程式串連的程式，或利用資料庫節點存取必要的內容。未來FDT將增加XML及Web Services節點，以簡化異質性系統整合的步驟。

eWorkFlow必須搭配微軟SQL Server 2000存取資料，與其他應用程式整合，透過資料庫連結節點可存取任何ODBC支援的資料庫。SQL Server本身已提供相當完善的備分機制，所以管理者可設定定時備分任何資料庫及表格。雖然電子表單均強調無紙化的好處，但企業仍有統計分析及資料保存的需求，使用者除了可透過eWorkFlow的統計分析功能匯整資料，再以瀏覽器的列印功能產生報表外，最經濟的印表功能就是將資料匯出至Excel，再套用規則及算式產生符合需求的報表。

在流程設計及使用的過程中，可發現eWorkFlow是以流程為中心的架構，與其他以表單為核心的產品相比，具有較大的彈性，此即目前相當熱門的BPM（Business Process Management）觀念。因為一個流程可能包含多個表單，例如加班申請流程包含加班申請、伙食費申請等表單，因此以流程為主軸，透過表單串連資料，並以資料庫連結、COM及Web Services等節點，與既有系統整合，才能真正達成自動化的理想。文⊙李延華