Microsoft Office System 2003在臺上市

Microsoft Office System的定位隨著企業需求的改變不斷調整，1995年剛推出時僅是文書處理的軟體，網際網路盛行之後加入FrontPage，微軟順應時代的變遷，針對企業關注的層面，調整Office扮演的角色，除了原有的Word、Excel、PowerPoint、Access及FrontPage之外，更加入OneNote、InfoPath、Project、Publisher、Visio、SharePoint Portal Server及Live Communication Server等新成員，成為龐大的Office System 2003家族。Office的角色由個人走向企業
智慧文件及參考資訊的應用，資訊部做好準備

Office System 2003的目標不僅是提升個人生產力，更著重整合前端應用程式、後端伺服器及服務，成為資訊整合的解決方案。微軟企圖跳脫提升個人生產力的侷限，提升Office System 2003，成為整合資訊與商業流程的解決方案及協同作業平臺，希望幫助企業解決B2B、B2C及B2E商務流程不連接的問題，以累積商業智慧創造企業價值。

過去Office的定位在於前端內容的編輯，強調知識工作者個人生產力的提升。Office 2003提供IRM（Information Right Management；資訊權利管理）功能，可保障企業重要資產。Outlook 2003及Live Communication Server可提供即時且正確取得資訊的管道。以XML為核心的架構，更可整合異質性系統的資訊及商業流程。Office與Windows SharePoint Services整合，提供共同作業的工作環境，將可提升個人及工作小組的生產力，強化企業競爭力。

智慧文件（Smart Document）及參考資訊（Research Library）是Office 2003中較進階的應用，對企業及使用者而言，確實是整合資訊提高工作效率的好幫手；但因為要撰寫程式，對開發人員是新的工作負擔，可選擇Visual Studio .NET或VB 6.0，微軟甚至推出SDK，提供許多範例及工具協助開發。

XML已成為Office 2003的核心，企業可自訂符合需求的資料結構，使資料容易交換、搜尋及重複使用。智慧文件適用於Word及Excel，透過可程式設計的工作窗格，可彙整資料庫、Web Services及檔案資料。透過程式設定，可以滑鼠點選的方式，即自動套用格式產生內容。使用者無需要了解XML，在毫無查覺的情況下，應用XML產生的智慧文件，資訊人員整合的需求與使用者應用得以相結合。

Office 2003的所有產品均支援參考資訊，對個人而言，使用者常需藉助翻譯軟體查詢不了解的外語文件，參考資訊內建的多國語言翻譯功能，使用者也可查詢網站上所有與單字相關的說明。微軟內建字典、網站全文檢索及股價查詢等多項服務，甚至可自Office服務商場取得更多服務。企業則可經由Web Services的整合，輸入條件後從資料庫擷取相關的文字、圖檔或表格等產品資訊，與文件整合。善用參考資訊就如同專家隨侍在側，立刻組織出需要的資料，可提升工作效率及客戶滿意度。

客製化的智慧文件及參考資訊功能，除了開發的工作，資訊部門還需面臨部署的問題，微軟於分堂研討會中簡單說明部署的方法，雖然不算複雜，但由於使用者不具專業背景，往往懼於自行操作，因此在熟悉安裝過程前，可能是不小的負擔。不過，由於以使用者熟悉的Office為介面，可節省教育訓練的時間，智慧文件不但促進資訊共享，並協助迅速完成文件；參考資料服務更提供強大的搜尋功能，對企業而言的確是可以考慮的投資。SharePoint Portal Server重新出發， 成為協同合作的平臺
InfoPath回響熱烈，OneNote高處不勝寒

過去SharePoint Portal Server被定義為知識管理的入口網站，Office System則提升SharePoint Portal Server為協同合作的平臺。Office 2003與Windows SharePoint Services結合，凝聚分散各處的人力，加速工作的完成，以強化協同作業功能。

Windows SharePoint Services是SharePoint Portal Server的基礎架構，若不需要入口網站、搜尋及My Site功能，則僅需SharePoint Services即可。由於運用到協同作業技術，伺服器必須是Windows Server 2003才能安裝Windows SharePoint Services。目前Windows Server 2003並未內建Windows SharePoint Services，微軟將提供企業自由下載。

