世成Netask

相互整合的功能減少重複輸入的麻煩

世成科技針對中小企業研發的網路化企業辦公系統Netask，前身是合成網技的WebOffice。不過，相較於WebOffice，Netask已大幅提升產品的成熟度及豐富性。過去強調的用戶端應用「即時通」，目前仍是著重的特色，以類似ICQ的操作模式，提供企業即時溝通與網路資料管理的介面，能跨越「網路的芳鄰」網域的限制，存取網路上的檔案。

Netask整合行事曆、工作清單、專案管理、網路硬碟、網路書籤、通訊錄、電子郵件、預約管理、待辦事項、傳閱管理、討論中心、公告欄及可自訂的首頁等功能，協助企業界共享資源，並強化群組溝通與協同合作，以降低經營成本與提升工作效率。減少工作負擔是EIP的目的

企業導入EIP系統，容易招致反彈的原因，是員工覺得需要做的事情反而變多。事實上EIP系統的目的就是要提升工作效率，Netask的行事曆、工作清單、待辦事項及專案管理等是相互整合的功能，可減少重複輸入的麻煩。

行事曆的每一個事項皆可設定是否公開，公開則相關成員皆可看到該行程，若設為私人事項，除了自己，其他人皆無法看到內容。此外，可在行程中附加檔案，讓主管在閱讀員工的行程時，即能取得所需的資料。

待辦事項分為待辦、待結、交辦事項、分享待辦、完成事項、交辦完成及分享完成等多種類型的工作區，方便使用者追蹤與查看。每個事項可設定指派人及負責人，系統會自動通知指派人追蹤進度，並告知負責人需完成及回報的工作內容。回報工作可利用常用語機制，減少打字的麻煩。

專案管理是Netask最核心的功能，包括專案任務、專案進度、行事曆、會議記錄、參與成員、討論中心及網路硬碟等功能，依權限設定的不同，每個成員只能看到自己參與的專案，並享有不同的權限。樹狀結構的專案資料夾，方便分類管理。專案任務與待辦事項整合，每一個專案任務都會自動加入負責成員的待辦事項。專案任務也可轉換成為甘特圖，分析工作進度，也可以專案的方式顯示行事曆，顯示每個參與者的工作事項。網路硬碟讓員工跨網域存取檔案

網路硬碟的架構與Windows檔案總管相同，沒有學習的門檻，可切換清單或縮圖，預覽圖像縮圖。管理者可設定唯讀、上傳及完整等三種存取權限，以保護檔案的安全性。透過Netask一次可同時上傳十個檔案，若利用即時通則沒有檔案數量或大小限制，又可跳脫「網路的芳鄰」網域的侷限，身在公司外部的員工也可取得企業內的資料。

自動化的表單流程市面上有很多企業級的產品，但世成科技認為，中小企業並沒有那麼複雜的需求，且企業級產品的導入期長達數個月，衡量價格及架構，都不符合中小企業彈性的需求。因此Netask推出簡易的傳閱管理功能，使用者可自行決定簽核的順序，簽核也包括加簽、跳簽及抽單機制，系統可利用電子郵件、手機簡訊或即時通，通知簽核人即時處理。系統設定簡化管理的工作

系統設定功能可匯入員工資料，節省重複輸入的麻煩，並針對個別員工設定不同的權限。新員工的加入，可選擇在首頁提供帳號申請機制，由員工自行輸入基本資料，管理者僅負責審核。

管理者也可在系統中，設定公司的行事曆及公用書籤，即直接套用在所有員工的行事曆及首頁中。

根據員工資料及每日登出入記錄，可自行定義人事報表，方便出勤管理。手機簡訊傳送及文件上下傳記錄，也可做為資訊控管的依據。

電子郵件功能提供收信、寫信、回覆、全部回覆、轉寄、尋找、搬移、刪除郵件等功能，支援附件圖檔預覽功能，並以樹狀結構呈現資料夾，方便搜尋及管理。使用者可自行新增定義資料夾，分類郵件內容。信箱容量由管理者決定，可隨需求調整。使用者也可自行設定外部信箱，同時接收多個信箱的電子郵件，並支援自動轉寄功能，可將郵件轉寄至其他信箱。適合中小企業的套裝產品

即時通及手機簡訊是Netask兩大特色，即時通是最及時的溝通及檔案管理平臺；手機簡訊目前是與中華電信合作，訊息透過HPPT傳至中華電信，再發布到使用者的手機，伺服器無需加裝其他配備。

EIP的應用非常廣泛，因此產品的架構及費用有很大的差別，中小企業沒有太多整合的需求，只需要一個協同合作平臺，減少溝通及管理的成本。安裝Netask後，設定人員資料及權限，即可上線使用。以Linux平臺的穩定性及套裝的功能，沒有太多維護的負擔，很適合中小企業。文⊙李延華