WorkFlow：套裝軟體-鼎新EasyFlow Fassade

ERP的知識與經驗是鼎新最大的優勢

鼎新最新版的WorkFlow產品是EasyFlow Fassade，提供多國語言、免下載元件及支援XML等新功能。以EasyFlow流程引擎為核心，除了電子表單系統，還包括知識文件管理系統、會議追蹤系統及ISO 文件管理系統，以模組化的套餐產品供企業選購，整合系統時，可減低使用者習慣改變的抗拒，覺得只是企業入口網站增加新的功能。EasyFlow最主要的優勢，在於鼎新具有ERP的知識與經驗，在WorkFlow與應用系統的整合方面，可由顧問服務提供解決方案。Web-Based系統仍有印表的需求

以瀏覽器登入EasyFlow，收件匣待處理表單顯示的欄位，可依個人的喜好與需求調整，簽核表單時可套用常用片語，減少打字的機會，也可搭配電子簽章確認簽核的不可否認性。表單上方的工具列除了送件與駁回外，依表單性質可設定列印、加會簽、附件、抽單及轉寄等功能，已結案的表單則僅具有檢視的功能。

在文管系統中，由於文件管理需要，不允許列印的文件，不但阻擋使用者執行Print Screen等熱鍵，還會記錄事件通知管理者。

過去WorkFlow強調無紙化的功效，然而最終發現企業仍需列印表單以茲存證，EasyFlow可依表單設定是否提供列印功能。除了列印單一表單，EasyFlow的報表精靈可產生報表。

鼎新不定期舉辦研討會，提供正在選購WorkFlow產品的企業EasyFlow的相關資訊，企業購買EasyFlow後，鼎新提供教育訓練課程，及EasyFlow的功能介紹和資料庫結構等說明文件，那麼企業即可利用報表製作工具自行設計報表。

目前鼎新正在評估Microsoft Reporting Service的應用。至於進一步的資料分析，預設使用Microsoft OLAP，企業也可選擇其他BI產品或分析工具。表單及流程設計不需加裝用戶端軟體

EasyFlow提供管理程式、報表、流程及表單產生精靈，完全透過瀏覽器操作，設計工作也無需安裝用戶端程式，保有隨時隨地管理及維護表單的彈性。使用者資料以資料庫儲存，企業可於試算表編輯再匯入EasyFlow，使用者資料不包括密碼，身分驗證可套用AD、LDAP、資料庫或PKI等企業既有的單一登入身分認證機制。

EasyFlow目前並不提供HTML解析器，所以無法匯入網頁設計工具製作的表單，希望藉由網頁設計工具設計表單，無非是要求美觀，但是欄位屬性設定及空白、日期和文數字檢查等防呆機制，就必須自行撰寫程式，反而增加維護的麻煩。EasyFlow的表單設計精靈的解決方案，是由美工人員先以其他工具，設計符合需求的HTML網頁或圖檔，再匯入EasyFlow作為底圖，開發人員以底圖為背景，拖曳欄位並設定屬性即可。如此，即使企業要求必須與原來紙本表單型式相同，也可藉由掃描文件作為底圖滿足需求。

流程設定EasyFlow提供傳統圖形化拖拉節點、串接子流程及核決權限表三種方案，單純的流程以條件式設定節點即可；若是單單相連，必須觸發另一張表單則可串接子流程；針對大型企業複雜的流程，必須遵循內稽內控標準，還必須包括例外狀況，則可以核決權限表設定條件，以條列式的文字敘述，可避免眼花撩亂的流程圖難以理解。可提供完整的顧問服務

企業核心系統牽一髮而動全身，在整合時需要考慮許多問題，包括災難復原、防呆及資料同步機制。此外與財務系統有關的請購、採購、驗貨、付款流程；人事的加班計算隨著產業及班別有不同的準則；教育訓練的評估、預算申請及報帳需與財務系統接軌，這些與各領域的專業知識有關。

由於鼎新累積多年的ERP經驗，所以在系統整合方面，可提供完善的協助與顧問服務，即使非鼎新的ERP系統也可提供解決方案。鼎新的報價明列產品、建置、顧問服務、委外修改等費用，企業應依教育訓練、升級、時間成本等因素，衡量採購成本。文⊙李延華案例報導-群益證券以EasyFlow加值企業入口網站

群益證券的IT系統在三年半前開始Web化，會選擇EasyFlow是因為開發表單及流程非常方便，不需要投注太多的心力，在第三個月開始產出表單，到目前為止的應用包括人事、行政、資訊、業務及請款等範圍，約有40張表單透過EasyFlow運作。

所有群益證券的員工，都透過Capital Information System（CIS）企業入口網站，取得公司內部有關的資訊，EasyFlow及群益自行開發的CRM都整合於CIS中。使用者的需求變動性很大，為了擁有自行調整及維護的能力，群益證券捨棄外包專案導入的方式，選擇實地了解EasyFlow的基礎架構，自行建置WorkFlow系統，以提高使用度並降低失敗的風險。

導入EasyFlow的過程中，群益證券先透過UAT（User Acception Test；使用者接受度測試），再舉辦教育訓練、製作操作手冊，並在CIS以Flash製作操作動畫，以降低使用者的學習門檻。即使如此在導入初期仍曾遭遇阻力，由於操作習慣的改變，使員工發生不適應的情況，已上線的表單又難免功能加強，操作變動的情形，導致員工在剛開始有些適應不良。

習慣的改變是適應不良的主因，此時教育訓練及高階主管的支持，是推行改革的最大動力。曾有員工表示過去填寫假單後，臨時決定取消休假，只要通知主管抽回假單即可；現在必須以EasyFlow再寫一份銷假單，程序變得比人工作業更麻煩。身兼資訊主管的執行副總裁賈中道解釋：「依正常程序應寫銷假單撤回休假申請，以EasyFlow填寫銷假單，不但方便且可留下記錄。」大家習慣之後不覺得麻煩，也為管理上留存必要的記錄。

賈中道表示：「導入EasyFlow最大的好處是可落實電子化表單，進而做到各類成本的控管及預算管理。」除了表單的管理比人工控管透明方更更省成本外，在財務方面，費用申請可與財務預算資料庫連結，顯示今年申請的預算、已使用的費用及剩餘的額度，雖然超過預算仍然可申請，但會以紅色警示。

由於審核年度預算，會參考前幾年的記錄，所以浮報仍會被駁回，如此一來促使各單位主管預算愈編愈準，使得公司的財務預測更加精準，經營成本的掌握更有效率。

由於證券業對效率要求嚴苛，因此群益證券認為EasyFlow的優點是很簡單，可以方便快速的開發表單。不過優點的另一面也可能是缺點，簡單迅速的背後也代表缺乏變化的彈性，無法透過設定調整，不過多數問題資訊人員仍可透過技術解決。賈中道認為：「慎選WorkFlow很重要，適合的產品可減少開發時程及員工的適應期。」

群益證券對鼎新的建議，是希望強化操作介面的友善度，讓使用者很快找到所要的資訊，盡量以選擇題代替填充題，並避免層層點選才能找到目標的麻煩。

WorkFlow必須提供調整的彈性，以避免被固定的架構綁死，或增加維護程式的負擔。但過多的彈性或運用太多的技巧，又可能增加教育訓練的負擔，企業應明確了解自身需求，再慎重選擇適合的WorkFlow產品。文⊙李延華