利用Windows SharePoint Services與網頁組件（WebPart）建置的會議工作區，可安排單次或周期性的會議，提供排程、散播資料給與會者及追蹤結果的功能。Windows SharePoint Services與Outlook 2003結合，企業不需要Exchange伺服器即可建構工作群組伺服器，將個人的行事曆及連絡人資料與團隊整合，只要經過當事人的授權，便可共用他人的行事曆，公開非私人的行程。

微軟推出的InfoPath是XML表單編輯器，可簡化表單的開發流程，使商務流程更為順暢。InfoPath搭配預計明年推出的BizTalk Server 2004，則是商務流程再造的解決方案。為整合異質平臺，BizTalk Server 2004提供各種應用程式、資料庫、軟體及J2EE技術的連接器，以串連應用系統集中控管商務流程。

雖然InfoPath定位為表單設計工具，但目前似乎沒有正面威脅到WorkFlow廠商，微軟反而是採取相互合作的策略，以期促進InfoPath的普及。目前博格及凌群等已與微軟合作，以InfoPath簡化表單開發的困難度，凌群表示InfoPath確實可以大幅減少撰寫程式的機會，雖然XFlow本身已提供表單設計工具，但開放企業選擇的彈性。

BPM（Business Process Management）是相當熱門的話題，單純WorkFlow產品與BPM的差異，在於WorkFlow著重人的部分，也就是表單的傳送，缺乏與企業HR、ERP等應用系統整合的能力，必須額外客製化撰寫程式。BPM包括人與應用程式兩個構面，集中控管商務流程的好處，可避免維護程式碼的麻煩。

在分堂研討會中，學員對InfoPath與BizTalk Server 2004搭配的解決方案相當感興趣，且微軟在上市發表會中，展示馬偕醫院、順發3C、統一流通及信義房屋等「先期導入計畫」成功案例，多數的應用與InfoPath有關，可見InfoPath應是Office System眾多產品中，較值得關注的焦點。在InfoPath實際應用於企業之前，微軟先期導入計畫的開發過程，應是企業最感好奇的部分。

相較於技術人員對InfoPath的高度肯定，OneNote似乎有點叫好不叫座。平心而論，OneNote是相當方便的數位筆記本，透過觸控筆以電子墨水作筆記，可直接複製到其他應用程式，省去重複輸入的麻煩。對於字字珠璣的快講高手，搭配OneNote的錄音功能，可完整記憶講者的內容。鬼畫符的筆記往往是知識與智慧的結晶，企業若能彙整員工神來之筆的創意或集思廣益的構想，轉化為重要資產，將可提升競爭力。

雖然OneNote支援桌上型、筆記型及平板電腦（Tablet PC），但對於平板電腦以外的機種實用性有限。雖然微軟不斷強調OneNote對資訊工作者的好處，然而在先天平板電腦成熟度不足的情況下，使用率令人存疑。若未來發展出更薄及更平價的平板電腦，並輔以更多實用的軟體，說服使用者捨較輕便的PDA就平板電腦，OneNote將有出頭天的機會。Office 2003的相容性及限制
從著重方便性走向安全第一的具體行動
微軟潛藏的企圖心

當軟體推出新版產品時，企業最關心的是相容性的問題。需要特別強調的是，Office 2003必須安裝於Windows XP以上作業系統。Office 2003的產品均可向下相容，但是舊版無法向上支援新版的功能。較為遺憾的是，Word及PowerPoint檔案，無法直接轉換成PDF檔案格式，不過目前已有免費的檔案格式轉換軟體出現，企業可搭配使用。Office System 2003的效用要發揮到極限，許多必須搭配Windows Server 2003才能達到，對企業而言，可能也是一種負擔。

微軟產品的安全性一向受到質疑，為了提供企業更安全的產品，微軟把研發人員重新教育訓練，將著重的焦點從過去的方便性，轉向以安全性考量為優先。在Office System的產品中，微軟在文件的保護、即時傳訊的安全性及電子郵件的過濾與防毒，均有所改進。

IRM即微軟開發的一項資訊安全性技術，讓企業與使用者對資訊有更大的掌控權。企業搭配Windows Server 2003的Right Management Services、Active Directory目錄服務或.NET Passport，設定使用者的角色及權限。受到IRM保護的文件經過加密儲存，未經授權無法開啟。僅讀取權限的使用者，無法執行列印、轉寄或複製功能，甚至以「Print Screen」按鍵也無法抓取畫面。

