WorkFlow：套裝軟體-Ultimus BPM Suite 6

流程機器人可簡化系統整合的工作

英文版的Ultimus BPM Suite 6已上市，預計明年初將會推出中文版的產品，第六版的新功能包括協同作業的設計環境、支援Web Services及.NET、提供Enterprise Integration Kit整合開發工具、支援InfoPath及進階的管理平臺。版本控管提供協同合作的開發環境

新版的Ultimus已支援Windows Server 2003，因應國際化的趨勢，以Ultimus Studio Configuration定義資料儲存庫（Repository），提供協同合作的開發設計環境，透過BPM Server登出/登入表單或流程節點，即使分布兩岸三地的開發團隊，也可在集中控管下共同開發。

過去流程分析師或管理者，透過Process Designer預先規畫設計藍圖並模擬流程進行，以找出流程可能的瓶頸，再以Process Builder實作設計藍圖的概念。Ultimus 6整合過去的Process Designer及Process Builder，統稱為Ultimus BPM Studio。在Ultimus BPM Studio中，由於Designer只是以圖形化的方式，定義商業邏輯設計藍圖，所以版本控管機制必須將整份設計藍圖登出才能修改；而實作設計概念的Process Builder，則可單獨登出流程中的各個物件，實作商業邏輯。

在Studio中流程的每個節點都視為一個物件，開發人員可在登出物件後，設定Properties、Condition及Form等屬性。Ultimus 5時提供標準的ActiveX及HTML檔的Thin Client用戶端版本，Ultimus 5.0d版時增加了Acrobat Form可讀取PDF格式的資料，目前Ultimus 6更進一步支援InfoPath，以提供開發人員更多元的選擇。

每個節點的表單型式，均可依簽核人的特性，選擇適合的用戶端介面，由於InfoPath目前並沒有推出免費的檢視版本，企業為節省成本，可指定僅特定節點使用InfoPath。各節點表單的欄位與資料串連，則透過全域變數以分散式試算表設定對應關係。至於欄位的空白檢查、文數字判斷等防呆機制，可在控制項中撰寫Script程式。

各關卡的表單流程商業邏輯在Condition中設定，開發人員也可撰寫程式，雖然寫程式比較直覺，但是人員異動後，反而增加維護的困難，對資訊人員及沒有技術背景的管理者而言，以條件設定較容易理解。Report Wizard滿足報表需求

為統計真實流程執行的績效，圖表分析產生器（Report Wizard）目前提供10種報表，以協助管理者洞悉各部門流程所需的成本與時間，以排除任何干擾流程進行因素。報表可匯出成Excel檔，依需求進一步製作成適用的報表，作為提升企業流程效率的重要參考。企業也可搭配其他報表工作，製作客製化的報表。

Web化不代表無紙化，企業仍有列印表單的需求，Ultimus的表單，均可透過瀏覽器執行儲存及列印的功能。若發生組織或人員異動的情況，利用Ultimus管理程式，可轉派表單給他人完成。Ultimus Flobot是整合的利器

為了讓工作流程與其他應用軟體整合，而不只是單純傳送表單的資訊孤島， Ultimus提供特有的Ultimus Flobot（流程機器人），在流程中可觸發各種應用程式處理指定工作。Ultimus 6除了原有的資料庫、Word、XML、Excel、電子郵件、Script、ASCII、檔案及呼叫DLL等多種流程機器人，還新增Web Services及.NET Code流程機器人。

資料庫Flobot可自動存取ODBC相容的資料庫；Word Flobot可透過Word自動產生報表、信函或傳真文件；XML Flobot可讓Ultimus與其他應用程式交換資料；ASCII Flobot可將資料寫成TEXT檔案，便可輕易與大型主機整合。

Web Services可說是網路上的物件，在Web Services Flobot設定Web Services的網址，即可呼叫使用Web Services提供的方法，執行相關功能。流程中的節點可新增.NET Code Flobot，以支援.NET的EIK（Enterprise Integration Kit）開發客製化的程式。目前支援C#及VB.NET，可撰寫複雜的資料驗證程式、系統整合或觸發外部程式。文⊙李延華案例報導-創惟科技將以Ultimus BPM Suite作為統一的簽核平臺

參考了多家WorkFlow產品，創惟科技選擇Ultimus的原因，一方面考量資訊人員既有的技術背景，因此選擇微軟平臺的產品；另一方面則考量到產品開發的彈性。

雖然每家WorkFlow產品均宣稱可與既有系統整合，但實際測試後並非都如預期可達到整合的目的，再說整合的方法有難易度的差別，只要系統彈性足夠，土法煉鋼撰寫程式絕對可以做到，但對企業而言成本過高。

為了確認產品確實可以滿足企業需求，創惟要求各家WorkFlow廠商POC（Proof Of Concept），證明產品真的可以達到如他們所言的功能。雖然許多WorkFlow廠商表示不提供測試光碟，但事實上大型企業對於採購資訊產品有其嚴謹的評估程序，因此廠商均會提供潛在客戶一段時間的使用測試。

除了實際的安裝測試，創惟以過去使用Notes WorkFlow的經驗及曾經面臨的問題，擬定初步需求，檢驗各家廠商的產品，最後選擇Ultimus。

應用的層面與財務有關的包括報價單、客訴單、採購確認單及信用額度申請單等，所有線上的表單均與Baan ERP系統整合，顯示相關資料主管認可後，再以流程機器人自動產生Word正式文件，Email通知相關人員，並同時寫回ERP系統。

與過去的紙本表單相較，Web化的好處是可掌握及追蹤表單簽核的狀態，不再出現遺失或石沉大海的情況。管理人員可彙整產品及物料的需求，避免重覆購買。對財務人員而言，可清楚調閱歷史記錄，比紙張報表易於管理，也方便統整，除了實際的應收應付帳款外，還可掌握未來可能發生的請購金額，對於現金流量的預估很有幫助。

目前創惟針對研發部門設計的表單最多，過去曾經發生過下游廠商收錯設計檔案，生產出一批規格錯誤的晶片，導致數百萬的損失。現在透過Ultimus傳送表單附加設計圖，經由主管層層確認再傳送給廠商，可確實掌握檔案的正確性，避免錯誤發生。

創惟科技CAD暨資訊系統部副理劉明圖說：「導入的過程中，技術方面問題都可以克服，真正的問題在溝通。」在訪談的過程中要找對關鍵人物，才能避免流程大幅修改。至於技術面的問題，詢問代理商或Ultimus多能取得解決方案，Ultimus的功能持續更新，目前已支援PDF格式，創惟先進行測試，確認無誤後即可上線。

由於過去有部分表單是使用Notes的WorkFlow系統，且人事及文管系統也有搭配的簽核機制，導致使用者必須操作多套介面才能完成所有工作。因此創惟未來將以Ultimus為統一的簽核平臺，逐步將所有的表單移植到單一環境。

劉明圖表示：「導入新系統高階主管的認同是關鍵，嚴謹的規畫減少使用者的麻煩，才能有效避免使用者的反彈。」由資訊單位推動往往遭遇挫折，若經高階主管同意交由人事、財務等單位負責推動，才能減少阻力。設計架構不夠便利，增加工作負擔是引發反彈的主因，若電子化的流程能減少重複輸入的機會，增加資訊透明度及掌握度，對使用單位有明顯的助益，將可提升內部員工的滿意度。文⊙李延華