IM即時訊息市場蓬勃發展之際，企業卻裹足不前的原因，是對安全及管理的考量，Live Communication Server 2003不但可對訊息加密，並可設定保留訊息記錄，方便監控與管理。至於多方視訊會議的功能，未來將整合進來。

為保障電子郵件的安全性，Exchange Server 2003在設計之初，決定以安全考量為第一，進行大規模的負載攻擊測試，企業可搭配多種認證方式，也可整合賽門鐵克及趨勢等防毒軟體。Exchange Server 2003及Outlook並強化防堵垃圾郵件功能，可過濾80%-90%的垃圾郵件，以協助企業提升工作效率。

所謂「日防夜防，家賊難防」，基本防禦工事可防堵絕大多數的安全性漏洞。不過，沒有百分之百安全的機制，看似嚴謹的IRM文件保護機制，有人心士使用抓圖軟體，甚至一臺數位相機就可以破功。因此除了萬全的防護措施，員工的道德教育也是重要的一環。

Office System的推出從InfoPath的出現，到強調以XML為核心的智慧文件及參考資訊服務等功能，可看出Office走向企業前後端整合企圖心。微軟未來應該會結合Office System推出ERP及CRM等解決方案。

走訪參展廠商的攤位時，得知微軟ERP解決方案10月剛在美國上市，臺灣已委託資訊廠商中文化，微軟即將推出的ERP解決方案著實令人期待。

根據統計微軟Office約有95%的功能，一般使用者很少用到。因此不時有人發出不平之鳴，指出消費者花費巨額成本購買遠超出自身需求的產品，不如考慮其他價格低廉甚至免費的Office產品。

其實產品功能多於使用者需求的情況非常普遍，市面上炙手可熱的手機及數位相機，有許多廉價甚至免費的配套方案，為何仍有不少消費者選擇動輒數萬元的產品？除了虛容心及專業需求，其實也考慮其多元的功能可能有派上用場的機會。撇開消費型產品探究電腦產品，企業捨棄便宜的個人電腦，選擇數百萬元的大型主機原因無他，只因無法承擔偶一為之的當機風險。

套裝軟體並非針對個別企業設計的客製化產品，盡量提供多元的功能，滿足形形色色的需求是合理的。例如繪圖軟體均提供複雜的設計功能，使用者也不見得全派得上用場。不常用到的功能並不表示絕對用不到，例如沒有購買Visio的企業會使用Word繪製的流程圖、文字工作者多是「字數統計」的愛用者、「拼字及文法檢查」幫了中文造詣或英文待加強的人很大的忙。

事實上，其他廠商的Office產品也提供與微軟相當類似的操作介面，不過由於企業間檔案交換頻繁，微軟的Office擁有優勢市佔率，是否相容成為十分關鍵的重點。雖然廠商均表示與微軟Office產品幾乎完全相容，但雙向互通仍未必百分之百的相容性，例如檔案中包含巨集指令就有很大的問題。現在企業選擇Office軟體，考慮的不僅是內部文書處理，更關心與上下游廠商檔案交換問題，若因此錯失商機豈不因小失大。

微軟提供存取Office的COM架構，讓各家開發工具普遍可存取Office檔案，並提供相當完整的範例程式與文件。雖然其他產品多有相關的SDK，供開發人員撰寫程式存取文件的內容，但可能有語言限制且開發工具主動支援度不高。企業無法以既有的工具及技術開發存取文件的功能，且參考資料不足也會影響採購意願。

其實各種Office軟體均有存在的價值，至少Windows平臺以外的使用者，有機會享有方便的文書處理軟體。對於需求單純的個人用戶，及包袱不大的中小企業，與其使用盜版軟體，不如選擇合法的免費產品。微軟在Office方面具有近乎壟斷的市佔率，是不爭的事實，企業在咒罵比爾蓋茲的同時，仍付費購買授權有其不得不的苦衷。

換個角度思考，如果其他Office廠商有打敗微軟的一天，是否會放著白花花的銀子不賺，堅持平易近人的價格？文⊙李延華